Hướng dẫn cách gửi mail hàng loạt

Bạn muốn gửi email chào hàng đến hàng trăm khách hàng tiềm năng mà không mất quá nhiều thời gian? Với hướng dẫn cách gửi mail hàng loạt này của Gimasys, bạn sẽ dễ dàng thực hiện được điều đó. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể tạo ra những chiến dịch email chuyên nghiệp và hiệu quả, giúp tăng doanh thu và mở rộng khách hàng.

Giới thiệu

Gửi email hàng loạt là việc gửi cùng một nội dung email đến nhiều người nhận khác nhau trong một lần gửi. Thay vì phải soạn và gửi từng email một, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức bằng cách sử dụng tính năng này. Tuy nhiên bạn cần chú ý cách gửi mail hàng loạt phù hợp vì nếu làm không đúng cách, email của bạn rất dễ vào mục spam và vi phạm tiêu chuẩn cộng đồng chung.

Lợi ích của việc gửi email hàng loạt

Gửi email hàng loạt là một công cụ vô cùng hiệu quả, đặc biệt trong kinh doanh và truyền thông. Dưới đây là một số lý do chính tại sao chúng ta cần hiểu cách gửi mail hàng loạt:

Tiết kiệm thời gian và công sức:

• Hiệu quả: Thay vì phải soạn từng email một và gửi đi từng người, bạn chỉ cần tạo một mẫu email duy nhất và gửi đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn người nhận chỉ với một cú click chuột.
• Tăng năng suất: Giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng khác.

Tăng khả năng tiếp cận:

• Phạm vi rộng: Bạn có thể tiếp cận một lượng lớn khách hàng, đối tác hoặc thành viên trong một thời gian ngắn.
• Cá nhân hóa: Nhiều công cụ gửi email hàng loạt cho phép bạn tùy chỉnh nội dung, giúp mỗi người nhận cảm thấy được quan tâm.

Tăng hiệu quả truyền thông:

• Thông báo nhanh chóng: Dễ dàng thông báo tin tức, sự kiện, khuyến mãi đến khách hàng một cách nhanh chóng và đồng bộ.
• Xây dựng mối quan hệ: Gửi email thường xuyên giúp duy trì mối quan hệ với khách hàng, tăng cường lòng trung thành.
• Thu thập phản hồi: Tiến hành các cuộc khảo sát, thu thập ý kiến khách hàng một cách dễ dàng.

Theo dõi và phân tích:

• Đo lường hiệu quả: Hầu hết các cách gửi mail hàng loạt của các công cụ đang có đều cung cấp các báo cáo chi tiết về tỷ lệ mở email, nhấp chuột vào liên kết, giúp bạn đánh giá hiệu quả của chiến dịch.
• Tối ưu hóa: Dựa trên dữ liệu thu được, bạn có thể điều chỉnh chiến lược tiếp thị của mình để đạt hiệu quả tốt hơn.

Tự động hóa:

• Tiết kiệm thời gian: Nhiều công cụ cho phép bạn lên lịch gửi email tự động, đảm bảo email được gửi đúng thời điểm.
• Cá nhân hóa: Bạn có thể tạo các chuỗi email tự động để chào mừng khách hàng mới, gửi lời chúc mừng sinh nhật, v.v.

Tóm lại, gửi email hàng loạt là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả truyền thông và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất và tìm được cách gửi mail hàng loạt tốt nhất cho mình, bạn cần có một danh sách email chất lượng, nội dung hấp dẫn và một chiến lược gửi email rõ ràng. Hãy tìm hiểu sâu hơn về các công cụ, các cách gửi mail hàng loạt phổ biến hoặc cách tạo một chiến dịch email hiệu quả ở dưới đây

Các công cụ gửi email hàng loạt phổ biến

Việc lựa chọn công cụ gửi email hàng loạt phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo chiến dịch marketing của bạn đạt hiệu quả cao. Dưới đây là một số công cụ phổ biến được nhiều người sử dụng:

Mailchimp

• Ưu điểm: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, nhiều mẫu email đẹp mắt, tính năng tự động hóa mạnh mẽ, phân tích chi tiết.
• Nhược điểm: Phiên bản miễn phí có giới hạn về số lượng người gửi và tính năng.

Constant Contact

• Ưu điểm: Giao diện trực quan, nhiều tính năng tích hợp, hỗ trợ khách hàng tốt.
• Nhược điểm: Giá cả có thể cao hơn so với một số công cụ khác.

Sendinblue

• Ưu điểm: Kết hợp nhiều tính năng: email marketing, SMS marketing, CRM, tự động hóa marketing. Giá cả cạnh tranh.
• Nhược điểm: Giao diện có thể phức tạp hơn đối với người mới bắt đầu.

ConvertKit

• Ưu điểm: Tập trung vào việc xây dựng danh sách email và tự động hóa marketing, giao diện đơn giản.
• Nhược điểm: Số lượng tính năng có thể hạn chế so với các công cụ khác.

Công cụ khác

Ngoài ra, còn một số công cụ khác như

• GetResponse: Nhiều tính năng nâng cao như webinar, landing page, tính năng A/B testing.
• ActiveCampaign: Tích hợp CRM, tự động hóa marketing mạnh mẽ, phân tích chi tiết.

Hướng dẫn gửi email hàng loạt bằng Gmail

Mặc dù Gmail không phải là một công cụ gửi email hàng loạt chuyên nghiệp như Mailchimp hay Constant Contact, bạn vẫn có thể sử dụng nó như một cách gửi mail hàng loạt. Tuy nhiên, với số lượng lớn người nhận, Gmail có thể giới hạn số lượng email gửi được trong một lần và có thể đánh dấu email của bạn là spam.

Cách 1: Sử dụng tính năng “Gửi đến nhiều người”

• Soạn email: Viết nội dung email như bình thường.
• Thêm người nhận:
  • Trường “To”: Nhập địa chỉ email của những người nhận chính.
  • Trường “Cc”: Nhập địa chỉ email của những người cần biết nội dung email nhưng không cần phải trả lời trực tiếp.
  • Trường “Bcc”: Nhập địa chỉ email của tất cả người nhận mà bạn muốn giấu danh sách email của nhau.

Lưu ý:

• Giới hạn: Gmail có thể giới hạn số lượng địa chỉ email bạn có thể nhập vào các trường này.
• Tính năng tự động hoàn thành: Gmail sẽ tự động gợi ý địa chỉ email khi bạn bắt đầu nhập.
• Nhóm liên hệ: Nếu bạn đã tạo danh sách liên hệ, bạn có thể chọn nhóm liên hệ đó để thêm vào trường “To”, “Cc” hoặc “Bcc”.

Cách 2: Sử dụng Google Sheets và tiện ích mở rộng

• Tạo danh sách email: Tạo một bảng tính trên Google Sheets, mỗi hàng là một địa chỉ email.
• Sử dụng tiện ích mở rộng: Cài đặt một tiện ích mở rộng như “Yet Another Mail Merge” hoặc “Form Mule” để kết nối Google Sheets với Gmail và gửi email hàng loạt.

• Tùy chỉnh email: Bạn có thể tùy chỉnh nội dung email bằng cách sử dụng các hàm trong Google Sheets.

Cách 3: Sử dụng công cụ bên thứ ba

• Tiện ích bổ sung cho Gmail: Có nhiều tiện ích bổ sung cho Gmail giúp bạn gửi email hàng loạt như Boomerang, GMass.
• Các công cụ chuyên dụng: Nếu bạn cần gửi email hàng loạt với số lượng lớn và các tính năng nâng cao, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ chuyên dụng như Mailchimp, Constant Contact.

Mặc dù Gmail có thể sử dụng như một cách gửi mail hàng loạt, nhưng nó không phải là giải pháp tối ưu cho các chiến dịch email lớn và phức tạp. Ngoài ra, nếu bạn cần gửi email hàng loạt thường xuyên và muốn có nhiều tính năng hơn, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ chuyên dụng hoặc liên hệ với Gimasys – Google Cloud’s Premier Partner – để được tư vấn chi tiết nhất

Các lưu ý quan trọng khi gửi email hàng loạt

Khi gửi email hàng loạt, việc tuân thủ các quy tắc và lưu ý sẽ giúp bạn tránh bị đánh dấu là spam, tăng tỷ lệ mở email và đạt được hiệu quả cao trong chiến dịch marketing của mình. Dưới đây là một số điều bạn cần chú ý:

Xây dựng danh sách email chất lượng

• Sự đồng ý: Chỉ gửi email cho những người đã đăng ký nhận thông tin từ bạn.
• Cập nhật thường xuyên: Xóa bỏ các địa chỉ email không hợp lệ hoặc không còn hoạt động.
• Phân loại danh sách: Phân chia danh sách email theo sở thích, hành vi để gửi nội dung phù hợp.

Tuân thủ các quy định chống spam

• CAN-SPAM Act (Hoa Kỳ): Đây là một trong những luật chống spam nghiêm ngặt nhất. Bạn cần tuân thủ các quy định về tiêu đề, nội dung, địa chỉ gửi, nút hủy đăng ký, v.v.
• Các quy định khác: Tìm hiểu và tuân thủ các quy định chống spam của các quốc gia khác nếu bạn gửi email đến đối tượng quốc tế.

Thiết kế email chuyên nghiệp

• Tiêu đề hấp dẫn: Thu hút người nhận mở email.
• Nội dung súc tích, rõ ràng: Tránh sử dụng quá nhiều chữ in hoa, dấu chấm than và các từ ngữ kích động.
• Hình ảnh chất lượng: Sử dụng hình ảnh có kích thước phù hợp để tránh làm chậm quá trình tải email.
• Nút kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng: Hướng dẫn người nhận thực hiện hành động mong muốn (ví dụ: mua hàng, đăng ký).

Cá nhân hóa nội dung

• Tên người nhận: Gọi tên người nhận trong email để tạo cảm giác gần gũi.
• Nội dung tùy chỉnh: Điều chỉnh nội dung email dựa trên sở thích và hành vi của từng người nhận.

Theo dõi và phân tích

• Tỷ lệ mở email: Đánh giá hiệu quả của tiêu đề và nội dung email.
• Tỷ lệ nhấp chuột: Đo lường sự quan tâm của người nhận đối với nội dung email.
• Tỷ lệ hủy đăng ký: Xác định nguyên nhân và điều chỉnh chiến lược.

Sử dụng công cụ gửi email chuyên nghiệp

• Tính năng: Chọn công cụ có các tính năng như tự động hóa, A/B testing, phân tích chi tiết.
• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện giúp bạn dễ dàng tạo và gửi email.
• Hỗ trợ khách hàng: Chọn công cụ có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp.

Một số lưu ý khác

• Thời điểm gửi email: Chọn thời điểm thích hợp để gửi email, tránh gửi vào giờ làm việc hoặc quá muộn.
• Tần suất gửi email: Tránh gửi email quá thường xuyên, điều này có thể làm phiền người nhận.
• Đảm bảo tính khả dụng: Kiểm tra lại email trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.

Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc trên, bạn có thể xây dựng một chiến dịch email marketing hiệu quả, tăng tỷ lệ chuyển đổi và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về các cách gửi mail hàng loạt, từ những phương pháp đơn giản như sử dụng Gmail đến các công cụ chuyên nghiệp. Việc lựa chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào quy mô và mục tiêu của chiến dịch. Hãy nhớ rằng, một chiến dịch email thành công đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa nội dung hấp dẫn, danh sách email chất lượng và việc tuân thủ các quy định.