Google Calendar thông minh đề xuất phòng họp cho cuộc họp của bạn

Có gì mới: Đầu năm nay, Google đã công bố một tính năng mới trong Calendar, sử dụng trí tuệ nhân tạo của Google, nó có thể tự động đề xuất những phòng họp còn trống dựa trên vị trí của khách mời. Giờ đây, Google chính thức cho ra mắt tính năng cùng với những cách mới, đơn giản hơn để cập nhật địa điểm làm việc chính (main work location) của người dùng trong doanh nghiệp..

Xác định địa điểm việc chính

Với tư cách admin, bạn có thể thêm thông tin về địa điểm làm việc chính cho tất cả người dùng. Đây có thể là vị trí của văn phòng, tòa nhà mà người dùng dành phần lớn thời gian của họ tại đó; hoặc nơi mà có nhóm, bàn làm việc của họ . Đối với người dùng không có văn phòng chính (hoặc nơi làm việc cố định), vị trí công việc có thể được đặt thành “Working remotely” (Làm việc từ xa)

Nếu bạn biết vị trí công việc của tất cả người dùng, bạn có thể cập nhật thông tin này thông qua GCDS hoặc thư mục API.

Nếu không rõ vị trí của người dùng, bạn có thể cho phép nhân viên tự thiết lập vị trí của riêng mình. Chỉ cần tới Admin Console > Apps > G Suite > Settings for Directory > Chỉnh sửa tiểu sử và chọn “Work location.”

Khi  kích hoạt lựa chọn này:

• Calendar will try to infer users’ locations (Calendar sẽ cố gắng chỉ ra vị trí của người dùng). Dựa vào phòng đã chọn trước đó, Calendar có thể suy ra tòa nhà và tầng làm việc của người dùng, sau đó tự động cài đặt vị trí của họ. Cài đặt này cũng có thể phát hiện ra các thay đổi trong cách đặt phòng và suy luận ra khi vị trí công việc thay đổi (có thể do văn phòng đã thay đổi) và đề xuất người dùng cập nhật văn phòng mới của họ.
• Your users can update their main work locations themselves (Người dùng của bạn có thể tự cập nhật vị trí công việc chính của họ): Với cài đặt này, người dùng có thể đặt và cập nhật vị trí của riêng họ trong cài đặt Calendar.

Xin lưu ý, bạn phải cập nhật thông tin về tòa nhà và tầng cho doanh nghiệp của mình trước, sau đó mới có thể nhập địa điểm làm việc chính của người dùng.

Xem thêm: Cách tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong Google Calendar và Hangouts Meets

Tự động đề xuất phòng họp

Tính năng tự động đề xuất phòng họp này có thể giúp những người tổ chức sự kiện dễ dàng đặt phòng họp cho tất cả khách hàng dù họ ở bất cứ địa điểm nào,qua đó loại bỏ những khó khăn khi phải lên lịch họp . Khi địa điểm của người dùng được thêm vào, họ sẽ ngay lập tức thấy các phòng được đề xuất hiện ra.   

Lần ra mắt này, bạn sẽ thấy một tab mới và nâng cao hơn để giúp bạn đặt phòng hay các tài nguyên khác. Tab này sẽ gợi ý những phòng có sẵn, phù hợp nhất cho từng người tham dự. Đề xuất này được dựa trên thông tin của mỗi cá nhân tham gia (vị trí tầng và tòa nhà, lịch sử những lần đặt phòng trước, nhu cầu thiết bị âm thanh/video, và yêu cầu về sức chứa của phòng).  

Trong tab này, người dùng sẽ thấy những tiêu chí được xét khi đề xuất phòng họp. Họ có thể điều chỉnh các tiêu chí này để phù hợp với nhu cầu của mình.

Để mở tính năng này, các admin cần thêm thông tin chi tiết phòng họp vào Calendar và người dùng phải có vị trí công việc.

Để biết thêm thông tin về đề xuất phòng tự động, bạn có thể truy cập vào Help Center.

Cập nhật: Gimasys