Email doanh nghiệp: So sánh G Suite và Office 365
Điện toán đám mây (Cloud Computing) giờ đây không còn là xu hướng mà đã trở thành lựa chọn chiến lược cho mỗi doanh nghiệp nếu muốn tiếp tục cuộc chơi trong kỉ nguyên số. Một trong những giải pháp nền tảng mà doanh nghiệp thường cân nhắc như một bước đệm để “lên mây” chính là các bộ công cụ năng suất – Productivity suites.
Với hai đại diện tiêu biểu là Workspace G Suite của Google và Office 365 của Microsoft, bộ công cụ G Suite và Office 365 này mang đến những giải pháp không thể thiếu cho mỗi tổ chức như: Email theo tên miền doanh nghiệp, calendar, các công cụ lưu trữ dữ liệu, cộng tác làm việc,… Bài viết này sẽ so sánh các ứng dụng và tính năng chính của hai giải pháp để doanh nghiệp có góc nhìn chi tiết hơn về cả hai nền tảng.
1. Email theo tên miền doanh nghiệp
Điểm chung của G Suite và Office 365
- Cam kết 99.9% uptime theo cam kết dịch vụ (SLA) – tức đảm bảo thời gian hệ thống email doanh nghiệp hoạt động ổn định là 99.9%.
- Có tính năng hai bước xác thực (2 step verification)
- Hệ thống lọc email spam và virut hiệu quả
- Khả năng phát hiện phần mềm độc hại, cho phép scan các đường link trong thời gian thực và gửi cảnh báo về những đường link không an toàn hay có thể chứa mã độc
- Khả năng đồng bộ và tích hợp tốt với calendar, contact
- Tùy chỉnh phông nền của giao diện (thay đổi màu sắc, hình ảnh, phông chữ,…)
- Tạo các chính sách bảo mật để ngăn chặn người dùng lạm dụng các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp
Khả năng làm việc Offline
Office 365
Microsoft mang đến cả phiên bản email doanh nghiệp Online (Exchange), ứng dụng trên điện thoại và phiên bản Offline (Outlook) với đầy đủ các tính năng trên máy tính.
Ứng dụng Outlook của Microsoft rất phổ biến với dân văn phòng do khả năng làm việc ngoại tuyến rất tốt, cho phép người dùng truy cập tất cả dữ liệu kể cả khi không có internet, miễn là chúng được lưu trên máy tính. Tuy nhiên, so với Outlook trên desktop, phiên bản online và ứng dụng di động có nhiều hạn chế hơn.
G Suite
Với ứng dụng Gmail doanh nghiệp, trước đây Google chỉ tập trung phát triển ứng dụng trên nền tảng web (mail.google.com) và ứng dụng trên di động. Đúng theo tiêu chí cloud-first, phiên bản trên Web của Gmail đã thực hiện rất tốt nhiệm vụ của mình và thu hút tới 1.4 tỷ người dùng hàng tháng.
Tuy nhiên để đáp ứng được yêu cầu của người dùng, gần đây G Suite đã có ứng dụng Gmail offline native (phiên bản được xây dựng để tối ưu hóa hoạt động, thay vì chỉ là một ứng dụng bổ sung như trước đây). Với Gmail offline, người dùng có thể tìm kiếm, soạn thảo, xóa hay lưu trữ những email trong vòng 3 tháng đổ lại. Tuy nhiên, tính năng này chỉ hoạt động trên trình duyệt Chrome, phiên bản 61 trở lên.
Khả năng sắp xếp và quản lý email trong inbox
Office 365
Với những fan trung thành của Outlook, có lẽ một trong những tính năng được yêu thích nhất chính là khả năng phân loại email theo các folder (các thư mục) – các email với những đặc điểm nhất định sẽ được “đựng” riêng trong một nơi. Bên cạnh các thư mục được tạo sẵn thì người dùng cũng có thể tự tạo ra các folder riêng và ghim các email lên vị trí đầu tiên.
Bên cạnh đó, Outlook cũng cho phép người dùng phân loại các email theo categories (các hạng mục). Các categories này giống như những chiếc thẻ và bạn có thể gắn nhiều thẻ vào một email.
Tuy nhiên, folder có vẻ như cũng chính là hạn chế của Outlook: vì một email chỉ có thể ở trong một folder. Nếu muốn chúng ở trong nhiều folder, bạn sẽ phải tạo các các bản copy của email và tự di chuyển chúng vào folder khác nhau – điều này không chỉ tốn thời gian mà còn chiếm thêm dung lượng hòm mail.
G Suite
Một trong những yếu tố khác biệt nhất mà Google tự tách biệt mình với đối thủ đó chính là sử dụng label (nhãn dán) thay vì đưa email vào các folder cụ thể. Cũng giống như categories của Outlook, người dùng có thể gắn nhiều nhãn cho một email.
Tuy nhiên, nếu bạn chưa biết, thì label của Gmail cũng chính là một dạng folder ảo bởi khi có lệnh search theo label, chúng sẽ tập hợp và cho hiển thị các email mang cùng một loại nhãn. Khác với Outlook, nếu một email mang nhiều label thì tức là nó cũng có mặt trong nhiều folder. Ví dụ: nếu một email được gắn ba nhãn “work”, “urgent” và “document” thì dù bạn tìm theo nhãn dán nào, email đó cũng xuất hiện (mà không cần tạo ra các bản sao).
Google được biết đến như một cỗ máy tìm kiếm hàng đầu. Và nếu sử dụng Gmail, bạn sẽ chẳng còn nghi ngờ gì về điều này. Với ý tưởng cung cấp một dịch vụ email mà tại đó, bạn có thể tìm kiếm dễ dàng như việc bạn “google” một từ khóa nào đó trên Internet vậy. Chỉ cần gõ một vài từ vào thanh tìm kiếm trong Gmail, hệ thống sẽ “đào bới” mọi ngóc ngách và trả về thứ mà bạn tìm, bao gồm cả nội dung chat (dù bạn không nhớ là đã chat với ai). Chưa kể trong G Suite bản Business & Enterprise, doanh nghiệp còn có thể sử dụng tính năng Cloud Search. Nhờ sức mạnh của Machine Learning, Cloud Search sẽ tìm kiếm thông tin trong toàn bộ doanh nghiệp, từ Gmail and Drive đến Docs, Sheets, Slides, Calendar,… để tập hợp thông tin cho bạn.
Cả Gmail và Outlook đều là hai giải pháp email doanh nghiệp chất lượng và bảo mật, tuy nhiên vẫn có một số khác biệt trong cách sử dụng
Khả năng phân loại email
Office 365
Outlook với tính năng Clutter sẽ tìm kiếm và phân loại những email mà có thể bạn sẽ không quan tâm và đưa chúng vào một folder riêng. Cách làm này giúp bạn tập trung vào những email quan trọng và có thể nhanh chóng xóa toàn bộ những email không quan trọng.
G Suite
Nếu đã làm việc trong môi trường doanh nghiệp, chắc hẳn bạn biết rằng email không chỉ có hai loại “rác” và “không rác”. Vì vậy trong Gmail, việc phân loại được thực hiện đa dạng hơn.
Bên cạnh danh mục Spam để phân loại thư rác rất hiệu quả, những email còn lại được Google sắp xếp cẩn thận theo từng Tab:
- Primary: Những email quan trọng mà bạn thường xuyên có tương tác, giao dịch với người gửi, nhận.
- Social: Email từ những trang mạng xã hội, những trang web chia sẻ thông tin, dịch vụ,…
- Updates: Thông tin cập nhật liên quan đến những dịch vụ, website mà bạn đã đăng kí. Ví dụ như email xác nhận, hóa đơn, thông báo thay đổi,…
- Promotion: Những thông tin quảng cáo như khuyến mãi, giảm giá,… từ website mà bạn đã cung cấp email
- Forum: Tin nhắn từ những nhóm online, các diễn đàn thảo luận hay email gửi theo nhóm
Chỉ có những email quan trọng mà bạn sẽ quan tâm mới được đặt trong mục Primary và được nhận thông báo, những email còn lại sẽ được chia đều về các tab liên quan và không gây phiền nhiễu đến sự tập trung của bạn.
2. Các công cụ soạn thảo văn bản – Documents
Office 365 – Word, Excel, Power Point
Nếu xét về các công cụ soạn thảo và xử lý văn bản, sản phẩm của Microsoft thường được ưa chuộng và đánh giá cao hơn các giải pháp của Google: Không những mang đến bộ giải pháp đầy đủ tính năng để làm việc offline trên desktop, gần đây Microsoft còn phát triển thêm các phiên bản online để đáp ứng nhu cầu làm việc trên mây của doanh nghiệp.
Dù là Word hay Excel, bộ sản phẩm của Microsoft luôn được phát triển theo hướng “feature-heavy” – với rất, rất nhiều các tính năng cùng đủ các loại template. Với những người thích mày mò trên Word, có lẽ họ sẽ khám phá ra được một chuỗi những tính năng thú vị mà Google Docs không thể làm được. Tuy nhiên trong thực tế, Word có vẻ hơi phức tạp hóa vấn đề vì khoảng 70% các tính năng trong đây thường ít khi được dùng tới.
Với Excel – đây thực sự là một tượng đài mà Google Sheets khó có thể vượt qua. Với sức mạnh tính toán lớn, Excel là một công cụ rất hữu ích cho nhân viên văn phòng, hỗ trợ việc nhập liệu và xử lý số liệu phức tạp. Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên phải dựa vào excel (thay vì các phần mềm chuyên biệt) thì Office 365 là một lựa chọn tốt hơn cả.
G Suite – Docs, Sheets, Slides
Không giống như Microsoft, Google luôn xây dựng và phát triển sản phẩm theo xu hướng đơn giản, gọn nhẹ và tiện lợi cho người dùng. Các ứng dụng như Docs, Sheets, Slides, mặc dù không được trang bị đầy đủ mọi tính năng như sản phẩm của Microsoft, chúng vẫn đáp ứng được yêu cầu cơ bản của người dùng. Chưa kể với hơn 5,000 ứng dụng add-on từ bên thứ ba, người dùng có thể lựa chọn và chỉ bổ sung những tính năng mà mình cần, thay vì làm việc với một giao diện bị “nhồi nhét” quá nhiều thứ. Đặc biệt khả năng làm việc cộng tác chia sẻ giữa nhân viên trong công ty được tăng cao khi sử dụng các phiên bản offices online như Google Docs, Sheets, Slides.
Về khả năng tính toán trong Google Sheets, như đã đề cập bên trên, rất khó có thể đọ được với Excel. Tuy nhiên, sản phẩm của Google lại được tận dụng mạnh mẽ sức mạnh của Machine Learning và AI nhằm giúp người dùng chuyển dữ liệu thành thông tin, hỗ trợ đắc lực cho cả những người không quen làm việc với con số. Nếu bạn đang tìm kiếm sự đơn giản, thuận tiện và linh hoạt trong công việc, G Suite là một lựa chọn hoàn hảo.
3. Khả năng cộng tác và trao đổi thông tin – Collaboration
Nền tảng cộng tác
Xét về khả năng cộng tác, G Suite chắc chắn sẽ đánh bật Office 365. Ngay từ những ngày đầu tiên, G Suite đã được phát triển với mục đích thúc đẩy sự chia sẻ cộng tác trong doanh nghiệp.
Microsoft
Người dùng vẫn duy trì quy trình: Soạn thảo văn bản > Lưu > Gửi tệp đính kèm qua email > Người nhận tải về máy > Chỉnh sửa > Gửi lại tệp đính kèm qua email >… Quy trình này tiếp tục cho đến khi các bên thực sự thống nhất được phiên bản cuối cùng.
Đây thực sự không phải cách làm việc hiệu quả, đặc biệt khi có nhiều người cùng tham gia chỉnh sửa, phê duyệt nôi dụng hoặc khi phải xử lý dữ liệu. Mặc dù có phát triển phiên bản Word, Excel Online nhưng do vẫn duy trì các phần mềm on-premise trên máy tính, cách làm việc của người dùng Office 365 vẫn không có gì khác biệt đáng kể.
Bạn có thể tham khảo phần so sánh các điểm khác biệt cơ bản, chi phí, dung lượng, yêu cầu hệ thống: G Suite và Office 365: Lựa chọn nào cho doanh nghiệp
G Suite
Quy trình làm việc sẽ rút ngắn lại còn hai bước: Tạo văn bản > Mọi người cùng chỉnh sửa trực tiếp.
Bằng khả năng cộng tác và chỉnh sửa trong thời gian thực: các ứng dụng của Google (Docs, Slides, Sheets, Keeps,…) cho phép người dùng cùng làm việc trực tiếp trên một văn bản, tại cùng một thời điểm mà không cần phải gửi email qua lại. Bằng cách này, người dùng có thể truy cập và làm việc từ bất kì nơi đâu, trên bất kì thiết bị nào. Nội dung, lịch sử chỉnh sửa và ai là người thực hiện chỉnh sửa đều được lưu lại.
Bên cạnh đó, các tính năng phân quyền truy cập, chỉ cho phép người dùng xem hoặc nhận xét thay vì thay đổi trực tiếp trên văn bản cũng là một lí do khiến sản phẩm của Google thực sự là một bước đột phá, giúp nâng cao nhận thức về quản lí nội dung, bảo mật cho người dùng.
Các ứng dụng trao đổi thông tin
Office 365: Skype (for Business), Microsoft Teams
Skype là một ứng dụng trao đổi thông tin qua Chat và video call rất được ưa chuộng của Microsoft. Bên cạnh Skype miễn phí cho người dùng cá nhân, Microsoft cũng phát triển riêng một phiên bản cho doanh nghiệp. Lợi thế của ứng dụng của Skype chính là khả năng tạo ra các cuộc họp online với số lượng lớn người tham gia – 250 người.
Với những hội nghị lớn, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng Skype Meeting Broadcast để tổ chức với số lượng lên tới 10,000 người. Bên cạnh đó, tính năng record – ghi hình lại cuộc họp cũng là một đặc điểm khiến Skype for Business được ưa chuộng.
Microsoft Teams là một không gian làm việc chung, cho phép người dùng gửi tin nhắn cho cá nhân, tạo các group chat và gửi tài liệu nhanh. Nếu đã sử dụng Slack, bạn sẽ thấy sự giống nhau khá lớn giữa hai ứng dụng này, Teams cũng sẽ gửi thông báo nếu tên bạn được đề cập trong các cuộc trò chuyện.
G Suite: Google Meet, Google Chat
Tương tự như Skype, Google Meet là giải pháp video conference được Google xây dựng riêng cho doanh nghiệp. Số lượng người dùng khi sử dụng Google Meet có thể cùng tham gia vào cuộc họp hiện tại lên tới 250 người. Những cuộc họp có nhiều thành viên tham gia từ xa, Meet vẫn đảm bảo kết nối được 25 điểm cầu cùng tham dự. Bên cạnh đó, với phiên bản G Suite Enterprise, con số này sẽ tăng lên 50 thiết bị cùng khả năng livestream tới 100,000 người trong doanh nghiệp.
Google Chat là một nền tảng mới được Google giới thiệu trong năm 2018, với đầy đủ các tính năng như Slack và Microsoft Teams, Chat cho phép người dùng cộng tác và dễ dàng chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt phục vụ cho team đang phải làm việc theo dự án.
Điểm mạnh của Google Chat chính là ứng dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo & Machine learning, cũng như khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác trong G Suite (Meet, Calendar, Gmail, Docs, Sheets,…) và mang đến một trải nghiệm dễ dàng cho người dùng.
4. Tổng kết
Trên đây là những phần so sánh các ứng dụng chính giữa hai giải pháp G Suite của Google và Office 365 của Microsoft. Nhìn chung, cả hai nền tảng đều được đánh giá có chất lượng khá tương đồng trong việc đáp ứng các nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp như truyền tin, lưu trữ, cộng tác hay quản lý người dùng.
G Suite sẽ phù hợp hơn với những doanh nghiệp muốn tìm kiếm sự đơn giản, linh hoạt dễ dàng mở rộng nâng cấp, mong muốn thúc đẩy tinh thần cộng tác và kết nối tri thức trong toàn công ty. Trong khi đó, Office 365 mang thế mạnh về bộ công cụ Office quen thuộc.
Nếu bạn thấy G Suite phù hợp và có khả năng đáp ứng được sự phát triển, tăng trưởng của công ty trong tương lai, hoặc đơn giản vẫn muốn tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về bộ sản phẩm của Google, bạn có thể liên hệ Gimasys để được dùng thử miễn phí hoặc tư vấn thông tin về sản phẩm.
- Email: gsuite@gimasys.com
- Đăng ký dùng thử miễn phí: Tại đây
- Số điện thoại: Hà Nội 0987 682 505 – Hồ Chí Minh: 0974 417 099
Cập nhật: Gimasys
Bài viết liên quan
