Google Vault là gì? Những lợi ích mà ứng dụng này mang lại

27/06/2018

Đối với người dùng Workspace G Suite phiên bản Business và Enterprise, Google Vault chắc chắn là một ứng dụng đóng vai trò không thể thiếu, hỗ trợ cho công việc của đội ngũ quản lý doanh nghiệp. Với G Suite bản Basic, mặc dù ứng dụng này không có sẵn nhưng rất nhiều doanh nghiệp sẵn sàng bỏ thêm chi phí để mua Vault dưới dạng add-on (ứng dụng bổ trợ). Vậy Google Vault là gì và tại sao doanh nghiệp lại cần ứng dụng này?

Lưu ý: Bài viết sẽ sử dụng cả một số từ tiếng anh và giải thích bằng tiếng Việt để người đọc hiểu chính xác nội dung được truyền đạt ban đầu.

Mục Lục

Google Vault là gì?

Trước khi tìm hiểu Vault là gì, có thể bạn sẽ cần biết về eDiscovery. eDiscovery hay Electronic Discovery là quá trình khám phá và tìm kiếm thông tin được lưu ở định dạng điện tử (electronic format). Quá trình này thường được thực hiện để đáp ứng yêu cầu pháp lý hay điều tra.

Google Vault chính là một ứng dụng giúp admin tìm kiếm, lưu trữ và trích xuất dữ liệu nhằm phục vụ nhu cầu eDiscovery đó của doanh nghiệp.

Google Vault có những tính năng nào?

Để hiểu hơn về lợi ích của Vault, bạn cần biết về thuật ngữ và cách hoạt động của nó

Archiving: Giúp admin thiết lập các quy tắc lưu trữ (retention) để kiểm soát xem dữ liệu sẽ được lưu trữ trong bao lâu trước khi bị xóa khỏi tài khoản của người dùng và xóa khỏi hệ thống của Google. Với tính năng này, admin có thể lưu trữ và bảo vệ dữ liệu trong bao lâu tùy vào yêu cầu của công ty, kể cả khi người dùng đã xóa tin nhắn, các file tài liệu hay đã xóa cả dữ liệu trong thùng rác. Hoặc khi không cần nữa, admin cũng có thể cài đặt vault để xóa những dữ liệu nhạy cảm khỏi tài khoản của người dùng.

Google Vault là gì? Những lợi ích mà ứng dụng này mang lại 1

Legal hold: Cài đặt lệnh hold lên tài khoản của người dùng để bảo vệ dữ liệu của người dùng đó mãi mãi, nhằm đáp ứng yêu cầu pháp lý hay yêu cầu lưu trữ.
Search: Tìm kiếm dữ liệu của doanh nghiệp theo từng tài khoản người dùng, theo các tổ chức con (organizational unit), theo ngày hay theo từ khóa.

Google Vault là gì? Những lợi ích mà ứng dụng này mang lại 2

Export: Xuất dữ liệu để phục vụ cho quá trình phân tích, xử lý thông tin. Ví dụ: Admin có thể xuất kết quả tìm kiếm ra định dạng PST hay mbox.
Audit Report: Xem các báo cáo kiểm định để có thêm thông tin về hoạt động của Vault user – những người có quyền đăng nhập vào Vault. Khi xem audit report, admin sẽ kiểm tra được chi tiết các thao tác họ đã làm trọng một khoảng thời gian cụ thể, ví dụ như ai đã thiết lập retention rule, thay đổi lệnh hold, hay thực hiện các thao tác quản trị khác.

Hướng dẫn và ví dụ về cách sử dụng Google Vault trong G Suite.

Google Vault hỗ trợ những nội dung nào?

Do yêu cầu bảo mật chặt chẽ, nhiều doanh nghiệp thường có nhu cầu “đọc email” của nhân viên. Tuy nhiên đây thực sự không phải là một cách làm hợp lý và hiệu quả để phục vụ các yêu cầu kiểm tra, pháp lý. Bởi trong kỉ nguyên số như hiện nay, kênh liên lạc sẽ không bị giới hạn trong email, chưa kể khối lượng thông tin mà họ gửi đi, nhận về là rất lớn. Nếu quyết tâm “bơi” trong bể thông tin này, chắc chắn sẽ tốn không ít công sức. Thay vào đó, admin có thể tìm kiếm thông tin theo các trường thông tin có sẵn (từ khóa, thời gian, account,..) và Vault sẽ rà soát:

Tin nhắn Email
Nội dung chat trong Hangouts (với các cuộc hội thoạt có bật lịch sử chat) và chat trong Google Talk “on the record”
Google Group
Các file tài liệu trong Google Drive và Team Drives
Các cuộc hội thoại trong Hangouts Chat

Lợi ích của Google Vault

Giảm rủi ro pháp lý

Với các tính năng trên, Google Vault cho phép quản trị thông tin trong doanh nghiệp và phục vụ eDiscovery. Qua đó, admin có thể tạo hàng rào bảo vệ cho doanh nghiệp của mình, nhằm giảm thiểu tối đa những rủi ro liên quan đến pháp lý và kiện tụng.
Một bản lữu trữ duy nhất cho tất cả email

Google Vault là nơi lưu trữ thông tin tập trung và được quản lý tại một chỗ (tức là không bị sao chép và chuyển đến hệ thống nào khác). Amin không cần sao lưu dữ liệu thành 1 khối dữ liệu riêng, từ đó giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc di chuyển và phát sinh thêm dữ liệu cần quản lý.
Giảm chi phí

Hệ thống IT truyền thống thường đối mặt với những khoản chi phí lớn khi quản lý, thu thập và lưu giữ email. Nguyên nhân: Do các email, tài liệu nằm phân tán tại nhiều nơi khác nhau như ổ đĩa mạng, ổ đĩa máy tính người dùng, máy tính xách tay và các thiết bị di động. Điều này khiến cho admin tốn nhiều thời gian và kinh phí để tìm kiếm, xác định, thu thập các thông tin từ người dùng.
Phân tích và đánh giá nhanh

Bằng việc ứng dụng thuật toán Google search nổi tiếng, Google Vault trả lại kết quả rất nhanh khi doanh nghiệp cần tìm kiếm thông tin. Khi kiểm tra tổng quan cũng như chi tiết các email và đoạn chat liên quan, doanh nghiệp có thể kịp thời đưa ra các bước xử lý thích hợp, đề phòng tình trạng tái diễn hay để lại hậu quả về sau.
Cải tiến liên tục mà không phải nâng cấp

Google liên tục cập nhật các tính năng bổ sung cho Google Vault, giúp nâng cao khả năng quản trị rủi ro cho khách hàng. Do Vault hoàn toàn là web-base – chạy trên trình duyệt, do đó admin không cần thiết phải tải, cài đặt hay bảo trì phần mềm.

Với những tính năng và lợi ích trên, Google Vault chắc chắn là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp. Để bắt đầu sử dụng Vault, bạn cần đảm bảo các yếu tổ sau:

Doanh nghiệp của bạn đang sử dụng G Suite phiên bản Business hoặc Enterprise.
Bạn là super admin của hệ thống G Suite. Chỉ admin có quyền cao nhất mới có thể cài đặt và phân quyền cho các tài khoản khác.
Nếu đang dùng G Suite bản Basic, bạn cần mua license Vault dưới dạng add-on.

Lưu ý: Tất cả các tài khoản mà admin muốn tìm kiếm, lưu trữ hay trích xuất thông tin phải là tài khoản G Suite và phải được admin cài đặt license Vault. License vault có thể được cài đặt (assign) cho từng cá nhân, cho các tổ chức con hoặc cho toàn bộ domain.

Admin có thể cân nhắc việc sử dụng G Suite basic và chỉ mua thêm license Vault cho các tài khoản cần quản lý. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí (so với việc toàn bộ người dùng sử dụng phiên bản Business/Enterprise).

Cần hỗ trợ thông tin dịch vụ G Suite liên hệ: