skip to Main Content
Welcome to Gimasys!
Hotline: +84 974 417 099 (HCM) | +84 987 682 505 (HN) gcp@gimasys.com

G Suite có gì ngoài Gmail doanh nghiệp?

G Suite là bộ ứng dụng đa năng của Google, vậy bộ ứng dụng này có gì mà được hơn 6 triệu doanh nghiệp toàn cầu tin tưởng lựa chọn sử dụng

Nếu đã từng sử dụng dịch vụ Gmail của Google, có lẽ bạn đã quen với trường hợp người dùng chỉ sử dụng mỗi Gmail để gửi và nhận thư. Hoặc nếu đang tìm hiểu thông tin để triển khai G Suite của Google, chắc không ít lần bạn thắc mắc rằng nền tảng này có gì ngoài Gmail by business domain? Hoặc chỉ đơn giản là: Bạn chẳng cần gì ngoài Business Gmail.

 

Thực tế, đây là quan niệm khá phổ biến khi doanh nghiệp đi tìm kiếm hệ thống Email cho cho doanh nghiệp của mình. Gmail là một trong những ứng dụng Email phổ biến hàng đầu thế giới, tới mức mà người ta… quên mất rằng sự thành công của nó không chỉ được kiểm chứng bởi chất lượng mà còn được “hộ tống” bởi một tập hợp các ứng dụng đi kèm. Bài viết này sẽ giải thích tại sao G Suite không chỉ là một hệ thống “Business Gmail” mà còn là một bộ công cụ đa năng – productivity suite.

 

Bảo mật – Ổn định – Uy tín

Bạn không mua sản phẩm, bạn mua giải pháp. Khi lựa chọn G Suite hay bất kì sản phẩm nào có mục đích tương tự, bạn không mua vài tài khoản email có tên miền công ty mà đang trả tiền cho lợi ích mà nó mang lại.

Vậy nếu chỉ xét riêng về Gmail, Google mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn? Một giải pháp trao đổi thông tin an toàn – bảo mật – ổn định. Khi mà môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và công việc luôn trong tình trạng dồn dập, ứ đọng, có lẽ điều cuối cùng mà bạn muốn để tâm tới là liệu email mình gửi đi có tới được hòm thư người nhận hay không? Email có bị rơi vào spam hay không? Những giao dịch và thông tin cá nhân mình gửi đi có đang bị một bên nào  đó “nhòm ngó”? Với mục đích tập trung vào những lợi ích cốt lõi mà có thể bạn chưa biết, phần này sẽ chỉ giới thiệu ngắn gọn những lợi ích khi sử dụng Gmail doanh nghiệp của Google.

 

If you're considering between Google products and other vendors, you can check out more G Suite comparisons here:

Compare G Suite and cheap email hosting solutions

Compare G Suite with Office 365

Compare G Suite and Gmail for free

 

Vậy G Suite có gì ngoài Gmail doanh nghiệp?

 

Drive – Manage, share and secure data

Drive cho phép bạn lưu trữ, truy cập và chia sẻ tài liệu (với khả năng hạn chế quyền truy cập) – tất cả tại một giao diện duy nhất. Với Google Drive, bạn có thể dễ dàng làm việc với tài liệu của mình từ bất kì thiết bị nào (Laptop, điện thoại, máy tính bảng, chromebook,…) mà không còn lo sợ các file văn bản, hình ảnh, video bị lưu cố định tại một máy tính nào đó. Là một ứng dụng được tích hợp trong G Suite, Drive có thể đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp cả về:

  • Capacity: Each G Suite account has at least 30GB of space – double that of a free gmail account. If 30GB is not enough, businesses still have many other options – buy more Drive space (buy only for those accounts that need it instead of buying for all users). Or upgrade to higher versions such as Business or Enterprise – the capacity of this version is not limited (if you buy 5 or more accounts. For quantities under 5, users will have 1TB/account). This will be especially useful for units that often have trouble with quotas (limits) or those that have to work with large files.

 

  • Security: Một trong những tính năng hữu ích nhất của công cụ lưu trữ này chính là quản lý được quyền sở hữu và quyền truy cập đối với các dữ liệu, tài iệu trong công ty. Ví dụ, trong My Drive: users can restrict the right to edit, view, comment, print, download or invite others to access without the consent of the file owner (the owner of the document). Especially with Team Drives, businesses can be completely assured of the ability to manage documents, as well as eliminate the worry of getting data back every time an employee leaves. Team Drives and a common space, allow the whole team store, search, and access documents. Unlike Google My Drive, once documents are moved into Team Drives, they will belong to ownership of the whole team & enterprise chứ không còn bị giới hạn bởi cá nhân nữa. Bên cạnh đó, team Drive cũng cấp quyền sở hữu, chia sẻ và khôi phục dữ liệu cùng với thời gian lưu trữ lâu hơn cho những file đã bị xóa.

 

G Suite - Gmail doanh nghiệp

 

See details at: Difference between Team Drive and Google My Drive

 

Calendar – Hangouts Chat – Hangouts Meet: Thúc đẩy tinh thần cộng tác, teamwork trong doanh nghiệp

Google Calendar: Google's calendar application helps you manage time and schedule important meetings with customers and partners. One of the great things about Google Calendar is the ability to create different types of calendars that everyone in the business (or a small group of people) can access. For example, you might want to build a calendar of events, vacations, and regular meetings just for your team. Its advantage over the free version lies in the fact that everyone in the same company can access and cross-check colleagues' calendars (if allowed), so everything will be done easily. than.

 

Hangouts Chat & Meet: These are two applications that help teams easily collaborate and exchange information with each other, or between people in the company and partners and customers outside. With Meet,  mỗi nhân viên có thể tự tổ chức các cuộc họp trực tuyến (online, face-to-face meeting) và tham gia cuộc họp ngay trên điện thoại/laptop/tablet thay vì phải mất thời gian, chi phí di chuyển, gọi điện thoại thông thường.  Nếu đã sử dụng Slack, có lẽ bạn cũng sẽ thấy Hangouts Chat brings the same convenience, and is especially suitable for teams that have to work on projects. Not to mention it also integrates with all other applications in G Suite (like Gmail, Drive, ...)

 

Docs, Sheets, Slides: Work together in real time

“Real-time collaboration” là cụm từ mà Google sử dụng để nói về lợi ích mà bộ công cụ soạn thảo văn bản này mang lại. Có tính năng tương tự như Words, Excel, PowerPoint của Microsoft, nhưng các sản phẩm của Google lại mang ưu thế vượt trội bởi khả năng cho phép tất cả mọi người cùng lên mạng và làm việc “trong thời gian thực” – tức là nhiều người dùng có thể chỉnh sửa trên cùng một văn bản, tại cùng một thời điểm, từ bất kì nơi đâu. Dữ liệu sẽ tự động được lưu lại với các version history (lịch sử chỉnh sửa). Với tính năng này, các nhân viên của bạn sẽ không phải xếp hàng chờ đợi người này chỉnh sửa > lưu > gửi qua email > người khác tải về máy tính > sửa > lưu > lại gửi qua email chờ duyệt,…. Nếu chưa một lần làm việc chung trên Docs hay Sheets, có lẽ bạn đã bỏ lỡ một tính năng hữu ích mà ngay đến Microsoft cũng phải học hỏi và phát triển cho các phần mềm của hãng.

Don't worry about the difference in the tools you use compared to your customers and partners. Because you can upload files and edit them instantly, whether it's Microsoft Word, Excel or PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods ) From February 2018, you can even collaborate and comment directly on Microsoft Office files without having to convert or do anything complicated.

 

Admin Console: Manage users in the enterprise

The Admin Console in G Suite allows business owners and admins to easily manage the entire system from one centralized console. Recently, Google has remodeled and added a lot of features compared to the previous version of Google Apps to meet the control needs of businesses.

 

G Suite device audit log

 

From the Admin console, admins can do everything from add users and user groups, manage devices, add other subdomains for Gmail, and more. Most (if not all) applications in G Suite must be authorized by an admin before they can be used.

Sau khi đăng kí G Suite thành công, admin của doanh nghiệp sẽ nhận bàn giao và nắm toàn bộ quyền quản trị đối với hệ thống mà không phải phụ thuộc vào các đơn vị cung cấp hay đối tác của Google. Tại đây, admin có thể tiếp tục thiết lập các cài đặt bảo mật theo chính sách của công ty và phân quyền quản lý cho người dùng nếu cần.

 

Google Vault – Backup & e-Discovery

Không có cái gì gọi là quá nhiều “backup” hay bản lữu trữ dự phòng. Vault cho phéo admin quản lý, giữ lại, tìm kiếm và trích xuất dữ liệu của doanh nghiệp. Đó có thể là email, nội dung file lưu trong Drive hay các đoạn chat (có lưu lại lịch sử). Về cơ bản, bạn có thể lưu lại (archive) tất cả dữ liệu và thiết lập các chính sách lưu giữ (retention policy) để phục vụ các yêu cầu điều tra pháp lý nếu cần thiết.

 

You may be interested: What is Google Vault?

 

Với những ứng dụng và lợi ích nổi bật trên mà G Suite, tuy ra đời sau các giải pháp nổi tiếng khác như Office 365 của Microsoft, nhưng đã nhanh chóng thu hút được hơn 5 triệu doanh nghiệp trên toàn cầu, kể cả các tập đoàn nổi tiếng như Salesforces, Airbus, Nielsel hay Colgate – Palmolive. G Suite không rẻ (so với các giải pháp email hosting trong nước) nhưng hoàn toàn phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp so với lợi ích mà nó mang lại. Nếu vẫn còn cân nhắc, có lẽ bạn nên đăng kí dùng thử G Suite để có thể trải nghiệm chính xác nhất về các dụng được Google xây dựng và phát triển riêng cho các doanh nghiệp này.

 

Updated: Gimasys

Back To Top
0974 417 099