Slide thumbnail

Cập nhật kiến thức Google Cloud

Kiến thức

Phải làm gì khi hết dung lượng lưu trữ trong Gmail?

09/07/2018

Hiện tại dung lượng lưu trữ của mỗi tài khoản Gmail mặc định là 15GB. Đặc biệt với người dùng dịch vụ G Suite (Gmail theo tên miền doanh nghiệp), người dùng sẽ có ít nhất 30GB đối với bản Basic. Tuy nhiên khi tài liệu lưu trữ không chỉ là các văn bản thông thường mà còn là video, hình ảnh, bản thiết kế,… thì theo thời gian, khả năng cao là bộ nhớ đó sẽ không đủ. 

Có thể bạn chưa biết: Tổng dung lượng của một tài khoản sẽ được sử dụng cho cả Gmail, Google Drive, Google Photos. Vậy làm thế nào để sử dụng dung lượng một cách tối ưu và hiệu quả nhất? Bạn cần nắm rõ một số vấn đề sau:

 

1. Điều gì dẫn đến việc tốn dung lượng?

Các mục không làm tốn dung lượng lưu trữ

Google quy định các tập tin hay mục được tạo ra bởi các ứng dụng của Google thì sẽ không tính dung lượng. Bao gồm:

Google Drive:

    • Các tập tên tin được tạo bởi ứng dụng Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites và tập tin trong “Shared with me”. Tức là nếu cùng một nội dung, nếu bạn tạo file đó trong word rồi mới up lên Drive thì sẽ tốn dung lượng. Nhưng nếu ngay từ đầu tạo bằng Google Docs thì sẽ không chiếm bất kì MB trong tài khoản của bạn.
    • Chỉ những tập tin bạn là chủ sở hữu (owner) mới chiếm dung lượng Google Drive.

 

Google Photos:

    • Những ảnh và những video được lưu trữ ở kích thước “High Quality” (Chất lượng cao) sẽ được hưởng bộ nhớ không giới hạn và miễn phí.
    • Khi bạn lưu ở kích thước “High quality”, hình ảnh và video sẽ được nén lại để tiết kiệm bộ nhớ mà vẫn đảm bảo được chất lượng của file.

 

Pixel phones:

    • Khi sử dụng điện thoại Pixel của Google, bạn có thể sao lưu dự phòng không giới hạn ảnh và video vào Google Photo. 

 

Các mục chiếm giữ dung lượng lưu trữ

 

Google Drive:

    • Hầu hết các tập tin mà bạn lưu trong “My Drive” đều chiếm dung lượng bộ nhớ, bao gồm các file PDFs, ảnh, video (do yếu tố công việc nên người dùng không phải lúc nào cũng có thể tạo và lưu file bằng Docs, Sheets, Slides,…)
    • Các mục trong thùng rác của bạn

 

Gmail:

    • Tin nhắn và tập tin đính kèm.
    • Bao gồm cả các mục trong thư mục Spam và Thùng rác.

 

Google Photos:

    • Những ảnh và video lưu trữ bằng “Original” (Kích thước ban đầu). Khi tải ảnh và video lên và giữ nguyên kích thước ban đầu, những file này sẽ chiếm rất nhiều dung lượng và sẽ bị tính vào dung lượng giới hạn trong tài khoản.

 

 

Sự khác biệt về bộ nhớ trong Google Drive

Khi bạn sử dụng Google Drive cho máy tính cá nhân (Backup and Sync), bạn có thể thấy các file được lưu trên đây chiếm dung lượng theo một cách khác (so với việc lưu trên bộ nhớ đám mây drive.google.com):

  • Các mục trong Thùng rác sẽ chiếm dung lượng trong Google Drive, nhưng nó sẽ không được đồng bộ với máy tính.
  • Các mục được chia sẻ với bạn sẽ chiếm dung lượng trên máy tính của bạn, nhưng không chiếm dung lượng trên Google Drive
  • Các file ở trong nhiều thư mục sẽ được đồng bộ với tất cả thư mục trên máy tính của bạn, do đó chiếm nhiều dung lượng lưu trữ hơn.
  • Nếu bạn chỉ đồng bộ một số thư mục về máy tính, dung lượng lưu trữ trên máy tính sẽ ít hơn những gì hiển thị trên Google Drive.
  • Máy tính của bạn sẽ hiển thị thông tin về kích thước tập tin hơi khác trên Google Drive (drive.google.com) do yêu cầu của MAC hoặc PC.

 

Dung lượng lưu trữ

 

2. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn hết dung lượng?

Nếu không gian lưu trữ của bạn hết, tất cả các tập tin sẽ của bạn vẫn sẽ được lưu trữ nhưng bạn sẽ không thể lưu trữ những thứ mới. Như:

Google Drive:

  • Bạn sẽ không thể đồng bộ hoặc tải lên các tập tin mới. Việc đồng bộ giữa thư mục Google Drive trên máy tình và My Drive trên web sẽ bị dừng. Bạn vẫn có thể tạo các tài liệu bằng các ứng dụng của Google (Docs, Sheets,…) vì chúng không chiếm thêm dung lượng.

Gmail:

  • Bạn sẽ không thể nhận thêm bất cứ tin nhắn nào của khách hàng hoặc người gửi cho bạn. Các tin nhắn này sẽ bị trả về với người gửi.

Google Photos:

  • Bạn sẽ chỉ có thể tải lên ảnh và video mới mà được lưu trữ ở  “High Quality”.

 

3. Bạn cần làm gì khi hết dung lượng lưu trữ?

Giải pháp 1: Làm sạch không gian lưu trữ

Trong giải pháp này, chúng ta sẽ làm sạch không gian bộ nhớ trong Google Drive, Gmail và Google Photo với những tập tin không cần thiết. Tại đây, bạn sẽ phải thực hiện bằng cách sau:

Google Drive:

  1. Truy cập vào Google Drive.
  2. Vào “My Drive” và lựa chọn các thư mục, tập tin không cần thiết bằng cách nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Chuột trái”
  3. Chọn Trash   ở góc trên bên phải màn hình hoặc bạn nhấn chuột phải và chọn “Remove”.

Lưu ý: Khi bạn chọn các thư mục và tập tin và chọn xóa thì các thư mục và tập tin đó sẽ chưa bị xóa luôn ra khỏi hệ thống Google mà sẽ lưu ở trong “Thùng rác” và vẫn chiếm dung lượng bộ nhớ.

     4.Ở bên màn hình bên trái bạn vào Thùng rác: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thư mục và tập tin ở trong thùng rác .

     5. Chọn các thư mục và tập tin cần xóa khỏi thùng rác. Chuột phải chọn “Delete Forever” (Xóa vĩnh viễn)

Ở bước này bạn sẽ phải xóa một lần nữa các thư mục và tập tin. Khi đó, hệ thống mới xác nhận việc xóa các thư mục và tập tin trên, đồng nghĩa với việc giải phóng bộ nhớ và không gian lưu trữ.

Gmail:

Xóa những email không cần thiết.

  1. Lựa chọn các email cần xóa hoặc sử dụng tìm kiếm để lọc danh sách email cần xóa và chọn Xóa
  2. Ở bên trái màn hình, vào More (Danh sách mở rộng) > Trash (Thùng rác)
  3. Ở trên màn hình, chọn “Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ

***Lưu ý: Thường thì các email ở trong thùng rác hơn 30 ngày hệ thống sẽ tự động xóa.

 

Xóa email Spam:

  1. Ở bên trái màn hình, Chọn More > Spam
  2. Ở bên trên màn hình, chọn “Xóa tất cả thư spam ngay bây giờ” hoặc bạn có thể chọn từng email. Sau đó, chon “Xóa vĩnh viễn”.

 

Google Photo

 

Thay đổi chất lượng ảnh và video lưu trữ:

Ở phần này bạn làm sạch không gian lưu trữ bằng cách thay đổi thông tin ảnh và video của bạn từ “Nguyên bản” thành “Chất lượng cao”. Điều này sẽ không làm tốn dung lượng lưu trữ của bạn.

  1. Vào Google Photos -> Settings
  2. Chọn “Khôi phục bộ nhớ”. Điều này sẽ không làm thay đổi chất lượng video và hình ảnh của bạn trong lần tải video và hình ảnh lên lần tiếp theo.

 

Xóa những video và hình ảnh không mong muốn:

  1. Vào Google Photos
  2. Lựa chọn các video và hình ảnh muốn xóa.
  3. Ở trên bên phải màn hình, chọn Xóa hoặc chuột phải và chọn Xóa.
  4. Ở bên trái màn hình, chọn Danh sách mở rộng > Thùng rác.
  5. Chọn Xóa vĩnh viễn video, hình ảnh hoặc lựa chọn video hình ảnh và chọn Xóa.

 

Giải pháp 2: Mua thêm dung lượng lưu trữ

 

Trong giải pháp này sẽ dễ dàng hơn vì bạn sẽ không phải cân nhắc việc xóa những tin nhắn quan trọng hay những tập tin cần thiết cho quá trình làm việc và giao dịch. Mà bạn chỉ cần chi ngân sách cho việc mua thêm dung lượng lưu trữ.

Trong phần này sẽ có 2 lựa chọn cho bạn:

Đối với người dùng cá nhân (tài khoản có đuôi @gmail.com): 

Người dùng có thể sử dụng thẻ thanh toán quốc tế để mua dung lượng Drive trực tiếp từ Google. Bạn chỉ cần truy cập tại đây, bạn sẽ thấy:

    • Dung lượng mà bạn đã sử dụng so với tổng dung lượng lưu trữ.
    • Các gói dung lượng mà bạn có thể mua. Khi click vào các lựa chọn này, bạn sẽ thấy các hướng dẫn tiếp theo để hoàn thành thủ tục mua.
    • Sau này, các gói này sẽ được upgrade lên Google One – một gói lưu trữ, chia sẻ sẽ được Google ra mắt trong thời gian tới.

 

Dung lượng Drive

 

Đối với người dùng G Suite (@tencongty.com):

Sẽ có hai lựa chọn:

    • Người dùng có thể tự mua hoặc nhờ admin của doanh nghiệp mua thêm dung lượng cho mình. Để mua thêm dung lượng Drive, bạn làm theo hướng dẫn tại đây. Tuy nhiên khi tự mua bằng thẻ thanh toán quốc tế, khách hàng sẽ không nhận được hóa đơn đỏ từ Google và phải tự thực hiện các bước cấu hình cũng như tự liên hệ với Google khi có yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật. 
    • Doanh nghiệp mua qua đối tác của Google tại Việt Nam: Khi mua qua các đối tác của Google, khách hàng sẽ nhận được hóa đơn đỏ trong khi mức giá là bằng nhau. Ngoài ra khách hàng sẽ được đội ngũ chuyên viên Gimasys hỗ trợ kỹ thuật khi có yêu cầu.

 

***Lưu ý: Khi sử dụng G Suite:

  • Drive và các dịch vụ add-on trong G Suite đều được bán theo license. Sau khai mua license Drive, admin gán (assign) license cho tài khoản nào, tài khoản đó mới có quyền sử dụng dung lượng đã mua.
  • Dung lượng mua thêm không được sử dụng để chia nhỏ ra nhiều tài khoản.
  • Admin có quyền chặn việc người dùng tự mua thêm dung lượng hay gia hạn thêm dung lượng, hoặc ngăn người dùng sử dụng Gmail, Google Drive, Google Photos.

 

Đối với nhu cầu lưu trữ với khối lượng lớn (các file thiết kế, video, hình ảnh,….) và 30GB là không đủ, doanh nghiệp có thể tham khảo các phiên bản cao hơn là G Suite – Business hay Enterprise với dung lượng lưu trữ không giới hạn.

Cập nhật: Gimasys 

 

Có thể bạn quan tâm: 

  1. Có hay không G Suite giá rẻ trả phí một lần
  2. Quản lý bán hàng hiệu quả hơn với G Suite kết hợp CRM
  3. Hướng dẫn tạo Gmail theo tên miền doanh nghiệp G Suite
  4. Giới hạn lượng Email gửi đi trong Gmail và những điều cần biết
  5. Email cho doanh nghiệp G Suite hay Mail Hosting
 

Kiến thức

Trung tâm cập nhật và hỗ trợ dành cho quản trị viên và người dùng