Team Drive: Xuất hiện vai trò mới – Content manager (cùng phần chuyển đổi)

Có gì mới? Trong tháng 9, Google đã thông tin cho bạn về một vai trò mới – Content manager – (người quản lý nội dung) sẽ sớm xuất hiện trong Team Drives. Bên cạnh đó, Google cũng đã cung cấp một lựa chọn để người dùng chuyển đổi vai trò của mình, qua đó giúp doanh nghiệp có thể tận dụng đầy đủ chức năng vai trò mới. Xem chi tiết của thông báo đó tại đây.

Những thay đổi này hiện đã bắt đầu có hiệu lực. Cùng với vai trò mới, Google cũng sẽ cập nhật tên gọi các vai trò (membership role) của các thành viên hiện tại trong Team Drives. Bài viết này sẽ cung cấp thêm chi tiế về những điều bạn cần biết khi các thay đổi này được triển khai.

Mốc thời gian cho những sự thay đổi

Đối với doanh nghiệp thuộc chương trình Rapid Release (cập nhật nhanh):

• Tên gọi mới của các vai trò trong Team Drives:  xuất hiện vào ngày 10/10/2018.
• Vai trò mới và lựa chọn chuyển đổi tự động: xuất hiện vào ngày 15/10/2018.

Đối với doanh nghiệp thuộc chương trình Scheduled Release (cập nhật theo lịch)

• Tên gọi mới: xuất hiện vào ngày 17/10/2018.
• Vai trò mới: xuất hiện vào ngày 22/10/2018.
• Lựa chọn chuyển đổi tự động: bắt đầu vào ngày 29/10/2018.

So sánh Google My Drive và Team Drives

Tên gọi mới cho các vai trò trong Team Drives

Các vai trò hiện tại cho thành viên Team Drives sẽ nhận được tên mới:

• “Full access” (Toàn quyền truy cập) giờ đây sẽ được gọi là “Manager” (Người quản lý).
• “Edit access” (Quyền chỉnh sửa) giờ đây sẽ là “Contributor” (Cộng tác viên).
• “Comment access” (Quyền bình luận) giờ đây sẽ là “Commenter” (Người bình luận).
• “View access” (Quyền xem) giờ đây sẽ là “Viewer” (Người xem).
• Bên cạnh đó cũng sẽ có vai trò mới, “Content manager” (Người quản lý nội dung). Xem bên dưới để biết thêm chi tiết.

Vai trò mới trong Team Drives “Content manager” – Người quản lý nội dung

Người dùng có vai trò Content manager sẽ có thể chỉnh sửa, sắp xếp lại và xóa nội dung trong Team Drives nhưng sẽ không thể sửa đổi cài đặt hoặc thành viên của Team Drives. Content manager sẽ là vai trò mặc định đối với các thành viên mới của Team Drives (thay vì là “Full access” như trước đây).

Google khuyến cáo người dùng Drive File Stream cũng nên sử dụng vai trò Content manager, vì nó sẽ giúp việc quản lý các tập tin trong Team Drives dễ dàng hơn thông qua hệ thống tập tin của máy tính hoặc giao diện web của Drive.

Nếu đã tham gia, việc tự động chuyển đổi sẽ bắt đầu sớm.

Nếu trước đây bạn đã chọn tham gia ứng dụng các thay đổi này, việc chuyển đổi người dùng từ vai trò “Edit access” sang “Content manager” sẽ sớm diễn ra. Khi việc chuyển đổi xảy ra, người dùng và admin sẽ không được gửi thông báo, nhưng sẽ thấy phần mô tả vai trò thay đổi khi họ click vào xem quyền truy cập trong Team Drive. Xin nhắc lại, quá trình chuyển đổi có nghĩa là:

• Tất cả người dùng cá nhân và nhóm – thuộc doanh nghiệp, và là thành viên của Team Drives – từ “Edit access“ sẽ trở thành “Content managers”.
• Tất cả những người dùng bên ngoài – không thuộc doanh nghiệp nhưng lại là thành viên của Team Drives – sẽ không được chuyển đổi; trừ khi họ là thành viên của một nhóm mà nhóm đó có bao gồm người dùng của công ty.

Nếu họ ở trong một nhóm có người dùng công ty và nhóm đó là thành viên của Team Drives, với “Edit access”:  nhóm sẽ được chuyển đổi và kết quả là những người dùng bên ngoài đó cũng sẽ có vai trò “Content manager”.

Lưu ý: Cơ hội lựa chọn tham gia vào việc chuyển đổi hiện đã đóng và Google không chấp nhận bất kỳ yêu cầu chuyển đổi bổ sung nào.

Cập nhật phiên bản phần mềm mới nhất để sử dụng các tính năng mới

Để đảm bảo bạn có được các tính năng này trên tất cả các thiết bị của mình, hãy đảm bảo ứng dụng của bạn được cập nhật. Bạn nên sử dụng các phiên bản sau:

• Ứng dụng Google Drive trên Android – sử dụng phiên bản 2.18.372 trở lên.
• Ứng dụng Google Drive trên iOS – sử dụng phiên bản 4.2018.40 trở lên.
• Google Drive File Stream – phiên bản 27.1.49.1806 trở lên trên Windows và 27.1.49.2230 trở lên trên OSX.

Cập nhật: Gimasys