Google Vault: Cài đặt mới đối với Hangouts Meet và Drive, cải thiện khả năng tìm kiếm & trích xuất dữ liệu

Có gì mới: Google giới thiệu tính năng mới trong Google Vault cho phép lưu trữ các dữ liệu chi tiết hơn và cung cấp những trải nghiệm tìm kiếm minh bạch hơn. Những tính năng này giúp giữ lại chính xác những dữ liệu bạn cần và bằng cách đó bạn có thể giảm thiểu nguy cơ phải chịu trách nhiệm đối với những dữ liệu đó. Ngoài ra, nó cũng cải thiện quy trình eDiscovery (Khám phá điện tử) với khả năng tìm kiếm và trích xuất tốt hơn.

Retention policies – Thiết lập chính sách lưu giữ cho bản ghi Hangouts Meet

Trước đây, bản ghi (recording) của Hangouts Meet tuân theo các quy tắc lưu giữ trên Drive hiện hành. Với lần ra mắt này, bạn có thể thiết lập quy tắc lưu giữ mặc định hoặc tùy chỉnh cụ thể cho Hangouts Meet. Điều này sẽ cho phép bạn cài đặt thời gian lưu trữ ngắn hơn cho các bản ghi Meet nếu ví dụ, chúng có chứa những nội dung nhạy cảm hơn các dữ liệu khác.

Retention policies – Thiết lập chính sách lưu giữ đối với tệp tin trong thùng rác Drive

Là một quản trị viên G Suite, giờ đây bạn cũng có thể thiết lập quy tắc lưu giữ tùy chỉnh, dành riêng cho các tệp trên Drive mà đã bị người dùng xóa. Tùy chỉnh này cung cấp sự linh hoạt hơn cho những tổ chức muốn kiểm soát vòng đời của các tệp đã bị người dùng xóa – tách biệt với những tệp vẫn được sử dụng trong My Drive và Team Drives của họ.

Cải thiện việc tìm kiếm trên diện rộng

Với lần ra mắt này, Google đã thực hiện quy trình tìm kiếm toàn bộ tên miền (domain) và các tổ chức con lớn (Large Organization Unit) dễ dàng hơn và minh bạch hơn. Nếu loại dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm được hỗ trợ trên toàn miền, bạn sẽ có thể chọn “All account” (Tất cả tài khoản) để mở rộng phạm vi tìm kiếm.  

Khi Vault xử lý yêu cầu tìm kiếm trên diện rộng của bạn, bạn sẽ nhìn thấy phần hiển thị quá trình và khoảng thời gian tìm kiếm. Bạn cũng có thể chọn  hủy việc tìm kiếm của mình hoặc tìm kiếm ở trong tab mới.

Khi việc tìm kiếm của bạn hoàn thành, ngoài những kết quả mà bạn muốn tìm, giờ đây bạn sẽ thấy tổng thời gian của việc tìm kiếm đó. Đối với việc tìm kiếm Gmail, bạn cũng sẽ nhìn thấy tổng số tài khoản được tìm kiếm và số lượng tài khoản được tìm kiếm mỗi giây. Điều này sẽ mang đến cho bạn cảm nhận về hiệu suất của Vault trong quá trình tìm kiếm diện rộng.

Trích xuất đơn giản hơn trong Hangouts Chat

Google cũng đã giúp các tổ chức dễ dàng  trích xuất số lượng lớn dữ liệu trong Hangouts Chat. Tới đây, dữ liệu trích xuất từ Hangouts Chat sẽ được nén thành những tệp nhỏ. Trước đây, mỗi tệp là một cuộc hội thoại, nhưng bây giờ nhiều cuộc hội thoại sẽ cùng nằm trong một tệp, cho đến khi đầy tệp đó thì chuyển sang tệp khác.

Ví dụ, trước kia, 100 cuộc hội thoại sẽ được trích xuất thành 100 files MBOX hoặc PST. Với lần ra mắt tính năng mới này, 100 cuộc hội thoại đó sẽ được trích xuất thành một hoặc hai files MBOX/PST, giúp cho việc xử lý kết quả trở nên đơn giản hơn.

Thêm vào đó, mỗi cuộc hội thoại Chat sẽ tiếp tục có siêu dữ liệu liên kết với nó, nhưng với hai phần mới: (1) Kiểu hội thoại (nhắn tin trực tiếp hoặc tin nhắn trong phòng chat) và (2) quyền sở hữu cuộc hội thoại (tên nhóm hoặc danh sách các tài khoản – được phân cách bởi dấu phẩy) đã tham gia vào một đoạn tin nhắn trực tiếp).

Cập nhật: Gimasys