Tại sao doanh nghiệp nên chuyển từ Gmail miễn phí sang Gmail trả phí?

Hiện nay một số công ty vẫn đang sử dụng điện thoại hay Gmail cá nhân để làm phương tiện liên hệ chủ yếu với khách hàng và đối tác. Tuy nhiên trong thời đại công nghệ, với khối lượng thông tin được truyền đi mỗi ngày lớn như hiện nay, việc có một hệ thống email chuyên nghiệp không chỉ thúc đẩy hiệu quả trao đổi thông tin, nâng cao uy tín mà còn bảo vệ được dữ liệu của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu được tại sao nên chuyển từ việc sử dụng email cá nhân sang Email Google Workspace – dịch vụ Gmail dành cho doanh nghiệp của Google.

Email Google Workspace là gì?

Hiểu một cách đơn giản, Google Workspace là phiên bản cao cấp hơn của Gmail miễn phí mà mọi người vẫn dùng. Workspace Google là một gói ứng dụng bao gồm:

• Gmail theo tên miền riêng của công ty, đảm bảo tính ổn định, bảo mật và chống spam, virut hiệu quả. Ví dụ: nguyenhoa@tencongty.com thay vì nguyenhoa@gmail.com như bản miễn phí.
• Các ứng dụng khác để phục vụ cho việc trao đổi thông tin, sáng tạo nội dung, kiểm soát cho cả các nhà quản lý và những nhân viên. Ví dụ: Drive, Docs, Sheets, Slides, Hangouts Meet, Hangouts Chat,…

Với giao diện đã trở nên vô cùng quen thuộc với người dùng cá nhân, việc lựa chọn dịch vụ Google Workspace không chỉ đảm bảo được chất lượng của hệ thống, mà còn đảm bảo rằng các nhân viên sẽ không gặp phải bất kì trở ngại nào trong việc ứng dụng giải pháp này.

Tại sao nên chuyển từ Gmail miễn phí lên Gmail cho doanh nghiệp?

• Tài khoản Gmail là tài sản của doanh nghiệp:

Gmail cá nhân là tài khoản của mỗi cá nhân, vì thế khi nhân viên nghỉ việc, mọi dữ liệu và thông tin họ đã nắm được trong thời gian làm việc của công ty cũng theo đó mà đi mất. Trái lại, tài khoản Gmail theo tên miền của doanh nghiệp là tài sản của công ty, được cung cấp cho các nhân viên sử dụng. Tức là khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thể thu hồi lại tài sản đó. Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc, admin có thể thu hồi lại tài khoản và thay đổi password, các dữ liệu cũng có thể được lưu trữ lại chứ không rơi vào tình trạng “không cánh mà bay”, thậm chí là “không cánh mà bay sang công ty đối thủ” nếu nhân viên sang đó làm. .

• Các file, tài liệu cũng là tài sản của doanh nghiệp:

Với Workspace, các tài liệu mà nhân viên tạo ra trên Google Docs, Sheets, Slides cũng thuộc về doanh nghiệp. Lưu ý rằng: Google Drive, cũng giống như Dropbox hay các công cụ lưu trữ khác, là một ứng dụng để doanh nghiệp có thể backup dữ liệu lên Cloud. Thậm chí doanh nghiệp có thể đưa ra chính sách yêu cầu mọi nhân viên trong công ty phải backup dữ liệu đang lưu trong máy tính lên Google Cloud để tránh tình trạng mất cắp, hay hỏng thiết bị làm mất hết các file của công ty. Ứng dụng Backup & Sync hay Drive File Stream đều có thể làm được điều này.

• Quản lý việc chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp

Nếu tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều sử dụng GG Workspace thì việc chia sẻ cũng như trao đổi thông tin dễ dàng hơn rất nhiều.

Thứ nhất: các tài liệu chia sẻ giữa các thành viên trong công ty, hoặc chia sẻ từ các thành viên trong công ty ra ngoài với đối tác, khách hàng có thể cài đặt chế độ bảo mật. Ví dụ như: hạn chế quyền xem/bình luận/chỉnh sửa hoặc đặt thời hạn phiên truy cập vào tài liệu. Người dùng cũng có thể ngăn chặn các thành viên khác tải, sao chép hay in tài liệu của công ty.

Thứ hai, doanh nghiệp có thể thiết lập hẳn chính sách bảo mật cho công ty bằng cách quản lý luồng mail của nhân viên với Google  Workspace.

• Tạo địa chỉ mail cho một nhóm – group business email

Công ty có thể tạo group mail như infor@tencongty.com hoặc support@tencongty.com,… Admin sẽ có thể cài đặt, cấu hình luồng mail gửi đến và gửi đi từ các địa chỉ group mail đó mà không mất thêm chi phí. Ngoài ra, admin cũng có thể tạo ra các tổ chức con trong doanh nghiệp (Organizational Unit) và áp dụng các cài đặt dành riêng cho nhóm này.

• Tạo nhiều địa chỉ email

Người dùng Gmail của Google Workspace – gmail doanh nghiệp có thể tạo nhiều địa chỉ email alias. Ví dụ:

nguyenphong@tencongty.com

nguyenphong.sale@tencongty.com

nguyenphong.business@tencongty.com

Với email alias, bạn có thể hiểu là “All roads lead to Rome”, các email gửi đến các địa chỉ trên đều sẽ tập hợp về một inbox. Điều này rất hữu ích khi bạn phải làm việc với nhiều đối tác, công ty khác nhau. Ví dụ địa chỉ nguyenphong.sale@tencongty.com sẽ được dùng để giao tiếp với khách hàng, các email gửi đến nguyenphong@tencongty.com có thể ngầm hiểu là các email không liên quan đến công việc.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể tạo nhiều domain với Google Workspace.  Nếu tên công ty bạn là Thành Đô và chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu, bạn có thể tạo email tên miền với nhiều domain khác nhau. Ví dụ: nguyenphong@thanhdo.com hoặc nguyenphong@xuatnhapkhauthanhdo.com, miễn là bạn sở hữu cả 2 tên miền thanhdo.com và xuatnhapkhauthanhdo.com.

> Tham khảo: Top 4 Dịch Vụ Email Theo Tên Miền Uy Tín Nhất Hiện Nay

• Tăng cường bảo mật với hai bước xác thực – 2 step verification

Việc bảo mật trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh như hiện nay là vô cùng quan trọng. Trung tâm ứng cứu khẩn cấp máy tính Việt Nam (VNCERT) đã chỉ ra rằng Việt Nam nằm trong số những nước có nguy cơ bị tấn công mạng nhiều nhất, các cuộc tấn công mạng với mã độc như Wannacry, Grandcab đều xuất hiện nạn nhân là các doanh nghiệp Việt và một trong số những nguyên nhân phố biến là chính sự chủ quan trong việc tự bảo vệ mình.

Với Google, việc bảo mật được thực hiện vô cùng chặt chẽ. Trước hết là ở bước đăng nhập. Nếu bạn log in vào tài khoản từ một thiết bị lạ hay từ một địa điểm lạ, Google đều sẽ gửi cảnh báo về máy. Chưa kể, bạn có thể cài đăt hai bước xác thực cho tài khoản của mình. Đặc biệt nếu bạn nắm quyền admin của doanh nghiệp, bạn sẽ có nhiều quyền cài đặt, và thiết lập quy định bảo mật để phù hợp với chính sách của công ty.

Gmail cho doanh nghiệp có gì ngoài….Gmail?

Với hơn 5 triệu doanh nghiệp đang trả phí cho dịch vụ Google Workspace trên toàn cầu, bạn có thể yên tâm rằng mọi quan ngại về một hệ thống email đều có thể được giải đáp bởi Google – ông lớn trong ngành công nghệ thế giới. Tuy nhiên, có một điều quan trọng mà không phải doanh nghiệp nào cũng nhận ra: GG Workspace không chỉ đơn giản là một hệ thống email chất lượng do Google cung cấp, nó còn chứa đựng cả một hệ sinh thái mà chắc chắn các thành viên trong doanh nghiệp đều cần phải sử dụng:

• Drive – với 30GB lưu trữ trên đám mây, cùng với quyền quản lý, kiểm soát những dữ liệu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Tất nhiên nếu dùng Gmail miễn phí, mỗi cá nhân đều có quyền tự quản lý tài liệu của mình (phân quyền edit/comment/view,..). Nhưng nhìn từ góc độ admin, làm sao có thể quản lý hoạt động của những cá nhân ấy? GG Workspace chính là câu trả lời cho doanh nghiệp.
• Docs, Sheets, Slides – Hiện tại, đa số mọi người vẫn quen với việc sử dụng Word, Excel hay PowerPoint của Microsoft. Tuy nhiên, quy trình: soạn thảo văn bản > nhấn lưu > chèn file đính kèm vào email > gửi cho đồng nghiệp/đối tác > người khác tải về > chỉnh sửa > lưu > tải lên email > gửi lại… – Vòng luẩn quẩn này lặp lại cho đến khi thực sự chốt được một file tài liệu phiên bản cuối cùng (hoặc các phiên bản “final version 1”, “final version 2”,…). Thay vào đó, Docs – Sheets – Slides cũng với những tính năng tương tự, nhưng lại mang theo những ưu điểm của sản phẩm cloud cùng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo. Tất cả mọi người có thể cùng một lúc làm việc trên cùng một văn bản, trong thời gian thực, dù họ ở bất kì nơi đâu, đang sử dụng laptop hay điện thoại. Nội dung được tạo ra sẽ được tự động lưu lại. Bên cạnh đó, các tính năng như xem lại lịch sử chỉnh sửa, comment, đặt thời hạn truy cập,… không chỉ là công cụ hữu hiệu cho teamwork mà còn hình thành thói quen bảo mật đối với tài liệu trong doanh nghiệp.

• Hangouts Chat, Hangouts Meets: Ứng dụng để Chat và hội nghị truyền hình (video conference), xóa bỏ mọi rào cản về không gian và thời gian. Với giao diện đơn giản, các thành viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng tham gia các cuộc họp trực tuyến với khách hàng chỉ với một cú nhấp chuột.
• Google Sites, Google+: Tùy vào mục đích của mỗi doanh nghiệp, các ứng dụng này thường được sử dụng để làm website hoặc cổng thông tin nội bộ (intranet portal). Ngoài ra, đây cũng là công cụ để chứa đựng kho kiến thức, chia sẻ kinh nghiệm, đào tạo hay xây dựng văn hóa công ty.
• Google Vault: Ứng dụng giúp admin tìm kiếm, lưu trữ và trích xuất dữ liệu nhằm phục vụ nhu cầu eDiscovery đó của doanh nghiệp.

Nhìn chung, trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, ai cũng có thể tự lựa chọn cho mình những ứng dụng, phần mềm để đáp ứng nhu cầu công việc. Dù là liên hệ trao đổi thông tin, lưu trữ hay chia sẻ, cộng tác,… người ta có thể nhanh chóng nghĩ đến Skype, Zalo, Dropbox, Evernote. Điều này sẽ dễ dẫn đến tình trạng “shadow IT“ – khi mà những phần mềm, ứng dụng mà nhân viên dùng để làm việc không được hỗ trợ hoặc không có sự đồng ý của bộ phận IT.

Tuy ngày nay IT không còn phải lo đến cơ sở hạ tầng hay thậm chí là quản lý các ứng dụng này, nhưng thực tế, họ vẫn phải chịu trách nhiệm về vấn đề bảo mật và đảm bảo nhân viên tuân thù theo các chính sách bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp. Chính vì thế, việc sử dụng một bộ ứng dụng như Google Workspace Email – không chỉ đáp ứng được yêu cầu của các thành viên trong công ty, mà còn mang lại quyền kiếm soát chặt chẽ từ mức độ toàn doanh nghiệp (domain-wide setting) hay chi tiết đến từng người dùng (individual user-level), tất cả đều được thực hiện trên một bảng quản trị tập trung – admin console.

Liên hệ Gimasys để được tư vấn chiến lược chuyển đổi phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp của bạn và trải nghiệm miễn phí bộ ứng dụng Google Workpsace: 

Hotline: Hà Nội: 0987 682 505 – Hồ Chí Minh: 0974 417 099

Email: gcp@gimasys.com

Cập nhật: Gimasys