Kế hoạch chuẩn bị cho việc sử dụng Cloud Storage

Cloud Storage đã khiến chúng ta phải nhìn nhân lại cách lưu trữ,chia sẻ và truy cập dữ liệu vốn có. Với cả cá nhân và công ty, Cloud Storage đã trở thành 1 dịch vụ quan trọng bởi những lợi ích mà nó mang lại như khả năng mở rộng, truy cập và sự tối ưu về chi phí. Tuy nhiên, để phát huy tối đa tiềm năng của Cloud Storage, chúng ta cần có những kế hoạch và lưu ý để sử dụng 1 cách thông minh. Bài viết này sẽ cung cấp một số chiến lược về cách tối đa hóa lợi ích của nó và giúp các tổ chức và cá nhân có kế hoạch chuẩn bị cho việc sử dụng Cloud Storage trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay.

Chọn nhà cung cấp Cloud Storage phù hợp 

Đối với cả người dùng tổ chức và cá nhân, ta đều cần phải tận dụng tối đa những tính năng của Cloud Storage Solution để sử dụng công nghệ này 1 cách hiệu quả, tối ưu. Và việc chọn 1 nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây tốt sẽ là bước đầu tiên trong quá trình sử dụng 1 cách khôn ngoan. Để có được lựa chọn tối ưu, bạn cần nắm rõ các nhu cầu của cá nhân và tổ chức của bạn như yêu cầu lưu trữ, tính cộng tác, độ an toàn bảo mật dữ liệu và quan trọng nhất là chi phí để so sánh giữa các nhà cung cấp khác nhau. Điều này sẽ đảm bảo nhà cung cấp bạn chọn sẽ đáp ứng được các nhu cầu của bạn.

Sắp xếp dữ liệu khoa học 

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây, điều quan trọng là sắp xếp tổ chức tệp, thư mục dữ liệu 1 cách khoa học. Người dùng cần xác định các bố cục lưu trữ phù hợp với quy trình làm việc kinh doanh của mình và thuận tiện cho người sử dụng tìm kiếm các tệp cụ thể. Để cải thiện khả năng tìm kiếm, hãy nghĩ đến việc đặt tên cho thư mục và tệp bao gồm mô tả và đặc điểm chung gợi nhớ. Bằng cách sử dụng 1 bố cục lưu trữ phù hợp và khoa học, người dùng sẽ có thể tìm, truy cập và quản lý dữ liệu, tệp, thư mục của họ 1 cách dễ dàng và nhanh chóng.

Ưu tiên các tính năng cộng tác theo thời gian thực 

Tận dụng các tính năng cộng tác của lưu trữ đám mây là một thành phần quan trọng để sử dụng nó một cách hiệu quả. Nhiều nền tảng lưu trữ đám mây luôn tích hợp sẵn các công cụ cộng tác theo thời gian thực, cho phép nhiều người dùng truy cập và làm việc trên cùng một tệp cùng một lúc. Để cải thiện năng suất, tạo giao tiếp hiệu quả và hợp lý hóa tinh thần làm việc cộng tác, mọi người nên tận dụng những đặc điểm này. Các nhóm có thể làm việc cùng nhau trong các dự án, sửa đổi tài liệu và trao đổi phản hồi dễ dàng bằng lưu trữ đám mây.

Tập trung vào bảo mật dữ liệu 

Đối với việc lưu trữ, nhất là lưu trữ trên đám mây thì bảo mật dữ liệu là điều luôn được chú tâm nhất. Người dùng cần chủ động trong việc bảo vệ các tệp dữ liệu và thông tin cá nhân của chính mình. Các yếu tố mà người dùng có thể thực hiện bao gồm tạo mật khẩu an toàn phức tạp, triển khai xác thực hai yếu tố cũng như cập nhật các cài đặt bảo mật 1 cách thường xuyên. 

Để các biện pháp bảo mật trở nên chắc chắn hơn, người dùng nên xem xét việc mã hóa các tệp dữ liệu của mình trước khi đưa chúng lên đám mây. Người dùng có thể đảm bảo tính bảo mật và tính trọn vẹn của dữ liệu được lưu trữ của họ bằng cách ưu tiên các biện pháp bảo mật.

Sao lưu các dữ liệu quan trọng 

Điều quan trọng là mọi người phải thường xuyên sao lưu các dữ liệu quan trọng của mình để tối đa công dụng của bộ nhớ đám mây. Các dịch vụ Cloud Storage nhất là của Google sẽ cũng cung cấp khả năng dự phòng và các tính năng bảo vệ chống mất mát dữ liệu. Bằng cách tự động sao lưu hoặc tạo thói quen sao lưu thường xuyên, bạn có thể bảo vệ dữ liệu của mình khỏi các sự kiện không mong muốn, như thiên tai, hỏa hoạn, hacker,… Chiến lược sao lưu dữ liệu chủ động này đảm bảo rằng người dùng có thể nhanh chóng khôi phục dữ liệu của họ trong trường hợp khẩn cấp.

Đồng bộ dữ liệu 

Người dùng cũng nên sử dụng các tính năng đồng bộ hóa dữ liệu của Cloud Storage. Người dùng có thể truy cập, chỉnh sửa dữ liệu 1 cách dễ dàng từ nhiều vị trí, nhiều thiết bị nhờ việc đồng bộ hóa dữ liệu của họ trên những thiết bị đó. Với tính năng này, người dùng sẽ có thể làm việc 1 cách hiệu quả hơn và các phiên bản dữ liệu mới nhất luôn có sẵn để truy xuất. Mọi người nên thường xuyên kiểm tra cài đặt đồng bộ hóa của mình để đảm bảo chúng được thiết lập theo nhu cầu riêng của mình.

Xóa dữ liệu dư thừa

Người dùng nên suy nghĩ về việc quản lý dung lượng lưu trữ của mình đúng cách để tối ưu hóa việc sử dụng Cloud Storage. Ta có thể tiết kiệm dung lượng bằng cách thường xuyên đánh giá và xóa các dữ liệu cũ hoặc vô dụng. Một số công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây như Google vẫn cung cấp cho người dùng các tùy chọn lưu trữ/nén tệp, giảm dung lượng lưu trữ trong khi vẫn duy trì quyền truy cập vào thông tin.

Tổng kết

Trên đây là những điểm mà các tổ chức doanh nghiệp cần lưu ý để có kế hoạch chuẩn bị cho việc sử dụng Cloud Storage 1 cách tối ưu nhất và góp phần cải thiện trải nghiệm người dùng.