Kiếm soát truy cập vào các nhóm G Suite đang dùng ứng dụng và dịch vụ

Có gì mới?

Google đã thêm một tính năng mới để sử dụng Google Groups nhằm kiểm soát sự truy cập vào các ứng dụng G Suite, cũng như các dịch vụ bổ sung của Google. Tính năng này mang đến cho admin một cách đơn giản và cụ thể để đảm bảo rằng đúng người dùng đúng ứng dụng.

Tính năng này được phát triển dựa trên yêu cầu cụ thể của khách hàng về một cập độ kiểm soát chặt chẽ hơn và linh hoạt hơn đối với các ứng dụng và dịch vụ. Hiện tại, việc truy cập chỉ có thể được thiết lập cài đặt ở cấp độ các tổ chức con (Organizational Unit – OU). Với lần cập nhật này, admin sẽ có thể kiểm soát truy cập với các yếu tổ nhỏ hơn, thông qua việc sử dụng các nhóm.

Rất nhiều khách hàng sử dụng G Suite đã yêu cầu khả năng bật các ứng dụng hoặc dịch vụ cho nhóm, phân loại theo:

• Phòng ban hoặc chức năng công việc
• Từng dự án
• Cấp độ, vị trí cụ thể của nhân viên (executive, trưởng phòng, giám đốc,…)
• Vị trí địa lý khác nhau
• Các công ty con trong một công ty mẹ

Sử dụng Groups để đảm bảo người dùng có quyền truy cập vào các ứng dụng và dịch vụ

Tính năng kiểm soát của Groups chỉ mang tính chất bổ sung – các nhóm này có thể thêm quyền truy cập đối với những người dùng chưa có quyển truy cập vào ứng dụng, nhưng chúng không thể xóa bỏ quyền truy cập của những người dùng hiện tại đang có quyền truy cập ở cấp độ doanh nghiệp (domain level) hoặc tổ chức con (OU level).

Điều này có nghĩa rằng: tính năng này phù hợp nhất khi sử dụng bổ sung vào cài đặt hiện tại của OU và cả doanh nghiệp, nhằm đảm bảo một nhóm cụ thể nào đó có thể truy cập vào một ứng dụng.

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Groups để bật các ứng dụng, dịch vụ

Để bắt đầu, hãy truy cập vào Admin Console > Apps > G Suite or Additional Google services. Sau đó bạn có thể:

• Tìm kiếm và lựa chọn một nhóm trong bảng điều hướng bên trái
• Lựa chọn từng dịch vụ (bằng cách di chuột) hoặc lựa chọn cả nhóm dịch vụ (bằng cách tích vào các ô trống – check box)
• Bật hoặc tắt dịch vụ cho từng nhóm cụ thể

Là một phần của tính năng này, bạn chỉ có thể lựa chọn những nhóm mà được tạo bởi admin của công ty – bạn không thể sử dụng các nhóm do người dùng tự tạo. Bạn có thể thấy được một thông báo, như minh họa bên dưới, để biết thêm về tính năng mới này.

Để sử dụng tính năng này, cần có những quyền truy cập dành cho admin dưới đây:

• Xem tất cả các nhóm
• Quản lý các ứng dụng G Suite và các ứng dụng bổ sung của Google theo OU

Hãy truy cập vào Help Center để có thêm thông tin chi tiết về cách kiểm soát quyền truy cập vào G Suite và các dịch vụ Google dành cho các nhóm.

Cập nhật: Gimasys