7 Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Google Workspace

19/03/2021

Xã hội công nghiệp 4.0, kỷ nguyên của bùng nổ công nghệ thông tin và ứng dụng số hóa. Con người mỗi ngày càng đối mặt với những chuỗi công việc chuyên sâu, rắc rối, đòi hỏi cần phải được xử lý chi tiết hơn. Do đó, sự ra đời của các bộ ứng dụng như Google Workspace trở thành một công cụ đắc lực nhằm hỗ trợ cho các doanh nghiệp đơn giản hóa các tác vụ công việc, tăng năng suất và tiết kiệm chi phí.

> Bài viết liên quan:

Mục Lục

Khái quát về bộ ứng dụng Workspace của Google

Google Workspace (trước đây là G Suite) là bộ công cụ năng suất được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google, theo mô hình phần mềm dịch vụ (Saas – Software as a Service).

Workspace cung cấp bộ ứng dụng từ liên lạc, lưu trữ, cộng tác cho đến quản trị, với các ứng dụng chính như Gmail doanh nghiệp, Google Calendar, Docs, Sheets, Slides, Google Meet, Google Chat, Google Drive, Google Sites.., Workspace giúp các doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu suất làm việc thông qua việc chia sẻ thông tin tài liệu và cộng tác trong nội bộ cũng như làm việc chuyên nghiệp hơn với khách hàng và đối tác bên ngoài.

Để đáp ứng nhu cầu đa dạng và phù hợp với mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp, bộ ứng dụng Workspace được Google phân phối với 4 gói chính: Business Starter, Business Standard, Business Plus và Enterprise.

Với từng gói Google Workspace, doanh nghiệp sẽ được tối ưu hóa chi phí theo từng mục tiêu đầu tư và phát triển của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, Workspace Essential dành cho các tổ chức, doanh nghiệp với những chức năng tiên tiến nhất cho việc tự kiểm soát và quản lý người dùng trong doanh nghiệp của mình như:

Thêm và xóa các tài khoản người dùng hiện có.
Quản lý hồ sơ người dùng.
Quản lý các liên hệ cá nhân và toàn cầu và các tính năng của Groups/Groups for Business.

tại sao doanh nghiệp nên sử dụng google workspace

Lý do doanh nghiệp cần Google Workspace cho hoạt động kinh doanh

Phần lớn các doanh nghiệp khi quyết định đầu tư vào một bộ công cụ hỗ trợ cho việc vận hành và kinh doanh đều quan tâm đến khả năng tương thích, dễ dàng triển khai trong nội bộ doanh nghiệp và tính bảo mật phải được ưu tiên hàng đầu. Với lợi ích Google Workspace mang đến, doanh nghiệp sẽ sở hữu một bộ công cụ được tinh chỉnh và tối ưu hóa hoàn toàn.

1. Giao diện thân quen và dễ sử dụng

Một trong những lợi ích khi sử dụng Google Workspace cho doanh nghiệp là hầu hết nhân viên có thể đã quen với việc sử dụng giao diện Gmail cá nhân và làm việc với bộ Google Offices (Docs, Sheets, Slides,..). Điều này giúp quá trình chuyển đổi lên Workspace trở nên cực kỳ dễ dàng và đảm bảo doanh nghiệp không phải mất thời gian đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng các công cụ mới.

Bên cạnh đó, với bộ ứng dụng Workspace, nếu doanh nghiệp đã có tài khoản email đang hoạt động, Google sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp, chuyển đổi các tài khoản email cũ lên Gmail doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà vẫn đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.

*Sử dụng gmail có sẵn với Google Workspace*

2. Cộng tác trên Google Workspace ở mọi nền tảng, thiết bị

Sự tiện lợi mà Workspace mang đến cho các nhân viên trong công ty là giúp đảm bảo khả năng cộng tác trong thời gian thực (real-time collaboration) với đồng nghiệp từ bất kỳ nơi nào và trên bất kỳ thiết bị nào, dù là điện thoại, máy tính bảng hay PC, Laptop. Bộ công cụ đáp ứng tốt nhu cầu làm việc từ xa khi có các tình huống bất khả kháng phát sinh như thiên tai, dịch bệnh.

3. Thời gian hoạt động liên tục, bền bỉ – Lợi ích của Google Workspace được doanh nghiệp quan tâm

Khi nói đến thời gian hoạt động, Google là một trong những công ty nổi tiếng về độ tin cậy. Cụ thể, Google Workspace cung cấp Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) với thời gian hoạt động và sẵn sàng cho khách hàng ít nhất 99.9% tại bất kỳ thời điểm nào. Cũng do email là một phần quan trọng của mọi doanh nghiệp nên Workspace sẽ được nâng cấp liên tục mà không ngừng hoạt động hoặc bảo trì theo lịch trình. Tất cả các trung tâm dữ liệu của Google phục vụ cho bộ ứng dụng Workspace đều được xây dựng với cơ sở hạ tầng dự phòng.

4. Google Workspace giúp đảm bảo an toàn và bảo mật

Google Workspace được xây dựng dựa trên Google Cloud Platform. Dữ liệu được bảo đảm an toàn với cơ chế bảo mật và an ninh đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe nhất cho một hệ thống điện toán đám mây (ISO 27001, FISMA, SSAE 16/SAE 3402 Type II, SAS 70).

Có thể nói, Google với kiến thức và chuyên môn hàng đầu trong ngành đang dẫn đầu “tư duy ưu tiên bảo mật”, hỗ trợ trong từng sản phẩm của họ bao gồm cả Workspace.

Cụ thể hơn, khi làm việc với Workspace, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật bởi hàng loạt các cơ chế như:

Quản trị viên Google Workspace: Cung cấp cho quản trị viên khả năng kiểm soát cách dữ liệu được bảo vệ, xem báo cáo và thậm chí kiểm soát thiết bị di động. Quản trị viên Workspace cũng có thể không cho phép nhân viên có khả năng bật “ứng dụng kém an toàn”.
Mã hóa (TLS): Với phương thức bảo mật lớp truyền tải, Workspace cung cấp mã hóa email khi đang trên đường chuyển tiếp từ tài khoản này đến tài khoản khác.
Chứng nhận, Kiểm tra và Đánh giá: Google Workspace thường xuyên trải qua một số cuộc kiểm tra độc lập của các bên thứ ba.
Lưu trữ dữ liệu: Với Vault dành cho eDiscovery và lưu trữ, Workspace cung cấp khả năng giữ lại, lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu của doanh nghiệp bất kỳ lúc nào doanh nghiệp có nhu cầu.
Bảo mật: Google không thu thập, quét hoặc sử dụng dữ liệu của doanh nghiệp trong các dịch vụ của Workspace cho mục đích quảng cáo. Cũng không có quảng cáo nào trong bất kỳ sản phẩm của Workspace.
Tính minh bạch: Google liên tục cung cấp các báo cáo minh bạch để thông báo cho người dùng.

5. Nâng cao hiệu suất công việc và tăng khả năng kết nối trong doanh nghiệp

Google Workspace giúp thay đổi văn hóa làm việc trong công ty. Việc kết nối, tương tác giữa các thành viên được tăng cường thông qua việc trao đổi thường xuyên qua các kênh liên lạc như chat trên group riêng (Google Chat), video call (Google Meet)… cũng như cộng tác trong thời gian thực khi làm việc trên các tài liệu văn bản của bộ Google Offices (Docs, Sheets, Slides…).

Có thể thấy rằng mỗi ứng dụng trong Workspace đều có thể trở thành một mạng xã hội nhỏ, phù hợp cho mỗi nhóm người dùng khác nhau. Ngay cả team thực tập sinh (Graduate trainee, Internship) cũng có Google Group của riêng mình để chia sẻ về kinh nghiệm làm việc trong công ty.

7 Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Google Workspace 2

6. Google Workspace hỗ trợ quản lý và phân tích dữ liệu

Theo nghiên cứu, các doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên việc phân tích các dữ liệu thường thành công hơn những doanh nghiệp sử dụng chưa đến một nửa dữ liệu mà họ sở hữu. Điều đó cho thấy các doanh nghiệp luôn cần một bộ công cụ có thể chuyển đổi những dữ liệu thành các đồ thị, biểu đồ một cách nhanh chóng, trực quan, dễ hiểu.

Với Workspace, việc phân tích dữ liệu từ các nguồn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết thông qua các biểu đồ trực quan, sinh động. Doanh nghiệp có thể dựa vào đó để khái quát các xu hướng và đưa ra các quyết định hiệu quả, kịp thời.

Tham khảo: Google Workspace (Formerly G Suite)

7. Mở rộng thông qua API và Google Cloud Platform (GCP)

Tính mở của Google Workspace dành cho doanh nghiệp (thông qua API của Google) và các tiêu chuẩn ngành cho phép doanh nghiệp liên kết các phần trong hệ thống quản trị với nhau trên đám mây với cấu trúc và chi phí có thể dự đoán được. Google dẫn đầu về cơ sở hạ tầng đám mây (IaaS) với độ tin cậy, hiệu suất, giá cả và quan trọng là khả năng phục hồi.

7 Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Google Workspace 3

Với mục tiêu muốn hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi phương thức làm việc ngày càng linh hoạt, chuyên nghiệp hơn, bộ ứng dụng Workspace từ Google đã được hơn 6 triệu doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn.

Liên hệ Gimasys để được tư vấn chiến lược chuyển đổi phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp của bạn và trải nghiệm miễn phí bộ ứng dụng Google Workspace:

Hotline: Hà Nội: 0987 682 505 – Hồ Chí Minh: 0974 – 417 – 099
Email: gcp@gimasys.com
Đăng ký dùng thử miễn phí: Tại đây