Các tính năng nâng cao của Google Workspace dành cho doanh nghiệp

25/10/2023

Từ hội nghị truyền hình, cộng tác online cho đến bảo mật khi làm việc từ xa, dịch vụ Google Workspace cung cấp cho các tổ chức những công cụ cần thiết để tiếp tục phát triển doanh nghiệp của mình. Bộ công cụ này giúp bạn dễ dàng hoàn thành công việc ở mọi nơi nhờ các ứng dụng cộng tác tài liệu, trò chuyện và họp video an toàn. Google đã công bố một số cập nhật thú vị trong quý vừa qua cho bộ ứng dụng cộng tác và năng suất thông minh. Để giúp bạn nắm rõ hơn, bài viết này sẽ phổ cập các tính năng nâng cao của Google Workspace dành cho doanh nghiệp.

Mục Lục

Tổng quan

Google Workspace là một nền tảng đám mây cung cấp các giải pháp kinh doanh linh hoạt cho các tổ chức. Đây là phiên bản mới của G Suite với các công cụ tích hợp nâng cao, mang lại các quy trình hiệu quả và an toàn hơn.

Bộ ứng dụng này cung cấp nhiều công cụ năng suất để liên lạc, hội họp, thuyết trình, cộng tác, v.v. Những tính năng này có thể mang lại lợi ích đáng kinh ngạc cho toàn bộ quy trình kinh doanh của bạn, bao gồm cả dịch vụ hỗ trợ, bộ phận trợ giúp.

Suite Workspace Google cho phép bạn làm việc trên tài liệu hoặc bảng tính từ nhiều thiết bị, ngay cả khi ngoại tuyến. Vì vậy, đây là hệ thống tốt nhất để phối hợp làm việc theo nhóm. Nếu một trong những người trong nhóm của bạn trình bày bản trình chiếu thì những người khác có thể thêm ghi chú của người thuyết trình. Ngoài ra, đây là sản phẩm tốt nhất về khả năng tương thích của thiết bị.

10 tính năng nâng cao của Google Workspace

Gmail để xây dựng thương hiệu

Khi khách hàng của bạn nhận được thư từ tài khoản hiển thị tên miền của công ty thì uy tín cho thương hiệu của bạn sẽ được nâng cao trông thấy. Google Workspace cung cấp tài khoản email cho các doanh nghiệp có tên miền công ty. Nó cung cấp các chức năng tương tự như Gmail đồng thời hỗ trợ phát triển thương hiệu của bạn.

Vì vậy, nhân viên của bạn sẽ được tận hưởng trải nghiệm người dùng giống như trong Gmail và thương hiệu của bạn sẽ có được bộ mặt đáng tin cậy. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được các tiện ích email cao cấp này mà không cần thiết lập bất kỳ máy chủ email nào. Các tổ chức có thể thêm hoặc xóa tài khoản của người dùng theo yêu cầu. Ngoài ra, một tài khoản có thể có tối đa 30 tài khoản liên quan để nhận cùng một thư từ bạn và nhóm của bạn.

Google Drive để quản lý tệp

Tất cả người dùng Google đều có tài khoản Google Drive để lưu trữ và quản lý các tệp và tài liệu. Bạn có thể chia sẻ tệp với nhóm của mình và kiểm soát quyền truy cập theo nhu cầu. Ngoài ra, có thể có một drive chung mà tất cả các thành viên trong nhóm có thể truy cập cùng 1 lúc.

Tuy nhiên, trong drive của một người dùng, bạn cần được cấp quyền truy cập thủ công trong lần đầu tiên. Vì vậy, nếu bạn bỏ qua ai đó cần quyền truy cập, người đó phải gửi cho bạn yêu cầu quyền truy cập để cấp quyền. Trong Drive nhóm, mọi người trong nhóm đều có quyền truy cập tự động. Ngoài ra, quản trị viên có thể thêm hoặc xóa thành viên ngay lập tức khỏi quyền truy cập vào bất kỳ dữ liệu nào.

Google Meet để cộng tác

Tạo sự cộng tác nhóm là một nhiệm vụ phức tạp và nó trở nên khó khăn hơn trong trường hợp nhân viên làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Các ứng dụng cộng tác từ phiên bản Workspace dành cho doanh nghiệp cung cấp các tính năng độc đáo để trải nghiệm hoạt động phối hợp theo thời gian thực giữa các nhóm ở xa.

Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng bên thứ 3

Nếu tổ chức của bạn đang sử dụng CRM hoặc các ứng dụng và phần mềm khác, thì bạn có thể dễ dàng tích hợp chúng với Workspace. Nó cho phép nhóm của bạn làm việc dễ dàng trên tất cả các nền tảng. Vì vậy, họ không cần phải di chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác để lấy dữ liệu và điều đó giúp nâng cao năng suất của họ.

Ví dụ: bằng cách tích hợp CRM, nhân viên bộ phận dịch vụ CNTT có thể ghi lại các sự kiện, bài tập, cuộc gọi và email ngay trong Gmail. Họ cũng có thể lấy dữ liệu khách hàng từ CRM tích hợp với Google Workspace và đưa dữ liệu vào Google Sheets.

Admin Console để quản lý ứng dụng, dữ liệu và người dùng

Trong Workspace, bạn có được bộ lưu trữ dữ liệu, nền tảng cộng tác nhóm, v.v. Vì vậy, bạn cần quản lý tất cả ứng dụng, dữ liệu và người dùng.

Google Workspace cũng có tính năng Admin Console để bạn quản lý Workspace của mình một cách hoàn hảo từ một nền tảng duy nhất. Từ Admin Console, bạn có thể thêm hoặc xóa người dùng, quản lý thiết bị và cập nhật cài đặt bảo mật. Ngoài ra, bạn có thể chặn các ứng dụng trái phép và thực hiện các bước xác minh bảo mật mới. Ứng dụng này cũng cung cấp tính năng quét email nâng cao để ngăn chặn mọi mối đe dọa bảo mật.

Quản lý điểm cuối để bảo mật tài khoản của bạn

Workspace cho phép nhóm của bạn truy cập vào tài khoản từ bất kỳ thiết bị nào. Vì vậy, điều quan trọng nhất là đảm bảo rằng nhân viên truy cập dữ liệu từ một thiết bị được bảo mật.

Tính năng Quản lý điểm cuối cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập của thiết bị vào tài khoản Workspace. Tính năng này cũng cho phép bạn hạn chế quyền truy cập vào thiết bị, xem lại mức sử dụng thiết bị và quản lý cài đặt bảo mật. Vì vậy, trong trường hợp thiết bị bị mất, bạn có thể bảo vệ dữ liệu quan trọng bằng cách tháo thiết bị từ xa.

Google Vault để bảo mật dữ liệu doanh nghiệp

Trong Google Vault, bạn có thể giữ lại dữ liệu quan trọng của mình để sử dụng trong tương lai. Bạn cũng có thể lấy dữ liệu từ tài khoản bị tạm ngưng trong trường hợp nhân viên rời công ty. Đối với điều này, Google cho phép bạn đặt quy tắc lưu giữ. Nó giúp bạn khôi phục dữ liệu từ tài liệu đã bị xóa hoặc tài khoản bị treo. Hơn nữa, Vault cho phép bạn theo dõi hoạt động của người dùng để bạn biết nhân viên của mình tìm kiếm, xem và xuất những gì.

Google Site để xây dựng trang web

Cho dù là một doanh nghiệp mới thành lập hay một doanh nghiệp lâu năm, website luôn là phương thức tương tác chính. Bạn cũng có thể cần nhiều trang web để cung cấp các dịch vụ khác nhau hoặc chia sẻ thông tin với khách hàng. Trong mọi trường hợp, Google Sites có thể giúp bạn khởi chạy một trang web mới mà không cần bất kỳ thao tác lập trình nào. Bạn có thể chọn mẫu, kéo và thả nội dung từ Google Drive và trang web mới của bạn đã sẵn sàng.

Quy trình năng suất tự động được hỗ trợ bởi AI

Workspace được hỗ trợ bởi AI, giúp tự động hóa các tác vụ, đảm bảo quy trình kinh doanh hoàn hảo. Ví dụ: nếu bạn ghi chú một cuộc họp trong Calendar, Trợ lý Google sẽ tự động điền thời gian và thêm tất cả người tham dự.

Google Chrome

Bạn có thể mở tài khoản Workspace của mình trong bất kỳ trình duyệt nào, nhưng Google Chrome là sự lựa chọn tốt nhất. Nó giúp tạo thanh dấu trang để bạn có thể mở tài khoản Workspace của mình trên tất cả các thiết bị.

Tổng kết

Google Workspace là một nền tảng đám mây không thể thiếu dành cho những doanh nghiệp, nó cung cấp nhiều tính năng để giúp quy trình kinh doanh của bạn trở lên dễ dàng và bảo mật hơn. Mặc dù tất cả các tính năng đều hữu ích nhưng một số tính năng lại có tác dụng kỳ diệu khi hỗ trợ các chức năng vận hành và hỗ trợ trợ giúp cho quy trình kinh doanh. Trên đây là 10 tính năng nâng cao của Google Workspace – giúp cho bạn nâng cao hiệu suất trong công việc.

Gimasys – Premier Partner của Google tại Việt Nam là đơn vị cung cấp, tư vấn các cấu trúc, thiết kế giải pháp Cloud tối ưu cho bạn. Để biết được hỗ trợ về mặt chuyên môn kỹ thuật, bạn có thể liên hệ Gimasys – Premier Partner của Google tại Việt Nam theo thông tin: