Google Docs: tính năng yêu cầu phê duyệt tài liệu

Có gì thay đổi

Google đã triển khai tính năng mới cho phép bạn yêu cầu và xem xét các phê duyệt chính thức trên Google Docs, Sheets và Slides cho nhiều người dùng hơn. Sau khi được yêu cầu, người phê duyệt có thể phê duyệt, từ chối, thêm nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu theo phản hồi. Tất cả những điều này có thể được thực hiện mà không cần rời khỏi môi trường an toàn của Google Workspace.

Yêu cầu phê duyệt trên Google Tài liệu

Ai bị ảnh hưởng

Quản trị viên và người dùng cuối

Tại sao lại sử dụng

Việc đảm bảo phê duyệt tài liệu có thể khó khăn khi cộng tác với nhiều bên liên quan và các ưu tiên cạnh tranh. Tính năng này giúp bạn dễ dàng bảo mật những phê duyệt đó và xem ai đã phê duyệt chúng.

Tính năng này cũng đảm bảo rằng khi các chỉnh sửa được thực hiện đối với một tài liệu, tất cả những người đánh giá sẽ được thông báo và phiên bản mới nhất của tài liệu được phê duyệt lại. Nó cũng đảm bảo rằng một khi tất cả những người đánh giá đã cung cấp sự chấp thuận của họ, tệp sẽ khóa và không thể được chỉnh sửa, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu của bạn.

Hy vọng tính năng này hợp lý hóa quy trình làm việc cần thiết để đảm bảo sự chấp thuận đối với các hợp đồng, tài liệu pháp lý và các tình huống khác khi yêu cầu phê duyệt chính thức.

Thông tin thêm

Sau khi tài liệu được gửi để phê duyệt, người đánh giá sẽ nhận được thông báo qua email, trình duyệt hoặc Google Chat, dựa vào vị trí họ đã chọn trong cài đặt web của Google Drive để nhận thông báo. Sau đó, họ sẽ nhận được một liên kết mà họ có thể theo dõi trực tiếp đến tài liệu.

Nếu bạn đặt ngày đến hạn, những người đánh giá của bạn sẽ nhận được lời nhắc qua email rằng họ cần phê duyệt hoặc đã quá hạn. Bạn cũng có thể ngăn bất kỳ người dùng nào chỉnh sửa nội dung của mục hoặc để lại nhận xét và đề xuất bằng cách chọn khóa tài liệu.

Lưu ý: Các tài liệu theo mặc định sẽ vẫn được mở khóa cho đến khi chúng được phê duyệt hoàn toàn.

Nếu bạn yêu cầu phê duyệt từ nhiều người, tài liệu được coi là đã được phê duyệt sau khi tất cả những người đánh giá phê duyệt tệp. Nếu chỉnh sửa được thực hiện trong quá trình phê duyệt, tất cả người đánh giá sẽ cần phê duyệt lại phiên bản mới nhất của tệp và sẽ nhận được thông báo qua email trong những trường hợp đó. Yêu cầu phê duyệt tài liệu bị từ chối đối với tất cả người đánh giá nếu một người đánh giá duy nhất từ ​​chối tệp.

Sau khi tất cả những người đánh giá phê duyệt tài liệu, tệp sẽ bị khóa. Không thể chỉnh sửa các tệp đã khóa cho đến khi chúng được mở khóa hoặc phê duyệt. Mở khóa tệp sẽ hủy yêu cầu phê duyệt hiện tại.

Bắt đầu

• Quản trị viên: Tính năng này sẽ được BẬT theo mặc định và có thể bị tắt ở cấp miền hoặc được quản lý theo nhóm / đơn vị tổ chức.

Bật tính năng phê duyệt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên

• Người dùng cuối: Người dùng có thể quản lý thông báo Drive trong Phê duyệt trong cài đặt Drive. 

Thời gian triển khai

Cài đặt quản trị viên

• Miền phát hành nhanh và phát hành theo lịch trình: Phát hành đầy đủ (1-3 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 8 tháng 11 năm 2021

Lưu ý: Mặc dù cài đặt Bảng điều khiển dành cho quản trị viên sẽ hiển thị và có thể định cấu hình, nhưng cài đặt của bạn sẽ không được thực thi cho đến ngày 15 tháng 11 năm 2021

Tính năng người dùng cuối

• Miền phát hành nhanh: Giới thiệu kéo dài (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 15 tháng 11 năm 2021
• Miền phát hành theo lịch trình: Triển khai dần dần (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 24 tháng 11 năm 2021

Tính khả dụng

• Có sẵn cho Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus và tổ chức phi lợi nhuận, cũng như G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite cho giáo dục, G Suite Enterprise cho Giáo dục và G Suite dành cho tổ chức phi lợi nhuận
• Không khả dụng cho khách hàng Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline và G Suite Basic
• Không khả dụng cho người dùng có Tài khoản Google cá nhân

Nguồn: Gimasys