Slide thumbnail

Cập nhật kiến thức Google Cloud

Kiến thức

Cách ứng dụng G Suite để đẩy nhanh tiến độ công việc trong doanh nghiệp

30/09/2019

         Ngày trước, việc chuyển đổi từ cách làm việc thủ công – bàn giấy sang ứng dụng máy tính đã tạo ra một cuộc cách mạng trong cách chúng ta giải quyết công việc. Đó là một cuộc cách mạng đem lại nhiều lợi ích mà chính bản thân con người trước kia cũng không nghĩ tới. Chỉ một thời gian ngắn sau, với sự phát triển của công nghệ và Internet, chúng ta lại có thể tiếp tục dịch chuyển từ hệ thống “on-premise” lên mây với điện toán đám mây. Với G Suite của Google, chúng ta cũng lại có một cơ hội tương tự để “cách mạng hóa” những công việc thường ngày trong doanh nghiệp – nhanh hơn, tiện hơn, hiệu quả hơn và năng suất cao hơn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách mà bộ công cụ G Suite thúc đẩy tinh thần cộng tác cũng như đẩy nhanh tiến độ & hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.  

 

 

1/ G Suite thay đổi cách chúng ta tạo ra nội dung, văn bản

 

Theo nghiên cứu nội bộ của Google, 76% thời gian doanh nghiệp sử dụng Google Docs chính là để cộng tác. Điều này có nghĩa là gì? Cộng tác trong Docs được thực hiện qua 5 hành vi dưới đây:

  • Chỉnh sửa một văn bản cùng nhau: Tất nhiên không phải theo cách truyền thống mà bạn hoặc nhân viên của mình vẫn làm – tạo văn bản trong Word/Excel > gửi qua email cho đồng nghiệp > tải file về > chỉnh sửa > lưu > tiếp tục gửi và tải và chỉnh sửa cho tới khi hoàn thiện được phiên bản cuối cùng. Trong quá trình này có lẽ bạn và team của mình đã tạo ra được hàng chục phiên bản tài liệu. Google đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc truyền thống với Google Docs, Sheets, Slides – nơi bạn và mọi người có thể chỉnh sửa, chat, bình luận,… tại cùng một thời điểm, trên cùng một giao diện, nội dung tự động lưu và không cần phải gửi email qua lại.

Không chỉ dừng lại ở đó, nếu khách hàng hay đối tác của bạn vẫn đang dùng bộ công cụ Office truyền thống, G Suite cũng để bạn chỉnh sửa, bình luận và sử dụng những tính năng khác (ví như Explorer) ngay trên các tệp tin của Microsoft.

  • Xem các những nội dung đã được thay đổi thông qua lịch sử chỉnh sửa: Vì G Suite ngay từ đầu đã được xây dựng và phát triển dựa trên công nghệ điện toán đám mây, nên trong lúc làm việc, mọi thay đổi mà người dùng tạo ra đều được lưu lại trong lịch sử chỉnh sửa – “Version history”. Để xem được phần này, bạn có thể vào File > Version history hoặc nhanh chóng click chuột vào dòng chữ “All changes saved in Drive” ở bên trên thanh công cụ.

Sau khi click vào đây, bạn sẽ thấy toàn bộ phần thông tin chi tiết được ghi lại: vào thời gian nào, ai đã chỉnh sửa nội dung gì.

Mới đây, Google đã phát triển thêm một tính năng mới nhằm hỗ trợ người dùng tốt hơn: Giờ đây, khi sử dụng Google Sheets, bạn đã có thể xem lịch sử chỉnh sửa trong từng ô cụ thể.  

 

  • Gửi và nhận feedback – ý kiến phản hồi từ đồng nghiệp/khách hàng: Việc bình luận (comment) trong G Suite không chỉ đơn thuần là một tính năng. Đây còn là cách để mọi người cùng chia sẻ suy nghĩ, nhận xét của mình với nhau, từ đó cùng nhau đưa ra phương án giải quyết tốt nhất. 

Gần đây nhất, Google đã cho ra mắt tính năng vô cùng thú vị – Dynamic Email. Nhờ việc tích hợp tính năng bình luận trên Docs, Sheets, Slides với Gmail mà bạn có thể dễ dàng giải quyết các bình luận trực tiếp ngay trên giao diện của hòm thư inbox, không cần phải mở thêm tab mới. 

  • Phân công và hoàn thành các công việc: Cũng nhờ tính năng bình luận và nhắc tên (Tag) , bạn có thể dễ dàng giao một công việc cụ thể cho bất kì thành viên nào trong team. Sau khi hoàn thành công việc, họ có thể click “Resolve” để báo lại rằng nhiệm vụ đã được xử lý.

Với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo (AI), G Suite còn giúp việc cộng tác giữa trong và ngoài doanh nghiệp nhanh hơn rất nhiều so với các công cụ khác. Ví dụ, AI trong Docs có thể từ phát hiện ra các nhiệm vụ và gợi ý nên giao các công việc đó cho ai. Vì vậy, bạn sẽ không cần phải mất thời gian soạn email và giao việc theo cách truyền thống.

  • Tự tin chia sẻ tài liệu: Khi đã sẵn sàng chia sẻ tài liệu, các tính năng được xây dựng sẵn trong G Suite sẽ giúp bạn kiểm soát được quyền truy cập vào các tệp tin này, dù họ là đồng nghiệp hay khách hàng, đối tác. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn hạn chế quyền truy cập với Google Drive. Thậm chí, bạn cũng còn có thể cài đặt “ngày hết hạn” truy cập vào tài liệu của mình. Ví dụ: Đối với file “Công nợ tháng 7”, bạn chỉ cho phép người khác xem đến hết tháng 7. Sau thời gian này, dù có link truy cập thì họ cũng không thể nào xem được nội dung nữa. 

 

2/ Giao tiếp, trao đổi thông tin một cách hiệu quả

 

Khi giao tiếp và trao đổi thông tin, mỗi người sẽ có phương tiện riêng của mình mà họ cảm thấy hiệu quả – ví dụ như email, chat, gặp mặt trực tiếp (dù là gặp trực tiếp tại văn phòng hay thông qua video call).

  • Gmail: Dù có bao nhiêu công cụ được xây dựng và phát triển thì email vẫn luôn là giải pháp không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Đó cũng là lý do vì sao mà hơn 5 triệu công ty trên toàn cầu tin tưởng, lựa chọn Gmail. Một lần nữa, với sự trợ giúp đắc lực từ AI, bạn có thể hoàn thành rất nhiều công việc theo cách hiệu quả nhất, không đơn thuần chỉ là gửi và nhận thư. Tham khảo 7 tính năng quan trọng của Gmail mà có thể bạn chưa biết.

Nếu cũng đang sử dụng email, nhưng giải pháp mà bạn đang dùng lại thường xuyên phải đau đầu vì vấn đề spam và virus, hãy tìm hiểu cách mà Google bảo vệ người dùng khỏi spam.

 

  • Hangouts Chat: Ngoài email, chat chính là cách để mọi người trao đổi thông tin nhanh chóng, tiện lợi và thoải mái nhất giữa mọi người với nhau. Nhờ Hangouts Chat được xây dựng với những phòng chat ảo, thiết kế dành riêng cho các dự án… người dùng có thể dễ dàng trò chuyện, theo dõi tiến độ công việc cũng như cập nhật tình trạng của các nhiệm vụ được giao.

Tại sao bạn và đồng nghiệp nên dùng Hangouts Chat thay vì các ứng dụng khác như Skype, Zalo,…? Vì Hangouts Chat được tích hợp với tất cả những ứng dụng khác của G Suite như Drive, Calendar, Gmail,… nên bạn có thể thực hiện rất nhiều thao tác ngay trên giao diện của Chat, thay vì phải di chuyển qua lại giữa các tab và các ứng dụng. Chưa kể với hơn 25 Bot ứng dụng trí tuệ nhân tạo, thuộc đủ các lĩnh vực (tài chính, HR, CRM, quản lý dự án,,…) chắc chắn công việc của bạn sẽ được triển khai nhanh chóng hơn rất nhiều.

 

  • Hangouts Meet – Gặp mặt trực tiếp: Khi nhắc tới trao đổi và cộng tác, chắc chắn không có gì hiệu quả hơn việc gặp mặt trực tiếp. Đó là lý do Hangouts Meet luôn được các doanh nghiệp sử dụng như một công cụ hội nghị truyền hình hiệu quả. (Chắc chắn là bạn có nhiều lựa chọn khác, nhưng với những cuộc họp quan trọng vướng phải rào cản địa lý, bạn lại hẹn với đối tác qua Facetime, Video call hay Skype?). 

Ngoài ra, với phiên bản mới nhất được cập nhật, doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp trực tuyến cho phép tới 250 điểm cầu tham gia, hoặc livestream tới 100,000 người.

 

Khi nhắc đến điện toán đám mây, không phải ứng dụng nào cũng có khả năng mang lại trải nghiệm cộng tác, teamwork như nhau. Với G Suite, Google đã phát triển với một tầm nhìn rất cụ thể: giúp doanh nghiệp “tái lập” lại cách chúng ta hoàn thành công việc khi có sự trợ giúp của công nghệ – một ứng dụng linh hoạt, thông minh và… ”trên mây”. Nếu chưa sử dụng G Suite, bạn có thể thử nghiệm các ứng dụng này miễn phí ngay trên tài khoản Gmail cá nhân của mình. Chắc chắn rằng một khi đã dùng công nghệ của Google, bạn sẽ thấy tất cả những ứng dụng cộng tác khác đều trở nên… “bất cập”. 

 

Gimasys.