Khái niệm và cách sử dụng Drive File Stream

Drive File Stream được Google cho ra mắt vào tháng 3/2017 và chính thức được đưa vào sử dụng vào tháng 9/2017. Tuy nhiên, một số người dùng vẫn còn đang phân vân về sự khác biệt giữa Drive File Stream so với Google Drive hay Drive for Mac/PC hay Backup and Sync. Bài viết này sẽ giải thích rõ hơn về khái niệm và cách sử dụng Drive File Stream một cách hiệu quả nhất.

 

1. Giải pháp truy cập và đồng bộ dữ liệu Drive File Stream

Cả Drive File Stream và Backup and Sync đều là các ứng dụng yêu cầu phải được cài đặt trên máy tính, cho phép bạn truy cập và quản lý, đồng bộ các tài liệu được lưu trữ trên Google Drive, trực tiếp từ máy tính của mình. Tuy nhiên:

 

Drive File Stream:

Là ứng dụng dành cho các doanh nghiệp; bạn phải có tài khoản Gmail cho doanh nghiệp hoặc cho trường học mới có thể sử dụng được Drive File Stream.

*Những tài khoản có tên miền doanh nghiệp, ví dụ như: Nguyenthimai@tencongty.com

 

Backup and Sync:

Cũng là một ứng dụng để truy cập và đồng bộ dữ liệu như Drive File Stream, nhưng chủ yếu dùng cho người dùng sử dụng tài khoản Google cá nhân. Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng ứng dụng này song song với Drive File Stream.

*Những tài khoản cá nhân có đuôi @gmail.com, ví dụ như: Nguyenthimai@gmail.com

 

• Drive for Mac/PC có tính năng tương tự như Backup and Sync, nhưng đã không còn được Google hỗ trợ và sẽ chính thức bị “khai tử” vào ngày 12/5/2018. Drive for Mac/PC sẽ được nâng cấp và thay thế bằng phiên bản mới với tên gọi Backup and Sync.

 

 

2. Drive File Stream hoạt động như thế nào?

Với Drive File Stream, bạn truyền tải file (streaming file) trực tiếp từ Cloud về máy tính, không làm tốn dung lượng ổ cứng và sử dụng ít băng thông. Bởi vì các tài liệu được lưu trữ trên Cloud, khi bạn hay đồng nghiệp có bất kì thay đổi, chỉnh sửa gì ở trên tài liệu, chúng sẽ được tự động cập nhật. Do đó, bạn sẽ luôn truy cập vào phiên bản mới nhất của tài liệu đó.

 

Lưu ý: Chỉ có người dùng tài khoản Google dành cho doanh nghiệp hay trường học (tài khoản G Suite) mới có thể sử dụng Drive File Stream.

 

• Nếu bạn đang dùng tài khoản Gmail cá nhân hay không có tài khoản G Suite, bạn có thể đăng kí và dùng thử G Suite tại đây.

 

• Nếu bạn đã có tài khoản G Suite, hãy liên hệ với admin của doanh nghiệp nơi bạn đang làm việc để được hỗ trợ sử dụng Drive File Stream.

 

3. Drive File Stream mang tới những lợi ích gì?

Drive File Stream mang đến một cách truy cập tài liệu mới: Bạn có thể truy cập các tài liệu lưu trữ trên Google Drive (Docs, Sheets, Slides,…) nhanh hơn, trực tiếp từ máy tính của mình, bằng cách mở ứng dụng Drive File Stream đã được cài đặt trên máy.

Tuy nhiên, khác với các giải pháp đồng bộ hóa tài liệu khác, Drive File Stream KHÔNG yêu cầu bạn phải tải tài liệu về máy tính, vì thế nó không gây tốn dung lượng ổ cứng và bạn cũng không phải mất thời gian đợi tài liệu đồng bộ hóa. Khi cần xem hay sửa một tài liệu nào đó, Drive File Stream sẽ tự động truyền tài liệu đó từ Cloud xuống cho bạn.

 

 

4. Lợi ích của Drive File Stream

• Truy cập, tìm kiếm và quản lý tài liệu trên Google Drive từ máy tính của mình chỉ trong vài giây.
• Chỉ cần truy cập vào những tài liệu bạn cần, vào lúc bạn cần (on-demand) thay vì lưu sẵn toàn bộ tài liệu ở máy tính.
• Truy cập tài liệu nhanh hơn, vì các tệp được truy cập thường xuyên nhất sẽ được hiển thị ngay trên màn hình nền một cách thông minh.
• Tránh nguy cơ người dùng tải hết toàn bộ thông tin quan trọng của doanh nghiệp xuống máy tính cá nhân.

 

Lưu ý: Cài đặt mặc định của Drive File Stream là không lưu trữ tài liệu trên máy tính của bạn. Điều này có nghĩa là: Nếu không có kết nối Internet, bạn sẽ không thể truy cập các tài liệu đó. Để có thể truy cập tài liệu offline, bạn phải cài đặt chế độ offline cho một số tài liệu/ thư mục mà mình cần.

 

Cập nhật: Gimasys