3 lưu ý khi lựa chọn email theo tên miền công ty

Email theo tên miền công ty là một yếu tố căn bản nhưng không kém phần quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng phải lưu ý. Không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp trong công cụ giao tiếp hàng ngày mà nó còn có thể trở thành nền tảng thúc đẩy năng suất làm việc trong và ngoài doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp tới bạn 3 lưu ý quan trọng nhất khi cân nhắc lựa chọn email theo tên miền công ty, dù bạn chưa từng sử dụng hay đang muốn chuyển đổi sang một đơn vị cung cấp mới.

1/ Lựa chọn tên miền cho email doanh nghiệp

Để có thể tạo được email theo tên miền công ty, trước hết bạn cần có tên miền (domain). (Trong trường hợp bạn chưa rõ thì email theo tên miền riêng được cấu tạo từ hai phần: tên miền, và các địa chỉ email thuộc tên miền đó). Sau khi đã có tên miền, bạn mới có thể tạo ra các địa chỉ email cho người dùng theo ý muốn của mình.

Ví dụ: Địa chỉ email nguyenhoa@tencongty.com thì phần sau dấu @ được gọi là tên miền.

Thông thường các doanh nghiệp sẽ sử dụng tên miền này để làm địa chỉ website luôn. Ví dụ như công ty Gimasys sẽ có địa chỉ website là: https://gimasys.com/ và địa chỉ email sẽ có dạng ho-ten-nguoi-dung@gimasys.com. Vì vậy, nếu công ty của bạn đã có website rồi thì bạn chỉ cần lấy thông tin quản trị của tên miền đó đi đăng ký dịch vụ email là được. 

Lưu ý: Bạn phải nắm được thông tin quản trị của tên miền để xác minh rằng tên miền đó thuộc sở hữu của công ty bạn chứ không phải của ai khác, điều này cũng giúp công ty bạn tránh được các trường hợp cố tình mạo danh, lừa đảo.

Những lưu ý khi lựa chọn tên miền cho công ty:

• Phù hợp với thương hiệu: Bạn có thể lấy tên công ty hoặc tên dịch vụ, sản phẩm mà mình cung cấp để làm tên miền, hoặc cũng có thể kết hợp cả hai. Tuy nhiên khi đọc lên cần thấy được sự liên quan và gợi nhớ trực tiếp về doanh nghiệp bạn. 
• Dễ đọc, dễ nhớ: Vì tên miền này sẽ được dùng làm cả địa chỉ website cũng như địa chỉ email, chúng nên ngắn gọn súc tích, nếu không sẽ gây khó khăn cho những khách hàng cần tìm tới bạn trên internet. Nếu công ty bạn có tên thương hiệu và tên sản phẩm dài (hoặc là tên nước ngoài) thì bạn có thể cân nhắc chỉ lựa chọn những chữ cái đứng đầu (tên viết tắt). 
• Không nên chứa các kí tự đặc biệt: Tên miền chứa những kí tự như dấu gạch ngang, gạch dưới,… không chỉ khiến bạn khó truyền đạt tới đối phương, mà còn giảm chất lượng tên miền. Ví dụ email có tên miền chứa dấu “ – “ có thể dễ bị đưa vào diện spam hơn.
• Tên miền “.com” / “.vn” / “.com.vn” ….: Đây đều là những đuôi tên miền phổ biến nhất ở Việt Nam hiện nay. Nếu muốn địa chỉ của mình dễ dàng được tìm kiếm từ các quốc gia khác do sản phẩm hướng tới cả thị trường nước ngoài, bạn có thể lựa chọn tên miền “.com”. Nếu không, tên miền cấp quốc gia (như “.vn”) cũng tốt và giúp bạn xếp hạng tìm kiếm cao hơn trong các quốc gia đó. 

Hiện tại, bạn có thể dễ dàng đăng ký mua của các đơn vị nổi tiếng hiện nay như GoDaddy, PA Việt Nam, Mắt Bão, Tenten,…  Chỉ cần vào website của những đơn vị này và nhập tên miền bạn cần mua, hệ thống sẽ tự động kiểm tra giúp bạn tên miền đó đã có người mua chưa, nếu chưa thì chi phí cho một năm sử dụng là bao nhiêu.

2/ Lựa chọn giải pháp email theo tên miền công ty phù hợp nhất

Sau khi đã có tên miền, việc quan trọng tiếp theo là lựa chọn giải pháp email phù hợp. Hiện tại trên thị trường có rất nhiều giải pháp email theo tên miền, đa dạng cả về chi phí, chất lượng và tính năng. Tuy nhiên, để cho dễ hình dung và lựa chọn, các giải pháp này có thể được chia làm hai nhóm:

• Email hosting truyền thống (On-premise): Email hosting là dịch vụ lưu trữ email trực tuyến thường được các nhà cung cấp dịch vụ hosting cung cấp.  Thông thường, các giải pháp email hosting truyền thống cũng là giải pháp được các đơn vị trong nước cung cấp. Đặc điểm của những giải pháp này là bán theo gói. Ưu điểm lớn nhất chính là giá rẻ. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy những gói dịch vụ cho phép tạo 50 email, tổng dung lượng là 50GB với chi phí chỉ chưa đến 200.000/tháng. 

Tuy nhiên, với mức giá này thì người dùng cũng gặp nhiều hạn chế:

• • Dung lượng: Vì sử dụng hosting nên khả năng lưu trữ của email cũng hạn chế do dung lượng không cao. Với 50GB chia cho 10 người, mỗi người chỉ được lưu trữ tối đa 5GB. Con số này là quá ít với việc lưu trữ email hàng ngày, chưa kể đến việc lưu trữ các tài liệu đính kèm trong email.

• • Tỷ lệ gửi/nhận thành công: Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng mà bạn nên tham khảo và hỏi ý kiến thực tế nhiều nơi nếu không muốn rơi vào tình trạng… dở khóc dở cười bởi email không “đi tới nơi, về tới chốn”. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng tới việc email có tới được hòm thư của người nhận hay bị đánh dấu là spam.

Ví dụ như địa chỉ IP. Nếu đơn vị cung cấp email để bạn dùng chung địa chỉ IP với một doanh nghiệp khác thường xuyên bị tố cáo spam trên cùng 1 máy chủ vật lý của nhà cung cấp, thì chắc chắn bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng. Xác suất các email truyền thống gửi đi khách hàng bị vào spam rất cao nếu người quản trị không kiểm soát tốt – Điều này thì ngược lại với Google.

• Email sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud computing): Các nhà cung cấp giải pháp này thường là những đơn vị nước ngoài, tiêu biểu như Google với bộ sản phẩm G Suite hay Microsoft với Office 365. So với dịch vụ email hosting truyền thống thì các giải pháp này:
  • Không bán theo gói mà bán theo từng tài khoản – bạn cần sử dụng bao nhiêu thì mua bấy nhiêu, không cần phải mua trước một gói trong khi không sử dụng hết. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đáp ứng được khả năng phát triển nhanh chóng, đặc biệt hữu ích đối với những doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô trong tương lai.

• • Các giải pháp email hosting truyền thống thường chỉ có chức năng gửi và nhận thư. Tuy nhiên, G Suite hay Office 365 lại là một bộ sản phẩm với nhiều ứng dụng thiết yếu, đáp ứng nhu cầu cơ bản của bất kì doanh nghiệp. Nếu bạn đang sử dụng một tài khoản Gmail cá nhân thì chắc hẳn bạn cũng biết: ngoài Gmail còn có Drive để lưu trữ tài liệu, Calendar để quản lý lịch làm việc, Docs, Sheets, Slides để soạn thảo văn bản trực tuyến,…

• • Chất lượng luôn được đảm bảo: Mỗi sản phẩm của Google hay Microsoft đều được hàng triệu doanh nghiệp toàn cầu kiểm chứng về chất lượng. Các yếu tố quan trọng nhất của một hệ thống email như: Kiểm soát spam tốt, tỷ lệ email gửi đi bị vào spam hầu như không có. Độ ổn định, bảo mật cao. Thời gian uptime 99.9% – điều này đã được các đơn vị này cam kết thông qua cam kết dịch vụ (Service level agreement) và có các bên thứ ba đánh giá độc lập. Và quan trọng nhất là doanh nghiệp không phải mất thời gian và nhân lực để quản lý hệ thống email. 

Để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp, bạn có thể tham khảo phần so sánh email hosting truyền thống và các giải pháp email trên nền điện toán đám mây tại đây.

3/ Lựa chọn đơn vị cung cấp email theo tên miền uy tín nhất

Cuối cùng sau khi đã lựa chọn được giải pháp phù hợp, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về đơn vị cung cấp giải pháp đó. Một số yếu tố quan trọng bạn cần đưa vào danh sách đánh giá bao gồm:

• Sự uy tín: Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn lựa chọn các giải pháp do đơn vị nước ngoài cung cấp. Các công ty lớn như Google hay Microsoft thường có đối tác ủy quyền cung cấp dịch vụ. Thay vì mua trực tiếp với hãng nhưng không nhận được hóa đơn thì những đối tác của hãng tại Việt Nam sẽ đứng ra hỗ trợ trực tiếp và xuất hóa đơn tài chính cho bạn luôn. Nếu lựa chọn G Suite (Email Google Workspace) của Google, bạn có thể kiểm tra danh sách đối tác ủy quyền của hãng tại Việt Nam.
• Dịch vụ: Dịch vụ tốt sẽ đảm bảo trải nghiệm sử dụng của cả doanh nghiệp được thuận lợi. Bạn nên tìm hiểu kỹ những đánh giá dịch vụ của mỗi nhà cung cấp trước khi quyết định đặt bút ký vào hợp đồng.
• Khả năng hỗ trợ kỹ thuật: Vì là sản phẩm công nghệ, hỗ trợ kỹ thuật là điều thiết yếu. Bạn nên hỏi trước về thời gian hỗ trợ kỹ thuật (có hỗ trợ 24/7 hay không), các kênh thông tin tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ, chi phí như thế nào,… Đặc biệt nếu công ty của bạn đang sử dụng một hệ thống email rồi nhưng có nhu cầu chuyển sang một giải pháp/một đơn vị cung cấp mới, yếu tố này lại càng quan trọng hơn. Khi đó, bạn cần đảm bảo dữ liệu từ hệ thống cũ được chuyển toàn bộ sang hệ thống mới, không gây gián đoạn đến luồng công việc của nhân viên và sự ổn định của hệ thống.

Kết luận

Trên đây là những yếu tố cơ bản mà bạn không được bỏ qua khi lựa chọn email theo tên miền công ty. Nếu vẫn cần tư vấn thêm về việc lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ tới Gimasys – Đối tác ủy quyền của Google tại Việt Nam – để được hỗ trợ thông tin chính xác, chi tiết và kịp thời nhất.

Nguồn: Gimasys