Những thông tin cần biết về Google Drive cho doanh nghiệp

Google Drive đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho nhiều doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Sức hút của Google Drive đến từ sự tiện lợi, dễ sử dụng cùng với nhiều tính năng đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp. Google Drive cho doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng năng suất làm việc. Google Drive cho doanh nghiệp là giải pháp lưu trữ đám mây mạnh mẽ và an toàn, giúp doanh nghiệp lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tệp tin một cách dễ dàng.

Giới thiệu về Google Drive cho doanh nghiệp

Google Drive cho doanh nghiệp là giải pháp lưu trữ đám mây mạnh mẽ và an toàn, được thiết kế riêng cho doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa việc lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tệp tin.

Sự phổ biến và tính ứng dụng của Google Drive trong các doanh nghiệp

Sức hút của Google Drive đến từ sự tiện lợi, dễ sử dụng cùng với nhiều tính năng đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp.

Tính phổ biến của Google Drive:

• Dễ dàng truy cập: Google Drive có thể truy cập từ mọi nơi, mọi lúc chỉ cần có kết nối internet và thiết bị điện tử. Điều này giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, dù ở văn phòng, nhà riêng hay di chuyển công tác.
• Dung lượng lưu trữ lớn: Google Drive cung cấp nhiều gói dung lượng lưu trữ phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp, từ vài GB cho đến dung lượng không giới hạn.
• Miễn phí: Phiên bản cơ bản của Google Drive cung cấp dung lượng miễn phí 15GB, đáp ứng nhu cầu lưu trữ cơ bản cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.
• Giá cả cạnh tranh: Các gói dung lượng trả phí của Google Drive có giá cả cạnh tranh so với các giải pháp lưu trữ đám mây khác trên thị trường.
• Tính bảo mật cao: Google Drive sử dụng nhiều lớp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp, bao gồm mã hóa cấp độ doanh nghiệp, quản lý truy cập nâng cao và phát hiện xâm nhập.

Tính ứng dụng rộng rãi của Google Drive trong doanh nghiệp:

• Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu: Google Drive là nơi lưu trữ an toàn cho mọi loại tệp tin, từ tài liệu, hình ảnh, video đến bảng tính và bản trình bày. Doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu với nhân viên, đối tác và khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn.
• Cộng tác theo thời gian thực: Google Drive hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực, cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tệp tin cùng lúc. Điều này giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm, giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.
• Quản lý tập trung: Google Drive cung cấp cho quản trị viên khả năng quản lý tập trung các tài khoản người dùng, dung lượng lưu trữ và quyền truy cập. Điều này giúp đảm bảo rằng dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ và được sử dụng đúng cách.
• Tích hợp với các ứng dụng khác: Google Drive tích hợp với nhiều ứng dụng Google khác, bao gồm Gmail, Google Docs, Google Sheets và Google Slides. Điều này giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.
• Hỗ trợ di động: Google Drive có ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép bạn truy cập và quản lý tệp tin của mình từ mọi nơi.

Nhờ những ưu điểm vượt trội, Google Drive đã trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên dữ liệu một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Lợi ích của việc sử dụng Google Drive cho doanh nghiệp khi quản lý tài liệu

Việc sử dụng Google Drive mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài liệu, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và tăng năng suất làm việc. Dưới đây là một số lợi ích chính:

1. Lưu trữ và truy cập tài liệu dễ dàng:

• Google Drive cung cấp không gian lưu trữ đám mây an toàn cho mọi loại tài liệu, từ văn bản, hình ảnh, video đến bảng tính và bản trình bày. Doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập tài liệu từ mọi nơi, mọi lúc chỉ cần có kết nối internet và thiết bị điện tử.
• Khả năng tìm kiếm nâng cao giúp nhân viên nhanh chóng tìm kiếm tài liệu cần thiết, tiết kiệm thời gian và công sức.

2. Chia sẻ và cộng tác hiệu quả:

• Google Drive cho phép chia sẻ tài liệu với cá nhân hoặc nhóm cụ thể, đồng thời thiết lập quyền truy cập (xem, chỉnh sửa, bình luận) phù hợp.
• Tính năng cộng tác theo thời gian thực giúp nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu cùng lúc, tăng hiệu quả làm việc nhóm và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.
• Lịch sử chỉnh sửa được lưu lại đầy đủ, giúp theo dõi quá trình thay đổi và truy xuất phiên bản trước đó nếu cần thiết.

3. Bảo mật dữ liệu cao:

• Google Drive sử dụng nhiều lớp bảo mật tiên tiến như mã hóa cấp độ doanh nghiệp, quản lý truy cập nâng cao và phát hiện xâm nhập để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp.
• Quản trị viên có thể kiểm soát quyền truy cập và sử dụng tài liệu, ngăn chặn truy cập trái phép và rò rỉ dữ liệu.
• Google Drive cung cấp tính năng sao lưu và khôi phục dữ liệu tự động, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi bị mất do sự cố kỹ thuật hoặc xóa nhầm.

4. Tiết kiệm chi phí:

• Google Drive giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho việc mua sắm và bảo trì cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu truyền thống.
• Doanh nghiệp chỉ cần thanh toán cho dung lượng lưu trữ mà mình sử dụng, thay vì đầu tư vào phần cứng và phần mềm lưu trữ tốn kém.
• Google Drive cũng giúp tiết kiệm chi phí in ấn và sao chép tài liệu giấy tờ.

5. Nâng cao hiệu quả hoạt động:

• Việc quản lý tài liệu hiệu quả trên Google Drive giúp nhân viên dễ dàng truy cập, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu, từ đó tăng năng suất làm việc và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.
• Doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót do quản lý tài liệu thủ công, nâng cao chất lượng công việc và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
• Google Drive cũng cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác như quản lý phiên bản, theo dõi hoạt động và phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong việc quản lý tài liệu.

Tính năng và ứng dụng của Google Drive cho doanh nghiệp

Dưới đây là một số tính năng chính và ứng dụng của Google Drive cho doanh nghiệp:

Các tính năng chính của Google Drive cho doanh nghiệp

• Lưu trữ dung lượng lớn: Google Drive cho doanh nghiệp cung cấp nhiều tùy chọn dung lượng lưu trữ phù hợp với nhu cầu của mọi doanh nghiệp, từ 2TB cho đến dung lượng không giới hạn. Doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cấp hoặc hạ cấp dung lượng lưu trữ bất cứ lúc nào.
• Chia sẻ và cộng tác dễ dàng: Google Drive cho doanh nghiệp cho phép bạn chia sẻ tệp tin với bất kỳ ai, cả bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn có thể đặt quyền truy cập cho từng tệp tin, chẳng hạn như chỉ xem, chỉnh sửa hoặc bình luận. Google Drive cho doanh nghiệp cũng hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực, cho phép nhiều người làm việc trên cùng một tệp tin cùng lúc.
• Bảo mật cấp độ doanh nghiệp: Google Drive cho doanh nghiệp sử dụng nhiều lớp bảo mật để bảo vệ dữ liệu của bạn, bao gồm mã hóa cấp độ doanh nghiệp, quản lý truy cập nâng cao và phát hiện xâm nhập. Google cũng cung cấp một số tính năng bảo mật bổ sung, chẳng hạn như giữ lại phiên bản và theo dõi hoạt động.
• Tích hợp với các ứng dụng Google khác: Google Drive cho doanh nghiệp tích hợp với nhiều ứng dụng Google khác, bao gồm Gmail, Google Docs, Google Sheets và Google Slides. Điều này giúp bạn dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tệp tin mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.
• Khả năng quản lý tập trung: Google Drive cho doanh nghiệp cung cấp cho quản trị viên khả năng quản lý tập trung các tài khoản người dùng, dung lượng lưu trữ và quyền truy cập. Điều này giúp đảm bảo rằng dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ và được sử dụng đúng cách.
• Tìm kiếm nâng cao: Google Drive cho doanh nghiệp cung cấp tính năng tìm kiếm nâng cao giúp bạn dễ dàng tìm thấy tệp tin mà bạn cần. Bạn có thể tìm kiếm theo tên tệp, nội dung tệp, loại tệp, ngày tạo và nhiều tiêu chí khác.
• Hỗ trợ di động: Google Drive cho doanh nghiệp có ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép bạn truy cập và quản lý tệp tin của mình từ mọi nơi. Bạn có thể tải xuống ứng dụng Google Drive cho Android hoặc iOS.
• Khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu: Google Drive cho doanh nghiệp cung cấp tính năng sao lưu và khôi phục dữ liệu tự động, giúp bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi bị mất.
• Hỗ trợ khách hàng 24/7: Google cung cấp hỗ trợ khách hàng 24/7 cho Google Drive cho doanh nghiệp. Bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, email hoặc chat trực tuyến.

Ứng dụng của Google Drive cho doanh nghiệp

• Lưu trữ và chia sẻ tài liệu: Google Drive cho doanh nghiệp là nơi lưu trữ an toàn cho mọi loại tài liệu, từ tài liệu, hình ảnh, video đến bảng tính và bản trình bày. Doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với nhân viên, đối tác và khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn.
• Cộng tác theo thời gian thực: Google Drive cho doanh nghiệp hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực, cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tệp tin cùng lúc. Điều này giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm, giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.
• Quản lý tập trung: Google Drive cho doanh nghiệp cung cấp cho quản trị viên khả năng quản lý tập trung các tài khoản người dùng, dung lượng lưu trữ và quyền truy cập. Điều này giúp đảm bảo rằng dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ và được sử dụng đúng cách.
• Tích hợp với các ứng dụng khác: Google Drive cho doanh nghiệp tích hợp với nhiều ứng dụng Google khác, bao gồm Gmail, Google Docs, Google Sheets và Google Slides. Điều này giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.
• Hỗ trợ di động: Google Drive cho doanh nghiệp có ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép bạn truy cập và quản lý tệp tin của mình từ mọi nơi.
• Quản lý dự án: Google Drive cho doanh nghiệp có thể được sử dụng để quản lý dự án bằng cách lưu trữ tài liệu dự án, chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ công việc.

Bạn có thể đọc thêm về cách chia sẻ quyền truy cập Drive chung của doanh nghiệp tại đây.

Các phiên bản của google drive cho doanh nghiệp

Google Drive cho doanh nghiệp cung cấp nhiều phiên bản khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến lớn. 

Dưới đây là các phiên bản chính cùng với tính năng nổi bật của từng phiên bản:

1. Phiên bản miễn phí:

• Dung lượng lưu trữ: 15GB miễn phí, có thể mở rộng thêm dung lượng bằng cách mua thêm.
• Tính năng chính:
  • Lưu trữ và chia sẻ tệp tin
  • Cộng tác theo thời gian thực
  • Tìm kiếm nâng cao
  • Hỗ trợ di động
  • Bảo mật cấp độ doanh nghiệp

2. Phiên bản Business Starter:

• Dung lượng lưu trữ: 30GB cho mỗi người dùng
• Tính năng chính:
  • Tất cả tính năng của phiên bản miễn phí
  • Khả năng quản lý tập trung cho quản trị viên
  • Hỗ trợ Google Vault để lưu trữ, eDiscovery và khôi phục dữ liệu
  • Hỗ trợ nâng cao 24/7

3. Phiên bản Business Standard:

• Dung lượng lưu trữ: 2TB cho mỗi người dùng
• Tính năng chính:
  • Tất cả tính năng của phiên bản Business Starter
  • Điểm lưu trữ Google Drive để truy cập cục bộ vào tệp tin
  • Mất dữ liệu ngẫu nhiên

4. Phiên bản Business Plus:

• Dung lượng lưu trữ: 5TB cho mỗi người dùng
• Tính năng chính:
  • Tất cả tính năng của phiên bản Business Standard
  • Lưu trữ trực tuyến không giới hạn
  • eDiscovery nâng cao cho Google Vault

5. Phiên bản Enterprise:

• Giá: Liên hệ với Google để biết thêm thông tin
• Dung lượng lưu trữ: Tùy chỉnh
• Tính năng chính:
  • Tất cả tính năng của phiên bản Business Plus
  • Khả năng quản lý và bảo mật nâng cao
  • Hỗ trợ chuyên dụng cho các doanh nghiệp lớn

Ngoài ra, Gimasys và Google còn cung cấp các gói dung lượng lưu trữ bổ sung cho các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ lớn hơn. Việc lựa chọn phiên bản Google Drive cho doanh nghiệp phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Quy mô doanh nghiệp; Nhu cầu lưu trữ; Tính năng cần thiết; Ngân sách. Bạn có thể xem Bảng so sánh chi tiết các Drive doanh nghiệp của Google Workspace và nhận hỗ trợ tại đây.

Để tìm hiểu thêm về các phiên bản Google Drive cho doanh nghiệp, bạn có thể truy cập trang web sau: https://workspace.google.com/pricing

Kết luận

Google Drive cho doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng năng suất làm việc. Google Drive cho doanh nghiệp là giải pháp lưu trữ đám mây mạnh mẽ và an toàn, giúp doanh nghiệp lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tệp tin một cách dễ dàng. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này trước khi lựa chọn phiên bản phù hợp nhất với nhu cầu của mình.