Cộng tác và giao tiếp an toàn với người dùng không sử dụng Workspace trong Google Chat với Guest Account

Hôm nay, Google rất vui mừng thông báo về việc chính thức ra mắt tài khoản khách trên Google Workspace. Tài khoản khách cho phép các tổ chức cộng tác an toàn với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp không sử dụng Google Workspace. Không chỉ đơn thuần là tính năng nhắn tin an toàn, thời gian thực trên Google Chat, tài khoản khách còn giúp các tổ chức mở rộng chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu của mình cho những người dùng không sử dụng Workspace này. Cho dù đó là cộng tác trên bản tóm tắt tiếp thị trong Google Docs hay bài thuyết trình trong Google Slides, người dùng không sử dụng Workspace với tài khoản khách đều tuân thủ các chính sách bảo mật của tổ chức bạn.

Làm như thế nào 

Khi người dùng cuối trong tổ chức của bạn mời người dùng bên ngoài, không thuộc Workspace, tham gia Google Chat thông qua tin nhắn trực tiếp (DM) hoặc Không gian trò chuyện, một tài khoản khách sẽ được cấp cho người dùng bên ngoài đó trong miền Workspace của bạn với một mã định danh tài khoản duy nhất. Các tài khoản khách này cũng được tự động đặt trong một Đơn vị Tổ chức (OU) “Khách Workspace” chuyên dụng trong bảng điều khiển Quản trị, với các chính sách bảo mật mặc định được thiết kế cho những người dùng bên ngoài này.

Khi giao tiếp với tài khoản khách trong tin nhắn riêng (DM) hoặc không gian trò chuyện (Chat Spaces), người dùng cuối của tổ chức bạn sẽ thấy nhãn màu xanh lam “bên ngoài” dành cho tài khoản khách. Điều này tương tự như nhãn màu vàng “bên ngoài” mà Google đã sử dụng trong Google Chat để chỉ ra người dùng Workspace bên ngoài. Khách có thể được @nhắc đến trên các ứng dụng Workspace được hỗ trợ, tương tự như bất kỳ người dùng nào khác. Điều này có nghĩa là người dùng cuối có thể mời khách qua Chat và cộng tác với họ bằng Chat, Drive, Docs, Slides, Sheets và Meet.

Cài đặt quản trị chi tiết

Quản trị viên Workspace có toàn quyền xem và kiểm soát. Tính năng tài khoản khách được liên kết với cài đặt trò chuyện bên ngoài hiện có của bạn. Nếu bạn đã bật tính năng trò chuyện bên ngoài, người dùng cuối trong tổ chức của bạn giờ đây có thể bắt đầu mời những người dùng không thuộc Workspace tham gia trò chuyện để cộng tác với bạn.

• Quản lý cài đặt quyền truy cập của khách: Quản lý ai có thể mời khách vào tổ chức của bạn.
• Quản lý vòng đời khách: Xem và quản lý tất cả các tài khoản khách đã được cấp phép trong bảng điều khiển quản trị và thông qua API.
• Thực thi chính sách: Tài khoản khách có một vài thiết lập bảo mật mặc định không được kế thừa từ đơn vị tổ chức gốc (Root OU). Điều này giúp các tổ chức bắt đầu với tư thế bảo mật cơ bản cho tài khoản khách. Xem các thiết lập mặc định và áp dụng các chính sách cụ thể của tổ chức bạn cho đơn vị tổ chức “Khách không gian làm việc” (Workspace Guests), chẳng hạn như xác minh hai bước hoặc truy cập theo ngữ cảnh.

Tổ chức của bạn vẫn giữ quyền sở hữu hoàn toàn đối với dữ liệu được tạo và chia sẻ trong miền Workspace của bạn khi cộng tác với người dùng sử dụng tài khoản khách. Hơn nữa, người dùng bên ngoài có tài khoản khách không thể tạo hoặc sở hữu các tệp mới trong Google Drive; họ chỉ có thể được mời cộng tác trên các tệp hiện có.

Để tìm hiểu thêm về đầy đủ các khả năng dành cho tài khoản khách và các tính năng mà quản trị viên của tổ chức chủ trì có thể sử dụng để quản lý các tài khoản khách này, hãy xem phần.Tài liệu chi tiết .

Thông tin quan trọng

• Tài khoản khách chỉ được tạo cho người dùng bên ngoài không thuộc Workspace. Chức năng cộng tác với người dùng Workspace bên ngoài và tài khoản Google cá nhân vẫn không thay đổi và không yêu cầu tạo tài khoản khách. Khả năng tạo tài khoản khách thông qua API sẽ có sẵn trong bản beta mở vào tháng 5 năm 2026.
• Nếu bạn sử dụng các miền đáng tin cậy để chỉ cho phép chia sẻ với một số tổ chức nhất định bên ngoài doanh nghiệp của mình, giờ đây bạn có thể bắt đầu thêm các miền không thuộc Workspace vào danh sách cho phép để bắt đầu cộng tác an toàn với các miền không thuộc Workspace. Lưu ý rằng việc thiết lập các miền đáng tin cậy sẽ ngăn tổ chức của bạn cộng tác với các tài khoản Google cá nhân. Điều này bao gồm cả việc cộng tác với những người dùng không thuộc Workspace, những người có thể đã tạo tài khoản Google cá nhân bằng địa chỉ email công việc của họ.
• Khách được mô hình hóa như một loại người dùng. Trong API Drive, user.list giờ đây sẽ bao gồm khách theo mặc định. API hiện cũng bao gồm một trường mới là is_guest_user để xác định khách. Khách sẽ không được tự động cấp phép cho các ứng dụng SAML của bên thứ ba hiện có hỗ trợ cấp phép người dùng tự động.

Getting started

• Admins
  • Cài đặt trò chuyện bên ngoài: Khi ra mắt, người dùng cuối có thể trò chuyện bên ngoài sẽ mặc định có thể mời và cộng tác với người dùng bên ngoài không thuộc Workspace trong Chat. Bạn có thể kiểm soát người dùng nào được phép trò chuyện bên ngoài bằng cách sử dụng các cài đặt trò chuyện bên ngoài hiện có.
  • Thiết lập lời mời khách: Bạn có thể hạn chế người có thể mời tài khoản khách vào tổ chức của mình bằng cách sử dụng cài đặt mời khách. Mặc định là BẬT cho tất cả mọi người có thể trò chuyện từ bên ngoài tổ chức của bạn.

• Người dùng cuối: Những người dùng cuối có thể cộng tác với bên ngoài và đã được quản trị viên cho phép mời người dùng cuối sẽ có thể mời và cộng tác với người dùng bên ngoài không thuộc Workspace trong Chat bằng tài khoản khách.
• Khách: Người dùng bên ngoài không thuộc Workspace sẽ nhận được lời mời qua email đến địa chỉ email chính của họ khi được tổ chức chủ trì mời. Khách có thể đăng ký để bắt đầu cộng tác. Khách có các tính năng hạn chế, tương tự như người dùng bên ngoài Workspace.

Rollout pace

• Admins
  • Các miền Phát hành nhanh và Phát hành theo lịch trình: Triển khai dần dần bắt đầu từ ngày 26 tháng 3 năm 2026 và hoàn tất vào ngày 10 tháng 4 năm 2026. Quản trị viên sẽ được thông báo trong phần Trò chuyện khi các thiết lập khả dụng trong tổ chức của họ.

• End users
  • Các miền Phát hành nhanh và Phát hành theo lịch trình: Triển khai đầy đủ bắt đầu từ ngày 13 tháng 4 năm 2026 và hoàn tất vào ngày 16 tháng 4 năm 2026.

Availability

• Business: Business Starter, Standard, and Plus
• Enterprise: Enterprise Starter, Standard, and Plus