Giữ bảo mật dữ liệu với chế độ Gmail confidential (beta)

Những thay đổi

Chúng tôi đã mở một chương trình beta dành cho chế độ bảo mật của Gmail. Với chế độ bảo mật này , sẽ dễ dàng hơn để bảo vệ nội dung nhạy cảm trong email của bạn bằng cách tạo ra ngày hết hạn hoặc thu hồi các tin nhắn đã gửi trước đó và xóa các tùy chọn để người nhận chuyển tiếp, sao chép, in và tải xuống.

Ai sẽ bị ảnh hưởng

Quản trị viên và người dùng cuối

Tại sao nên dùng nó

Quản lý quyền thông tin tích hợp (IRM) loại bỏ tùy chọn chuyển tiếp, sao chép, tải xuống hoặc in tin nhắn. Điều này giúp giảm nguy cơ thông tin bí mật bị vô tình chia sẻ sai đối tượng.

Ngoài việc bảo vệ nội dung nhạy cảm trong email của bạn bằng cách tạo ngày hết hạn, bạn cũng có thể yêu cầu xác thực bổ sung qua tin nhắn văn bản để xem email. Điều này cho phép bảo vệ dữ liệu ngay cả khi tài khoản email của người nhận bị tấn công khi tin nhắn đang hoạt động.

Làm thế nào để kích hoạt tính năng?

• Quản trị viên: Chế độ bảo mật của Gmail Beta có sẵn dưới dạng tùy  chọn tham gia cho tất cả khách hàng của G Suite (Workspace). Quản trị viên có thể chọn tham gia bản beta bằng cách truy cập Admin console và điều hướng đến Ứng dụng > G Suite > Cài đặt cho Gmail > Cài đặt người dùng. Tại đây họ sẽ có thể chọn tùy chọn Kích hoạt chế độ bí mật.

• Người dùng cuối: Khi chế độ bảo mật của Gmail được kích hoạt trong Admin console, người dùng có thể gửi Email qua chế độ bí mật của Gmail. Khi họ soạn email, có một nút để bật chế độ bí mật cho email

Nếu người dùng nhấp vào biểu tượng trên, hộp thoại Confidential mode của Gmail sẽ hiện lên, nơi bạn có thể sửa đổi cài đặt:

Thông tin chi tiết

Tại phiên bản beta, Chế độ bảo mật Gmail sẽ bao gồm:

1. Cho phép người dùng đặt ngày hết hạn cho tin nhắn hoặc thu hồi quyền truy cập bất cứ lúc nào
2. Vô hiệu hóa các tùy chọn để chuyển tiếp, sao chép, in và tải xuống phần thân email và tệp đính kèm
3. Cho phép người dùng đặt mật mã SMS trong đó người nhận sẽ nhận được mật mã bằng tin nhắn văn bản để có thể truy cập email được gửi bằng chế độ bí mật
4. Cho phép người dùng chọn xóa quyền truy cập sớm trước ngày hết hạn.

Lưu ý: Mặc dù chế độ bí mật giúp ngăn người nhận vô tình chia sẻ email của bạn, nhưng nó không ngăn người nhận chụp ảnh màn hình hoặc ảnh của tin nhắn hoặc tệp đính kèm của bạn. Người nhận có chương trình độc hại trên máy tính của họ vẫn có thể sao chép hoặc tải xuống tin nhắn hoặc tệp đính kèm của bạn.

Ngoài ra, nếu người dùng của bạn gửi hoặc nhận tin nhắn trong chế độ bí mật của Gmail, Vault sẽ giữ lại, lưu giữ, tìm kiếm và xuất các tin nhắn ở chế độ bí mật. Phần nội dung thông điệp của các tin nhắn nhận được sẽ chỉ có thể truy cập được trong Vault nếu người gửi tin nhắn đến từ trong tổ chức của bạn. 

Nguồn: Gimasys