Google Workspace hỗ trợ các doanh nghiệp làm dịch vụ như thế nào?

Trong thời đại toàn cầu hóa và kinh tế tri thức như hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đã và đang chiếm những vai trò vô cùng quan trọng và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Với điểm khác biệt trong sản phẩm “vô hình” (thay vì hữu hình như những đơn vị sản xuất), các doanh nghiệp làm dịch vụ muốn thành công buộc phải đặt yếu tố con người lên hàng đầu, coi sự hài lòng của khách hàng làm sứ mệnh của mình. Để có thể làm được điều này, một môi trường nơi nhân viên có thể cộng tác, cùng làm việc hiệu quả với nhau và với khách hàng là yếu tổ không thể thiếu. Bài viết dưới đây mang đến cho bạn 5 ví dụ thực tế về cách những tên tuổi hàng đầu trong ngành dịch vụ ứng dụng Google Workspace vào trong vận hành.

1/ Không chỉ là công cụ để làm việc, Google Workspace giúp nhân viên gắn kết với khách hàng

Một trong những đơn vị marketing agency hàng đầu thế giới hiện nay – M&C Saatchi – đã và đang ứng dụng Google Workspace để tạo điều kiện cho những nhân viên của mình có thể cộng tác hiệu quả hơn với khách hàng thông qua nền tảng điện toán đám mây. Với nhiều chi nhánh trải rộng toàn cầu,  M&C Saatchi đã gặt hái cho mình rất nhiều giải thưởng danh giá nhờ những sản phẩm truyền thông đầy chất sáng tạo của mình. Để có thể hoàn thành công việc và cộng tác giữa khắp các chi nhánh, Saatchi đã sử dụng Google Drive để lưu trữ và quản lý những tệp tin thiết kế tại một nơi duy nhất, cho phép các thành viên trong team cũng như khách hàng có thể xem, chỉnh sửa hoặc góp ý mà không cần phải mất công gửi file qua lại.  

Bên cạnh đó, Google Slides cũng trở thành một vị cứu tinh mỗi lần team phải thuyết trình giới thiệu sản phẩm với khách hàng. Chỉ cần một thành viên tạo ra khung ý tưởng chủ đạo, các thành viên còn lại trong team sẽ tự bổ sung và hoàn thiện phần việc và các slide của mình. Quá trình này có thể diễn ra chỉ trong một thời gian ngắn mà không ai phải gửi email qua lại, không phải đợi chờ ai hoàn thiện trước vì tất cả mọi người đều có thể xem và trực tiếp góp ý cho nhau ngay trên giao diện của Slides.

Bạn muốn các nhân viên của mình có thể làm việc trực tiếp, gần gũi hơn với khách hàng?

Điều này là hoàn toàn có thể. Bời nhờ khả năng hỗ trợ cộng tác, teamwork  của Google Google nhân viên của bạn có thể chia sẻ với khách hàng những tệp tin với dung lượng lên tới 5TB,  và cùng họ bàn luận, chỉnh sửa trên các file Docs, spreadsheet hay file thuyết trình.

“Các công cụ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây như Google Workspace và Drive đảm bảo rằng chúng tôi có thể để mang mọi người lại gần nhau, để họ làm việc và cùng hướng về một mục đích chung. Điều này có nghĩa là chúng tôi có thể cho ra mắt sản phẩm nhanh hơn, một cách thông minh hơn”.  – Ben Cooper, Group Innovation Director, M&C Saatchi

Hãy xem Đoạn clip phỏng vấn và tìm hiểu cách mà agency này cộng tác với khách hàng của mình hiệu quả hơn. 

2/ Google Workspace giúp xây dựng một đội ngũ năng suất, hiệu quả, kết nối chặt chẽ với nhau

Rentokil Initial có 6 mảng kinh doanh trải đều trên hơn 60 quốc gia. Điều này nhiều khi khiến cho chính nhân viên của họ cảm thấy đi thiếu sự kết nối, gắn bó đối với những người đồng nghiệp khác của mình. Google Workspace đã giúp thay đổi văn hóa công ty bằng cách kết nối các thành viên trong doanh nghiệp với nhau một cách dễ dàng hơn. 

Cụ thể: Giờ đây các team có thể sử dụng Google Drive và Google Sites không chỉ để chia sẻ về công việc mà còn chia sẻ những thông tin hữu ích về bản thân họ với mọi người. 

Các vị giám đốc, quản lý cũng sử dụng Google+ để cập nhật thông tin về các chuyến công tác của mình. Có thể thấy rằng mỗi ứng dụng trong Google Workspace đều có thể trở thành một mạng xã hội nhỏ, phù hợp cho mỗi nhóm người dùng khác nhau. Ngay cả team thực tập sinh (Graduate trainee) cũng có Google Group của riêng mình để chia sẻ về kinh nghiệm làm việc trong công ty.

Doanh nghiệp của bạn cũng có thể xây dựng cho một tinh thần gắn kết lớn như vậy giữa các thành viên. Thay vì để mỗi nhân viên sử dụng một kênh trao đổi thông tin khác nhau (như Skype, Zalo, Facebook,…) bạn hoàn toàn có thể khuyến khích họ trò chuyện và kết nối với nhau thông qua các ứng dụng của Google Workspace. Nếu nguồn nhân lực của công ty phân tán ở nhiều vị trí địa lý khác nhau (ở một vùng, một quốc gia hay toàn cầu), Google Workspace lại càng trở nên hữu ích bởi nó giúp thống nhất lại kênh tương tác giữa mọi nhân viên. 

Ví dụ với Google+, quản lý công ty có thể giúp nhân viên hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh thông qua các hình ảnh ảnh và bài đăng trên đây. Mỗi bộ phận, phòng ban cũng có thể tự tạo riêng cho mình một cộng đồng riêng để cùng chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau.

3/ Google Workspace hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề một cách sáng tạo thông qua cộng tác

Là một trong những công ty tư vấn lớn nhất thế giới,  nhiệm vụ của PwC chính là giải quyết các vấn đề kinh doanh cho khách hàng. Nhưng ít ai biết rằng: Trước khi bắt đầu sử dụng Google Workspace, chính đơn vị này cũng đã từng có một thời gian khó khăn, loay hoay với việc tìm ra một quy trình cộng tác hiệu quả. Giờ đây PwC đã có thể giúp các đội nhóm của mình hoạt động năng suất hơn với tinh thần cộng tác nhiều hơn, sáng tạo hơn trước rất nhiều. 

Một trong những ví dụ vụ đáng chú ý: Nhân viên của PwC đã có thể cắt giảm từ 2 đến 5 giờ họp hàng tuần, bằng cách cùng nhau giải quyết vấn đề trước đó trên ứng dụng chỉnh sửa văn bản trực tuyến Google Docs.

Như bạn đã biết: Sức mạnh của doanh nghiệp được hợp thành từ sức mạnh tri thức của mỗi nhân viên. Vì vậy Google Workspace giúp bạn chuyển đổi môi trường làm việc trong doanh nghiệp của mình bằng cách kết nối các kho tri thức lại với nhau. Chuyển đổi từ tư duy làm việc cá nhân sang teamwork, từ việc chỉ hoàn thành những mục tiêu đơn lẻ sang tinh thần cùng nhau hướng về mục đích chung.

“Bằng cách mang đến cho họ một công cụ phù hợp để cộng tác, chúng tôi giúp họ sáng tạo và cạnh tranh theo một cách mới. Với các ứng dụng của Google Workspace, các team có thể gắn kết với nhau hơn, trở nên năng suất hơn và linh hoạt hơn. Và cũng từ đó, chúng tôi đã mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng, với tốc độ nhanh hơn.” – Deborah Bothun, US Entertainment, Media and Communications Leader, PwC.

5/ Google Workspace giúp tinh giản hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Một agency với số lượng nhân viên đa quốc tịch nhiều như Randstad muốn hiện đại hóa giải pháp email và cộng tác của mình, họ chọn Google Workspace.

Google đã tích hợp các công cụ cho phép nhân viên của Randstad tại hơn 4.500 chi nhánh với hơn 500.000 người làm việc cùng nhau một cách dễ dàng. Việc chuyển đổi sang giải pháp của Google diễn ra rất dễ dàng, bởi hầu hết các nhân viên của Randstad đều đã quen với những công cụ như Gmail, Calendar hay Hangouts.

Tại Randstad, bộ phận nhân sự đã có thể sử dụng Google Workspace để thu hút hàng nghìn ứng viên và đưa họ vào tiếp nhận công việc một cách nhanh chóng, kể cả khi các ứng viên này nằm trải rộng ở hàng nghìn vị trí địa lý khác nhau. Ví dụ:

• Google Docs để cùng bàn luận và đưa ra phần mô tả công việc (Job description) hoàn hảo nhất, cũng như để kiểm tra khả năng năng viết, coding,… của ứng viên ngay trong thời gian thực.
• Google Sheets được sử dụng để theo dõi tiến độ phỏng vấn và trạng thái của mỗi ứng viên. 
• Hangouts Meet cũng được sử dụng để phỏng vấn Face to Face với những ứng viên ở xa,…

“Chúng tôi có một đội ngũ nhân sự trẻ và  thành thạo nền tảng web. Chúng tôi cũng nhận được phản hồi từ nhân viên của mình rằng họ đã quen với những công cụ của Google từ trước và họ cũng muốn được sử dụng những công cụ này trong công việc hàng ngày.” – Martijn Nykerk, Senior Consultant Group IT, Randstad.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang làm trong mảng dịch vụ, hi vọng những ví dụ trên đây có thể giúp ích, gợi ý cho bạn cách ứng dụng Google Workspace vào hỗ trợ nhân viên và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Nguồn: Gimasys