Sử dụng Google Forms để thu thập phản hồi, thông tin khách hàng

Khó khăn & Tầm quan trọng trong việc thu thập ý kiến khách

Trong thời đại số, việc thu thập ý kiến khách hàng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, các phương pháp truyền thống như khảo sát giấy, phỏng vấn trực tiếp thường gặp phải nhiều hạn chế. Thời gian xử lý dữ liệu chậm, chi phí cao, khả năng tiếp cận khách hàng hạn chế là những khó khăn dễ thấy. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp khó có thể nắm bắt được những thay đổi trong hành vi và sở thích của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. 

Trong khi đó, việc hiểu rõ khách hàng là yếu tố quyết định sự thành công của mọi doanh nghiệp. Khi nắm bắt được nhu cầu, mong muốn và đau điểm của khách hàng, doanh nghiệp mới có thể đưa ra những sản phẩm, dịch vụ phù hợp, từ đó tăng cường lòng trung thành và thúc đẩy doanh số.

Tổng quan Google Forms

Vậy, Google Forms là gì? Đây là một công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến miễn phí và dễ sử dụng, được tích hợp trong bộ công cụ Google Workspace. Với Google Forms, bạn có thể nhanh chóng tạo ra các biểu mẫu khảo sát, phiếu đăng ký, đơn thu thập thông tin một cách chuyên nghiệp. Công cụ này đặc biệt hữu ích cho các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức muốn thu thập dữ liệu từ khách hàng, đối tác hoặc nhân viên một cách hiệu quả. Google Forms không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu trực quan, giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên thông tin thu thập được.

Bằng cách sử dụng Google Forms, doanh nghiệp của bạn có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Các tính năng nổi bật của Google Forms

Google Forms là một công cụ vô cùng mạnh mẽ và linh hoạt để tạo các biểu mẫu đa dạng phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Google Forms nổi bật với khả năng tạo ra các biểu mẫu đa dạng, từ những khảo sát đơn giản đến những biểu mẫu phức tạp phục vụ cho nghiên cứu thị trường. Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, người dùng có thể tùy chỉnh hoàn toàn kiểu dáng, màu sắc và bố cục của biểu mẫu, tạo nên những mẫu khảo sát chuyên nghiệp và thu hút. Đặc biệt, Google Forms còn cung cấp nhiều loại câu hỏi khác nhau như trắc nghiệm, mở rộng, lưới, thang đo, giúp thu thập đa dạng các loại dữ liệu. Sau khi thu thập dữ liệu, Google Forms sẽ tự động tổng hợp và phân tích, tạo ra các biểu đồ và báo cáo chi tiết, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt và đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ví dụ cụ thể có thể đề cập đến khi sử dụng Google Forms như:

• Độ đa dạng biểu mẫu: Tạo biểu mẫu đăng ký sự kiện, khảo sát đánh giá sản phẩm, thu thập ý kiến khách hàng về dịch vụ, hoặc đơn đặt hàng trực tuyến.
• Dễ dàng tùy chỉnh giao diện: Thay đổi phông chữ, màu sắc, thêm hình ảnh, logo để tạo nên một biểu mẫu mang đậm dấu ấn cá nhân hoặc thương hiệu.
• Thu thập và phân tích dữ liệu: Tính toán số lượng người lựa chọn mỗi phương án, tạo biểu đồ thể hiện tỷ lệ phần trăm, xuất dữ liệu ra file Excel để phân tích sâu hơn.

Google Forms mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp, hỗ trợ trong việc thu thập – tổng hợp – phân tích về các phản hồi, thông tin khách hàng chuẩn xác nhất, có thể kể đến các lợi ích tiêu biểu như:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì mất nhiều thời gian và công sức để thu thập thông tin bằng phương pháp truyền thống, bạn có thể sử dụng Google Forms để làm việc này một cách nhanh chóng và dễ dàng. Công cụ này giúp tự động hóa mọi thứ, từ việc tạo biểu mẫu đến việc thu thập và xử lý dữ liệu, giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí.
• Dễ dàng tùy biến và phân tích dữ liệu: Việc ứng dụng Google Forms đã mang lại hiệu quả vượt trội trong quá trình thu thập dữ liệu, rút ngắn thời gian và tăng cường độ chính xác cho các hoạt động nghiên cứu, đạt hiệu quả lên đến 80,6%. Sự tích hợp liền mạch với Google Sheets đã mở ra khả năng phân tích dữ liệu sâu rộng, hỗ trợ các nhà nghiên cứu đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu một cách hiệu quả.
• Sự phổ biến,linh hoạt, tiện lợi: Theo 6sense, Google Forms là một trong những công cụ khảo sát trực tuyến phổ biến nhất với 384.758 khách hàng, chiếm 44,77% thị phần trên thị trường. Google Forms cung cấp một nền tảng trực tuyến linh hoạt, cho phép người dùng thiết lập và triển khai các biểu mẫu khảo sát một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tính năng chia sẻ đa dạng giúp tăng cường khả năng tương tác và thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và phân tích của người dùng.

Cách tạo Google Forms dành cho doanh nghiệp

Để truy cập vào Google Forms, bạn cần phải có gmail để có thể sử dụng bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google. 

Có 2 cách để truy cập vào Google Forms:

• Cách 1: Sau khi đăng nhập gmail, hãy vào Google Drive, chọn Mới, tiếp tục chọn Google Forms và bắt đầu sử dụng.

Cách 1

• Cách 2: Bạn có thể truy cập vào trang chủ Google, tại đây góc bên phải phía trên màn hình sẽ hiện ra mục Google apps, nhấp vào và tìm kiếm ứng dụng Forms có icon màu tím.

Cách 2

Sau đó bạn đã có thể tạo và thực hiện một biểu mẫu mới của riêng mình.

Tạo biểu mẫu mới 

Hãy nhấn tạo biểu mẫu mới, lúc này màn hình sẽ hiển thị giao diện gồm 3 mục: Câu hỏi, Câu trả lời và Cài đặt. Góc trái màn hình có phần “Mẫu không có tiêu đề” hãy đặt tên cho biểu mẫu của bạn và bắt đầu thực hiện các bước tiếp theo trong mục Câu hỏi.

Biểu mẫu sẽ yêu cầu bạn đặt tiêu đề, mô tả ngắn thông tin về biểu mẫu và hình ảnh liên quan đến chủ đề mà bạn đang làm. Những thông tin này sẽ nổi bật phía trên cùng, bạn sẽ dễ dàng nhận biết và không bị quên.

Tiếp theo là những trường thông tin, câu hỏi khảo sát phù hợp với chủ đề mà bạn đưa ra. Phần này sẽ có Tiêu đề cho câu hỏi và loại câu trả lời (trắc nghiệm, câu trả lời ngắn, đoạn, lưới trắc nghiệm,…), bạn sẽ phải chọn loại câu trả lời phù hợp với câu hỏi đặt ra. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh ở trường thông tin này.

Thiết kế biểu mẫu 

Như đã chia sẻ, Google Forms sẽ cho phép bạn cài đặt màu sắc, chủ đề, phông chữ và hình ảnh liên quan đến thông tin mà bạn đưa ra. Hãy chọn màu sắc tùy ý bạn thích, đặc biệt là hình cover ở đầu trang phải được thiết kế đúng kích thước mới có thể vừa với biểu mẫu của bạn.

Cài đặt biểu mẫu 

Trong phần cài đặt biểu mẫu sẽ có các hạng mục như Quản lý câu trả lời (cách thu thập, bảo vệ câu trả lời, cho phép chỉnh sửa câu trả lời, giới hạn số lần trả lời,…), Quản lý cách trình bày (hiển thị thanh tiến độ, xáo trộn thứ tự câu hỏi, gửi thư xác nhận,…) và các chế độ mặc định của biểu mẫu và câu hỏi.

Chia sẻ và thu thập phản hồi 

Trước khi hoàn tất các bước tạo biểu mẫu cơ bản, bạn hãy vào mục Câu trả lời để chọn Liên kết với trang tính. Sau đó sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu bạn chọn đích đến cho các phản hồi bằng cách tạo bảng tính mới hoặc chọn bảng tính hiện có. Trong trang tính đó sẽ tổng hợp tất cả các câu trả lời mà bạn nhận được thông qua biểu mẫu. Bạn cũng có thể xem qua trước biểu mẫu đã tạo với tư cách là khách. 

Cuối cùng là hoàn thành biểu mẫu bằng cách gửi biểu mẫu qua email hoặc lấy liên kết (thêm người chỉnh sửa tùy ý). Giờ đây bạn đã có thể thu thập ý kiến, thông tin bằng khảo sát biểu mẫu của Google Forms rồi.

Mẹo sử dụng Google Forms hiệu quả

Việc sử dụng Google Forms một cách hiệu quả sẽ giúp bạn rút ngắn khoảng cách với khách hàng, hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của họ. Từ đó, bạn có thể đưa ra những sản phẩm, dịch vụ phù hợp và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Đồng thời, Google Forms cũng hỗ trợ bạn trong việc quản lý thông tin một cách hiệu quả, giúp bạn đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác và nhanh chóng.

Tăng cường hiệu quả làm việc với tính năng tái sử dụng câu hỏi. Thay vì tạo mới hoàn toàn, bạn có thể tận dụng các mẫu có sẵn để tiết kiệm thời gian. Hơn nữa, khả năng tương thích trên thiết bị di động giúp bạn quản lý biểu mẫu mọi lúc mọi nơi.

Kết luận

Google Forms không chỉ là một công cụ tạo biểu mẫu đơn giản, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp thu thập thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng, Google Forms đã trở thành một giải pháp hoàn hảo để xây dựng các khảo sát, form đăng ký, hay thu thập phản hồi từ khách hàng. Google Forms đã chứng minh được hiệu quả trong việc thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng. Nhờ khả năng tạo các biểu mẫu đa dạng, tùy chỉnh giao diện và tích hợp với các ứng dụng khác, Google Forms giúp doanh nghiệp: Tăng cường tương tác với khách hàng; Đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế; Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ; Tiết kiệm thời gian và chi phí.

Với vai trò là nhà cung cấp Google Workspace uy tín tại Việt Nam, Gimasys sẵn sàng hỗ trợ bạn sở hữu tài khoản chất lượng với giá cả hợp lý. Truy cập website www.gcloudvn.com hoặc fanpage Gimasys’ Google Cloud Services để biết thêm thông tin.