Những điều cần biết về Drive Enterprise của Google

Trước đây, nếu muốn sử dụng Google Drive cho doanh nghiệp của mình, lựa chọn duy nhất mà bạn có là đưa toàn bộ người dùng sang sử dụng trọn bộ G Suite, dù bạn có muốn hay cần những công cụ còn lại hay không. Tuy nhiên, với một ứng dụng đạt mốc gần 1 tỷ người dùng trên toàn thế giới, Google đã chính thức cho ra mắt Drive Enterprise – phiên bản “stand-alone” của Google Drive và độc lập với G Suite nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng doanh nghiệp. Vậy Drive Enterprise có gì đặc biệt và nếu đang cân nhắc đăng ký sử dụng giải pháp này, bạn cần biết những điều gì?

Drive Enterprise là gì?

Drive Enterprise là phiên bản Google Drive độc lập mà doanh nghiệp có thể mua riêng lẻ, không cần phải mua cùng với cả bộ ứng dụng G Suite (GG Workspace).

Drive Enterprise bao gồm:

• Google Drive
• Công cụ soản thảo văn bản trực tuyến của Google như (Docs, Sheets, Slides), Sites, Forms
• Cloud Identity
• Các tính năng quản trị và bảo mật ở cấp độ doanh nghiệp như: Ngăn chặn thất thoát dữ liệu nâng cao (Advanced Data Loss Prevention), Google Vault, Trung tâm bảo mật (Security Center) và Quản lý các thiết bị di động (Mobile Device Management).

Chỉ nhìn qua cũng có thể thấy: Drive Enterprise mang đến đầy đủ các tính năng của Drive nhưng người dùng không cần phải trả thêm chi phí cho những gì không cần thiết. Bên cạnh những tính năng trên, phiên bản này còn mang đến một số ứng dụng cần thiết như:

• New Sites: Bạn có thể tạo và xuất bản các trang web nội bộ cho riêng team, dự án hay các sự kiện của doanh nghiệp mà không cần biết lập trình.
• Directory: Admin và người dùng có thể dễ dàng quản lý danh bạ cá nhân và toàn cầu.
• Groups/Groups for Business: Tạo ra những nhóm hoặc email nhóm do admin quản lý, tạo ra các diễn đàn hay hòm thư cộng tác để thúc đẩy tinh thần teamwork trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Drive Enterprise sẽ không bao gồm Gmail theo tên miền doanh nghiệp, Calendar, Cloud Search, Google+, Hangouts, Meet, hay phiên bản Sites classics.

Từ ngày 29/11/2018, những doanh nghiệp quan tâm tới nền tảng quản lý và chia sẻ nội dung Drive Enterprise của Google có thể chính thức đăng kí và sử dụng dịch vụ này thông qua Gimasys – Đối tác ủy quyền của Google tại Việt Nam.

Google chính thức cho ra mắt Drive Enterprise – ứng dụng độc lập với G Suite

Drive Enterprise mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp

1.Nền tảng quản lý nội dung dành riêng cho doanh nghiệp

Drive Enterprise là một giải pháp quản lý nội dung, tài liệu dựa trên nền tảng điện toán đám mây của Google, giúp doanh nghiệp thúc đẩy tinh thần teamwork và nâng cao năng suất hoạt động.  Thừa hưởng khả năng bảo mật của Google, ứng dụng trí tuệ nhân tạo và khả năng cộng tác trong thời gian thực, Drive Enterprise là một lựa chọn thay thế tốt nhất cho các giải pháp ECM (Enterprise Content Management) truyền thống. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể dễ dàng di chuyển (migrate) dữ liệu hiện tại lên Drive và tiếp tục làm việc với ứng dụng của các bên thứ ba như Microsoft Office.

2. Tiếp tục sử dụng các giải pháp quen thuộc – bao gồm cả Microsoft Office

Nhờ khả năng tương thích tốt với các giải pháp, công cụ của những bên thứ ba, quá trình giúp người dùng làm quen với Drive Enterprise ̣(adoption process) sẽ trở nên rất nhẹ nhàng và đơn giản. Người dùng có thể mở và bình luận trực tiếp trên 60 loại định dạng tệp khác nhau, bao gồm cả tệp tin của Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint,…) và có thể làm trên Web hay trên điện thoại một cách linh hoạt. Drive Enterprise cũng giúp mọi người có thể nắm bắt được tinh thần làm việc chung bằng cách hiển thị những thông tin như: ai đang chủ động chỉnh sửa các tệp, ai đang làm việc cùng nhau để thống nhất và tránh mâu thuẫn nội dung,… Nền tảng này của Google cũng hoạt động với các công cụ phổ biến dành doanh nghiệp như Slack hay Salesforce.

3. Bảo vệ nội dung doanh nghiệp nhờ hệ thống bảo mật Google

Với Drive Enterprise, quản trị viên có thể giúp nhân viên dễ dàng truy cập vào nguồn kiến thức, tài liệu cần thiết mà vẫn đảm bảo được sự an toàn đối với toàn bộ “chất xám” của doanh nghiệp. Bên cạnh những tính năng giới hạn quyền truy cập như Drive thông thường, Drive Enterprise còn ngăn người dùng chia sẻ tệp chứa thông tin nhạy cảm với những người bên ngoài doanh nghiệp của bạn, thông qua:

• Data Loss Prevention (DLP – Ngăn chặn mất dữ liệu): Quét các thông tin nhạy cảm và gửi cảnh báo về cho quản trị viên

• Google Vault: Quản lý, duy trì, tìm kiếm và trích xuất email cũng như cuộc trò chuyện có lưu lại nội dung, phục vụ cho việc tìm kiếm điện tử, điều tra pháp lý

• Team Drive: Kiểm soát và cấp quyền truy cập vào tệp từ mức độ doanh nghiệp (các tài liệu lưu trong Team Drive sẽ thuộc quyền sở hữu của cả team chứ không thuộc sở hữu của cá nhân như trong My Drive bình thường)

4. Tiết kiệm thời gian với trí tuệ nhân tạo (Built-in AI)

Drive Enterprise giúp kết nối người dùng với nội dung mà họ đang tìm kiếm nhờ có sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (Artificial intelligence) và máy học (Machine learning) được tích hợp sẵn. Các tính năng như Quick access – Truy cập nhanh cắt giảm thời gian dành cho tìm kiếm tệp xuống 50%. Khả năng tìm kiềm nhờ Machine Learning cho phép Drive hiển thị nội dung phù hợp và “liên quan” nhất, dựa trên những yếu tố như: những người mà bạn thường xuyên cộng tác cùng, tần suất các cuộc họp và các tệp thường xuyên được chia sẻ,… qua đó giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn.

5. Cộng tác trên nền tảng quản lý nội dung hiện đại

Người dùng Drive Enterprise có thể truy cập nội dung an toàn dù đang ở bất kỳ đâu với bộ nhớ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây. Dễ dàng chia sẻ tệp, yêu cầu cấp quyền truy cập, phê duyệt thông tin, theo dõi các phiên bản nội dung và áp dụng danh mục siêu dữ liệu (meta-data) để tìm tệp nhanh hơn. Drive Enterprise tập trung lưu trữ dữ liệu tệp trên mây, ngăn dữ liệu của công ty bị xâm nhập hoặc bị mất. Và với các công cụ soạn thảo văn bản online Docs, Sheets, Slides, các nhóm có thể làm việc cùng nhau từ mọi nơi trên mọi thiết bị.

Các tính năng của Drive Enterprise

1. Google Vault for Drive

Google Vault cho phép admin thiết lập các chính sách lưu trữ (retention rule) để lưu trữ lại các file tài liệu quan trọng – các file này sẽ không thể bị vô tình/cố ý xóa đi, qua đó đảm bảo việc tuân thủ theo các chính sách của công ty hoặc phụ vụ các yêu cầu pháp lý. Quyền kiểm soát dữ liệu cũng cho phép admin thiết lập các chính sách xóa file – bằng cách này, admin có thể tiết kiệm thời gian khi xử lý từng trường hợp xóa – di rời các tài liệu trong doanh nghiệp.

2. Team Drive

Team Drive là một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu trên mây, được thiết kế để dành cho cả team (Team Drive), khác với ứng dụng Drive thông thường của các tài khoản Google (My Drive). Việc chia sẻ nội dung và quyền sở hữu của mỗi file tài liệu sẽ được quản lý ở cấp độ team hoặc toàn doanh nghiệp và tài liệu lưu trữ trong Team Drive sẽ thuộc về cả team thay vì thuộc về mỗi cá nhân riêng lẻ. Admins có thể quản lý việc truy cập của từng thành viên bằng cách cho phép/giới hạn họ chỉnh sửa, bình luận, sắp xếp lại hoặc xóa file.

Với những tính năng đặc biệt trên, có thể nói Team Drive là một giải pháp giúp đơn giản hóa việc quản lý nội dung, đặc biệt là với những team có cấu trúc nhân sự thường xuyên thay đổi. Khi một người rời đi, tất cả tài liệu và dữ liệu của họ vẫn được giữ nguyên trên Team Drive, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, sắp xếp và bảo quản tài liệu. Và khi có một nhân viên mới vào, họ có thể dễ dàng truy cập toàn bộ tài liệu của người tiền nhiệm ngay trên Team Drive.

Bên cạnh đó, một trong nhữn tính năng nổi bật của Drive chính là Quick Access – Truy cập nhanh. Quick Access ứng dụng sức mạnh của Machine Learning để dự đoán và đưa ra những tài liệu mà người dùng đang muốn tìm kiếm, dựa trên các yếu tố như: Thành viên nào thường xuyên chia sẻ file, ngày và giờ diễn ra một buổi họp online được đặt lịch từ trước.

3. Data Loss Prevention – Ngăn chặn mất dữ liệu

Trong thời đại công nghệ như hiện nay, dữ liệu chính là một dạng “dầu mỏ” quý hiếm của các doanh nghiệp.  Bởi vậy, dù đang được lưu trữ ở đâu thì việc bảo vệ dữ liệu mật của công ty cũng là một trong những vấn đề sống còn.Với Data Loss Prevention (DLP), Google mang đến cho admin quyền kiểm soát cao hơn liên quan tới cách dữ liệu được chia sẻ ra ngoài công ty. DLP sẽ phân tích các file tài liệu trong Team Drive của doanh nghiệp để tìm kiếm các nội dung nhạy cảm. Từ đây, admin có thể thiết lập các chính sách xử lý vấn đề mỗi khi một nội dung nhạy cảm được phát hiện. Admin cũng có thể kiểm soát xem thành viên có thể chia sẻ những nội dung nào ra bên ngoài thông qua việc cấu hình các quy định cụ thể.

4. Di chuyển dữ liệu lên Drive Enterprise

Google đã mua lại AppBridge – một công cụ di chuyển dữ liệu ở cấp độ doanh nghiệp lớn, giúp  quá trình di chuyển lên Cloud của các đơn vị diễn ra dễ dàng hơn rất nhiều. Dù đang lưu trữ dữ liệu trên server của công ty, các giải pháp hybird, hay đang sử dụng dịch vụ Cloud của các đơn vị cung cấp khác, AppBridge cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp di chuyển khối lượng thông tin đó lên Google Drive. Với AppBridge, dữ liệu từ hệ thống quản lý tài liệu của công ty như SharePoint có thể được di chuyển lên Google Docs nếu cần. Quyền truy cập của các file vẫn được giữ nguyên sau khi di chuyển, vì thế doanh nghiệp sẽ không mất thời gian thiết lập lại cấu trúc quyền truy cập dữ liệu.

Cụ thể, doạnh nghiệp có thể kì vọng ở AppBridge:

• Một dịch vụ di chuyển dữ liệu “end-to-end” (cung cấp dịch vụ trọn gói)
• Được thiết kế để di chuyển dữ liệu của các môi trường phức tạp và các khối dữ liệu lớn của các tập đoàn
• Được tư vấn và lên kế hoạch cụ thể trước khi di chuyển dữ liệu, cũng như theo dõi và quản lý kết quả một cách cụ thể
• Di chuyển luôn cả các thiết lập bảo mật đang có sẵn của tài liệu, vì thế vẫn đảm bảo được tính bảo mật ở cấp độ doanh nghiệp

Với những tính năng trên, Drive Enterprise là một lựa chọn phù hợp với những doanh nghiệp tin tưởng sản phẩm của Google nhưng chưa có nhu cầu di chuyển toàn bộ hệ thống hiện tại sang G Suite. Không chỉ là nơi lưu trữ và quản lý nguồn tài nguyên doanh nghiệp một cách hiệu quả, nền tảng của Google còn mang đến một công cụ kiểm soát quyền truy cập và nền tảng cộng tác cho các thành viên trong và ngoài công ty, đặc biệt là những đơn vị sở hữu lượng tài liệu khổng lồ và cấu trúc quyền truy cập phức tạp.

Chi phí của Drive Enterprise được tính như thế nào?

8$/tháng cho mỗi tài khoản active* + 1$/25GB/tháng cho phần lưu trữ. Với chi phí này, Drive Enterprise chính là giải pháp quản lý và chia sẻ tài liệu đầu tiên trên thị trường cung cấp cách tính giá dựa trên dung lượng mà người dùng thực sử dụng – tức là người dùng chỉ phải cho tiền cho những gì họ dùng và tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với các nền tảng khác.

*Thế nào là một tài khoản active và hoạt động (active user)?

Một hoạt động được định nghĩa là bất kỳ điều gì xuất hiện trong Drive Audit. Điều này cũng giống như những hoạt động mà người dùng nhìn thấy trong Admin Console. Ví dụ, một active user sẽ:

• Tạo ra sự thay đổi: Tạo, tải lên, chỉnh sửa, đổi tên, di chuyển, thêm vào một thư mục, di chuyển khỏi thư mục, đưa vào thùng rác, xóa, đưa ra khỏi thùng tác, sắp xếp tệp tin,…
• Truy cập: xem, tải, xem trước (preview), in
• Sử dụng API cũng tạo ra các hoạt động

Để có thêm tư vấn cụ thể về việc ứng dụng song song Drive Enterprise cùng các phần mềm khác trong công ty, bạn có thể liên hệ Gimasys – Đối tác ủy quyền cung cấp dịch vụ Drive Enterprise tại Việt Nam – để được hỗ trợ:

• Email: gsuite@gimasys.com
• SĐT: Hà Nội | 0987 682 505 hoặc TP. Hồ Chí Minh | 0974.417.099
• Dùng thử miễn phí: Link 

 

Cập nhật: Gimasys