6 lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Chromebox for Meetings

Chromebox for Meetings (CfMs) là giải pháp video conference của Google được thiết kế và phát triển dựa trên nền tảng Google Hangouts trong G Suite (Workspace) và Google Chrome. Với Chromebox for Meeting, doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề thường xuyên phải đối mặt: cuộc họp bị gián đoạn do chất lượng thiết bị kém, giải pháp phức tạp, kết nối video chậm, hình ảnh âm thanh không sắc nét… Bất kì doanh nghiệp nào thường xuyên phải liên lạc với khách hàng, đối tác ở xa hay thường xuyên phải trao đổi, làm việc với các chi nhánh khác của công ty đều có thể ứng dụng những lợi ích mà giải pháp hội nghị truyền hình này mang lại.

Chromebox hoạt động thế nào?

Cách hoạt động khá đơn giản – Google đã viết một số phần mềm bổ sung để cung cấp một giao diện 10-foot dễ sử dụng dựa trên điều khiển từ xa custom. Chromebox for meetings tải Google Hangouts trong một chế độ “kiosk”, hiển thị cho người dùng một danh sách các buổi meetings và cho phép họ triển khai Hangouts tùy biến.

Thiết bị đăng kí với domain G Suite (Google Apps) của người dùng thông qua thuê bao trả phí nói trên – một lựa chọn mới sẽ hiện thị ở bảng quản trị thiết bị G Suite (Google Apps) domain để cho phép người dùng liên kết nó với lịch phòng họp.

Người dùng sau khi lên lịch phòng họp có thể mời các thành viên khác ở các địa điểm khác nhau  truy cập vào phòng trên bất kì thiết bị nào từ máy tính bàn, laptop, ipad hay smartphone.

6 lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Chromebox for Meetings

1.Dễ dàng cài đặt, thiết lập.

Cũng giống như bất kì sản phẩm nào của Google, Chromebox for Meetings được thiết kế theo hướng đơn giản, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Dù không có kiến thức IT hay chuyên môn, bạn chỉ mất vài phút là có thể thực hiện các cài đặt ban đầu theo hướng dẫn có sẵn.

Cắm dây nối Chromebox vào màn hình TV (hoặc bất kì thiết bị nào được sử dụng để trình chiếu cuộc họp) và bạn đã hoàn thành xong phần cài đặt khó nhất rồi đấy! Sau đó, phần mềm sẽ tự chạy và thực hiện các thiết lập tự động. Sau vài phút, Chromebox của bạn đã sẵn sàng để sử dụng.

Với Chromebox, bạn không phải lo lắng về bản cập nhật hoặc cần có một đội ngũ IT để xử lý các lỗ hổng bảo mật vì CfMs sẽ tự động cập nhật và thêm các tính năng mới mỗi khi Google nâng cấp. Vì vậy, bạn không còn phải lo lắng về việc chạy hệ thống lỗi thời và không an toàn.

2. Dễ sử dụng

Nếu bạn đã sử dụng Google Hangouts (nền tảng chat và video call có sẵn trong giao diện của Gmail), bạn sẽ thấy CfMs rất dễ sử dụng. Được thiết kế cho các phòng hội nghị với định dạng thân thiện, tổng số điểm kết nối (endpoints) trong một cuộc gọi lên tới 50.

(Lưu ý, đây là số điểm kết nối, tức là các thiết bị tham gia vào cuộc họp chứ không phải số người tham gia vào cuộc họp. Ví dụ 10 người có thể ngồi trong một phòng họp và một cuộc họp có thể kết nối ít nhất là 25 phòng họp như vậy)

Một đặc điểm nổi bật của Chromebox for Meeting là khả năng tích hợp toàn bộ với G Suite. Người dùng G Suite phiên bản Basic hay Business có thể tổ chức cuộc họp với 25 endpoint và số lượng này sẽ tăng lên 50 endpoint với phiên bản Enterprise. Bên cạnh đó, việc tích hợp với Google Calendar giúp người dùng trong doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, lên lịch, đặt trước phòng họp & thiết bị, mời người tham gia và quản lý cuộc họp.

3. Sử dụng mọi nơi, trên mọi thiết bị

Bất kỳ ai có kết nối Internet đều có thể tham gia cuộc họp. Điều này có nghĩa là bạn có thể tham gia từ bất kỳ đâu: Văn phòng, nhà riêng, thậm chí là đang di chuyển trên các phương tiện… Không cần mật khẩu hoặc mã PIN hay các thao tác phức tạp, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp chuột vào đường link của cuộc họp (mà bạn sẽ nhận được thông qua lời mời – invatation – trên Google Calendar) và ngay lập tức, bạn có thể bắt đầu trao đổi thông tin ngay từ laptop, tablet hay smartphone, mà không cần phải cài đặt Chromebox for meetings.

Nhờ ứng dụng nền tảng Hangouts và kết nối với G Suite, hệ thống cho phép bạn bảo vệ các cuộc họp của mình bằng cách chỉ giới hạn cuộc họp tới những người trong doanh nghiệp (đang sử dụng Gmail theo cùng tên miền doanh nghiệp). Tất nhiên, bạn hoàn toàn có thể mời người ngoài tham gia thông qua việc gửi đường link cho họ. Cụ thể, bạn có thể yêu cầu những người ngoài này phải đăng nhập trước rồi mới được tham gia. Nếu không yêu cầu đăng nhập, họ vẫn có thể tham gia nhưng sẽ chỉ có thể trình chiếu màn hình và trao đổi thông tin bình thường nhưng không thể chat. 

Tham gia các cuộc họp online video chỉ với một cú nhấp chuột (one-click meeting)

4. Cộng tác tức thì

Tích hợp với G Suite, CfM cho phép mỗi người trong doanh nghiệp có thể kết nối với đồng nghiệp tức thì để cộng tác “face-to-face”, thúc đẩy quá trình đưa ra quyết định và thực thi dự án. Ngoài trao đổi trực diện (qua âm thanh, hình ảnh), việc ứng dụng Hangouts và CfMs cho phép chia sẻ màn hình, tài liệu, ứng dụng dễ dàng và an toàn hơn rất nhiều trong mỗi lần gọi, thúc đẩy cộng tác thời gian thực giữa nhân viên trong công ty và giữa công ty với đối tác bên ngoài. Việc thực hiện một cuộc gọi với cấp trên, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng dễ dàng hơn khi các thông tin được chia sẻ trên Google Calendar và được kết nối trực tiếp với Hangouts, CfM.

Một lợi ích nữa khi sử dụng nền tảng của Google là các bên tham gia cuộc họp có thể trực tiếp làm việc trên cùng nhau một tài liệu tại cùng một thời điểm, giúp việc tập hợp thông tin, ý tưởng nhanh chóng để việc ra quyết định hiệu quả hơn. Chỉ cần có Internet, các thiết bị khác nhau nay cũng có thể tham gia vào cùng một cuộc họp (laptop, điện thoại thông minh (IOS/Android, Chromebook …).

5. Độ phân giải cao, chi phí thấp

Chromebox for Meetings Hỗ trợ full HD với chi phí thấp hơn rất nhiều các giải pháp video conferencing chuyên dụng như Polycom hay Telepresence. CfMs hỗ trợ chất lượng hình ảnh lên tới 720p với 30 hình ảnh/giây. Âm thanh có thể tự điều chỉnh và tối ưu dựa trên chất lượng đường truyền thực tế để duy trì chất lượng cao nhất có thể. CfMs cho phép hỗ trợ chế độ hai màn hình để hỗ trợ cho việc thông tin và hình ảnh được chia sẻ tối đa giữa các endpoints. Hiện tại giải pháp cho phòng họp lớn đã được bổ sung (2 microphone-speakers, camera có thể điều chỉnh tiêu cự). Nếu ước lượng nhanh chi phí của một bộ thiết bị đi kèm phần mềm của CfMs chỉ khoảng 1/10 so với một bộ tương đương của các giải pháp chuyên dụng hiện hành.

Chromebox for Meetings là một giải pháp mở cho phép kết nối với bất cứ giải pháp video conferencing hiện có nào của doanh nghiệp. Đây là một ưu thế vượt trội đối với các doanh nghiệp đã đầu tư cho các giải pháp chuyên dụng khác, nhưng vẫn tiếp tục muốn phát triển hay thay thế dần các giải pháp video conferencing có tỷ số giá/chất lượng cạnh tranh hơn.

6. Quản trị dễ dàng

Chromebox for Meetings cho phép doanh nghiệp thiết lập, duy trì và quản trị một cách dễ dàng. Việc thiết lập hệ thống được thực hiện qua các bước đơn giản theo chỉ dẫn trên màn hình, ngoài ra các video hướng dẫn cũng đã được cung cấp trên Youtube. Các ứng dụng như Hangouts, Chrome, Security được cập nhật tự động và thường xuyên. Admin dễ dàng quản lý hệ thống gồm người dùng, thiết bị và ứng dụng từ trang quản trị của G Suite (Admin console). Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp có thể học và sử dụng thành thạo trong thời gian ngắn mà không cần phải có sự trợ giúp của IT bên cạnh.

Như vậy với giải pháp Chromebox for Meetings tích hợp cùng G Suite, doanh nghiệp có thể giảm chi phí đầu tư ban đầu, tiết kiệm công tác phí di chuyển giữa các chi nhánh công ty, thời gian chuẩn bị; tăng hiệu quả và phạm vi của các cuộc gọi trực tuyến…, nhờ thúc đẩy tinh thần cộng tác trong doanh nghiệp. Nếu bạn đang cân nhắc đầu tư vào Chromebox for Meetings như một bước trong chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ Gimasys – Đối tác ủy quyền của Google tại Việt Nam để có thể nhận được những tư vấn tốt nhất về giải pháp và kĩ thuật.

Cập nhật: Gimasys