Mail merge – Cách gửi email cá nhân hóa cho nhiều người

Bài viết dưới đây, Gimasys sẽ giới thiệu cho bạn đọc kiến thức về Mail merge – Cách gửi email cá nhân hóa cho nhiều người

Mail merge là gì?

Mail merge là một tiện ích mở rộng dành cho Google Sheets, được dùng để trộn thư.  Nó cho phép bạn tạo ra nhiều bản sao của một thư và gửi cho nhiều người cùng một lúc. Bạn chỉ cần có một mẫu template với các trường thông tin cần điền (Tên, giới tính, yêu cầu,…), sau đó Mail merge sẽ tự động ghép thông tin dựa trên một danh sách đã có.

Tiện ích này sẽ rất hữu ích nếu bạn liên tục phải gửi email giống nhau cho nhiều người, chỉ khác nhau ở một số trường thông tin nhất định (thông tin người nhận, thời gian, địa điểm,…). Ví dụ: Email marketing, Email mời phỏng vấn hay Email gửi tới khách hàng trong các sự kiện.

Cách cài đặt và sử dụng Mail merge

Bước 1: Cài đặt Mail Merge

Trước khi, sử dụng tiện ích Mail Merge bạn cần phải tích hợp tiện ích này với tài khoản Google của mình: tại đây. Cài đặt tiện ích Mail Merge cho Google Sheets. 

 

Sau đó, chọn “Continue”

 

Tiếp theo, bạn sẽ phải cho phép Mail Merge truy cập với tài khoản Google của bạn, bằng cách chọn “Allow”

 

Bước 2: Tạo mẫu Mail Merge

Tiện ích Mail Merge mở một trang tính chưa được đặt tên mới trên Google Sheets. Tại đó, bạn vào Add-ons > Mail Merge with Attachments > Create Merge Template:

 

Một mẫu hợp nhất mail trống được tạo ra trong trang tính chưa được đặt tên, chứa các cột bắt buộc như First Name, Last Name và Email Address, File Attachments,v.v….

 

Bước 3: Nhập danh sách địa chỉ liên hệ

Để thêm danh sách địa chỉ liên hệ có sẵn trên Google Contact bạn có thể thao tác các theo các bước sau:

Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Import Google Contacts:

 

Nếu bạn có một nhóm người nhận nhất định để gửi hàng loạt email thì bạn có lẽ muốn tạo nhóm trong Google Contacts. Chọn nhóm chứa các địa chỉ email mà bạn muốn sử dụng trong danh sách thả xuống và click vào Import Contacts. Sau đó nhấp vào dấu X ở góc trên bên phải để đóng hộp thoại.

 

Bước 4: Thêm tập tin đính kèm.

Một trong những mục bạn muốn tùy chỉnh trong mỗi email là file đính kèm. Bạn có thể đính kèm một file khác nhau vào mỗi email sử dụng một liên kết đến file trong tài khoản Google Drive của mình. Để làm được điều đó, bạn mở một tab mới và đăng nhập vào Google Drive. Sau đó, upload file bạn muốn đính vào email. Bạn có thẻ kéo file vào cửa sổ trình duyệt để tải chúng lên. Tiếp theo, bạn click chuột phải vào file vừa được upload và nhấp vào Get shareable link.

 

Trong hộp thoại pop-up, bạn hãy đảm bảo rằng thanh trượt Link sharing on đã bật. Nếu chia sẻ liên kết đã được bật sẵn thì URL được tự động sao chép khi bạn chọn Get shareable link. Nếu bạn không nhìn thấy thông báo rằng liên kết đã được sao chép vào khay nhớ tạm thì hãy chọn URL trong hộp thoại và sao chép nó.

 

Quay trở lại trang tính Mail Merge và dán URL vào cột File Attactments cho người bạn muốn gửi file này. Bạn có thể gửi một file khác nhau đến mỗi liên lạc trong danh sách của mình. Bạn cũng có thể bao gồm nhiều URL gile đính kèm, được chia tách bởi dấu phẩy “,”.

 

Bước 5: Lên kế hoạch gửi email

Cột Scheduled Data cho phép bạn chỉ định một ngày và thời gian để gửi email, có thể khác nhau cho mỗi người nhận. Để lên lịch một email, bạn nhập ngày và thời gian mong muốn, sử dụng định dạng mm/dd/yyyy hh:mm (tháng/ngày/năm giờ:phút) trong cột Scheduled Date cho mỗi địa chỉ. Để gửi nhiều mail ngay lập tức sau khi chúng được thiết lập, bạn để trống cột đó.

 

Bước 6: Thêm nội dung tùy chỉnh

Bên cạnh các trường tiêu chuẩn mà có sẵn trong mẫu Mail Merge, bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh khác. Có lẽ bạn muốn thêm thông tin như địa chỉ email người nhận hoặc số thành viên. Bạn có thể thêm nhiều cột vào trang tính để lưu giữ những thông tin đó. Ví dụ dưới đây sẽ thêm cột Title. Để thêm một cột vào trang tính Mail Merge, bạn di chuyển chuột qua tiêu đề cột của cột được nhập gần đây nhất. Nhấp vào nút mũi tên xuống mà xuất hiện và sau đó nhấp vào Insert 1 right.

 

Bước 7: Tạo email trong Gmail

Bây giờ là thời điểm để tạo email mà bạn muốn gửi cho các liên lạc trong trang tính mail merge và sử dụng các cột để tùy chỉnh mỗi email. Bạn mở một tab mới và đăng nhập vào cùng một tài khoản Gmail mà bạn sử dụng cho trang tính mail merge. Tạo một email mới và nhập tiêu đề và phần thân của email. Bạn cũng có thể thêm định dạng văn bản đa dạng và hình ảnh nội tuyến trong email của bạn. Để thêm các trường vào email như Title và Last Name , bạn chèn các tên trường sử dụng ký hiệu {{…}} {{…}}. 

Chẳng hạn như, bạn thêm {{Title}} {{Last Name}} vào email, bạn cũng có thể thêm các trường biến thể khác vào dòng chủ đề. Nếu bạn đã thêm URL file đính kèm vào trang tính mail merge thì bạn không cần thêm các trường biến thể vào email. Chúng sẽ được tự động thêm vào trong email.

 

Bước 8: Cấu hình Mail Merge

Quay lại trang tính Mail Merge và Add-ons > Mail Merge with Attachments > Configure Mail Merge.

 

Nhập thông tin cho email như tên đầy đủ của người gửi, CC, BCC. Nếu địa chỉ email của người gửi khác với địa chỉ Gmail bạn đăng nhập thì chọn địa chỉ email từ danh sách thả xuống. Địa chỉ email đã đăng được cũng được sử dụng như là địa chỉ trả lời (Reply-to Address), nhưng bạn có thể thay đổi điều đó. Tiếp theo, bạn click vào Continue.

 

Bước 9: Gửi email.

Bạn quay lại trang tính Mail Merge và click vào Run Mail Merge để bắt đầu gửi các email. Nếu bạn đã thêm ngày và giờ trong cột Scheduled Date cho bất kỳ hoặc mọi liên lạc thì email sẽ được gửi theo thời gian đó. Email cho những liên lạc không được lên lịch sẽ được gửi ngay lập tức. Ngoài ra, bạn có thể thử gửi email để kiểm tra xem nó như thế nào trước bằng cách nhấn vào Send a Test Email.

 

Cuối cùng, bạn nhấp chuột vào Done.

 

Hy vọng, những thông tin về “Mail merge – Cách gửi email cá nhân hóa cho nhiều người” sẽ giúp ích cho bạn trong công việc.

 

Liên hệ: 

• Email: gsuite@gimasys.com
• Số điện thoại: Hà Nội: 0987 682 505 Hồ Chí Minh: 0974 417 099
• Đăng ký dùng thử miễn phí: Tại đây

Cập nhật: Gimasys