TOP 5 CÁCH QUẢN LÝ GMAIL HIỆU QUẢ

Hiện nay, việc sử dụng gmail để liên lạc, làm việc trong nội bộ và với các đối tác, khách hàng đã là một điều tất yếu, đặc biệt với gmail doanh nghiệp. Tuy nhiên, với lượng gmail khổng lồ cần xử lý mỗi ngày thì việc quản lý gmail là một thách thức với doanh nghiệp. Vậy thì cần có cách quản lý gmail hiệu quả để nhằm góp phần tăng năng suất làm việc và tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Tại sao cần phải quản lý Gmail

Việc quản lý Gmail doanh nghiệp một cách hiệu quả không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn góp phần bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc quản lý gmail còn giúp cho quản trị viên hoặc người quản lý chính sẽ quan sát, theo dõi về số lượng người dùng trong hệ thống của mình nói riêng và quản lý tài liệu, dữ liệu được bảo mật hơn nói chung. Dưới đây là một số lý do chính:

1. Tăng năng suất làm việc

• Tổ chức thông tin hiệu quả: Với lượng gmail khổng lồ mỗi ngày, việc phân loại, lưu trữ và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng là rất quan trọng.
• Save time: Quản lý gmail tốt giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào và giảm thiểu thời gian dành cho việc tìm kiếm.
• Tập trung vào công việc: Khi hộp thư gọn gàng, bạn sẽ tập trung hơn vào các nhiệm vụ chính và giảm thiểu căng thẳng.

2. Information security

• Ngăn chặn rò rỉ thông tin: Việc quản lý gmail chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro bị tấn công và rò rỉ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
• Tuân thủ quy định: Nhiều ngành nghề có các quy định về bảo mật thông tin, việc quản lý gmail hiệu quả giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định này.

3. Tạo hình ảnh chuyên nghiệp

• Trả lời gmail nhanh chóng: Việc trả lời gmail kịp thời thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng.
• Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: gmail là một công cụ giao tiếp quan trọng, việc sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác.

4. Cộng tác hiệu quả:

• Chia sẻ thông tin dễ dàng: Gmail doanh nghiệp thường được tích hợp với các công cụ cộng tác khác, giúp bạn chia sẻ thông tin và làm việc nhóm hiệu quả hơn.
• Lập lịch họp: Bạn có thể dễ dàng lên lịch họp và gửi lời mời cho các thành viên trong nhóm.

Những lý do này nhìn chung có thể sẽ rất quen thuộc hoặc đâu đó các doanh nghiệp đã – đang thực hiện được. Tuy nhiên, về cách thức quản lý Gmail hiệu quả hơn, tối ưu hơn thì bài viết sẽ giản lược cách quản lý gmail hiệu quả bên dưới.

Cách quản lý Gmail

Dọn dẹp những gmail không cần thiết

Một trong những cách thông dụng và mang lại hiệu quả nhất chính là xóa bỏ đi những gmail không cần thiết chẳng hạn như gmail cũ, gmail không quan trọng, gmail quảng cáo, gmail rác, gmail đã xử lý xong…

Bạn có thể sử dụng công cụ hay bộ lọc để hỗ trợ công việc này, nó không những giúp giải phóng dung lượng lưu trữ mà còn giúp bạn dễ dàng quản lý gmail hơn. Nó cũng giúp bạn không bị mất tập trung và tốn thời gian để tìm kiếm các thông tin cần thiết.

Hủy đăng ký những địa chỉ email không còn quan tâm

Việc hủy đăng ký những địa chỉ email không còn quan tâm là một hành động rất cần thiết và mang lại nhiều lợi ích:

• Giảm thiểu thư rác: Khi bạn hủy đăng ký những email không còn quan tâm, bạn sẽ giảm được lượng thư rác trong hộp thư đến, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý các email quan trọng hơn.
• Enhanced security: Việc giữ lại quá nhiều địa chỉ email không hoạt động hoặc không liên quan có thể tạo cơ hội cho tin tặc lợi dụng để gửi thư rác, lừa đảo.
• Tổ chức hộp thư hiệu quả: Hủy đăng ký những email không cần thiết giúp hộp thư của bạn trở nên gọn gàng và dễ quản lý hơn.
• Save time: Khi bạn không còn phải dành thời gian để lọc và xóa những email không quan tâm, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm những việc khác.
• Tăng năng suất: Một hộp thư gọn gàng và ngăn nắp sẽ giúp bạn tập trung vào công việc hơn.

Tóm lại, việc hủy đăng ký những địa chỉ email không còn quan tâm là một thói quen tốt, giúp bạn tiết kiệm thời gian, bảo vệ thông tin cá nhân và tăng hiệu quả công việc.

Sử dụng riêng biệt gmail cá nhân và gmail doanh nghiệp

Để công việc được chuyên nghiệp và hiệu quả, việc phân chia rõ ràng giữa gmail cá nhân và doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Sử dụng chung một tài khoản sẽ dễ dẫn đến nhầm lẫn, mất thời gian tìm kiếm thông tin và tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin quan trọng. Hơn nữa, việc tuân thủ quy định của công ty cũng đòi hỏi nhân viên phải sử dụng gmail đúng mục đích.

Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc và đột nhiên nhận được một gmail mời đi sinh nhật. Nếu bạn sử dụng chung gmail, việc trả lời và quản lý các loại gmail này sẽ trở nên khó khăn hơn. Việc tạo riêng gmail cho công việc và cá nhân sẽ giúp bạn tách biệt cuộc sống và công việc, làm việc hiệu quả hơn.

Thiết lập, gắn nhãn các gmail để phân biệt

Để quản lý hiệu quả lượng gmail lớn, hãy tạo các nhóm gmail riêng biệt bằng cách gán nhãn, sử dụng tab và tạo thư mục. Việc phân loại theo chủ đề hoặc mức độ quan trọng không chỉ giúp bạn tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng mà còn giúp bạn tập trung vào những gmail quan trọng nhất.

Cài đặt chế độ lọc spam tự động

Bạn đã bao giờ cảm thấy ngập tràn trong một “biển” gmail? Tính năng lọc thư tự động sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Giờ đây, gmail từ Facebook sẽ tự động chuyển vào thư mục “Mạng xã hội”, gmail công việc quan trọng sẽ được đánh dấu, và gmail rác sẽ bị đưa vào thư mục spam.

Việc cài đặt chế độ lọc thư tự động giống như có một thư ký ảo giúp bạn sắp xếp gmail. Bạn sẽ không còn phải mất thời gian tìm kiếm gmail quan trọng trong một đống thư ngổn ngang nữa

Phân chia thứ tự giải quyết gmail

Để quản lý hiệu quả, bạn cần xác định rõ mức độ ưu tiên của từng gmail. Chia gmail thành các nhóm: quan trọng-khẩn cấp (giải quyết ngay), quan trọng-không khẩn cấp (lên lịch), không quan trọng-khẩn cấp (giao việc) và không quan trọng-không khẩn cấp (bỏ qua).

Bạn có thể phân chia thứ tự giải quyết theo các nhóm mail quan trọng sau đây:

• Gmail quan trọng và khẩn cấp – Giải quyết ngay
• Gmail quan trọng nhưng không khẩn cấp – Lên lịch giải quyết
• Gmail không quan trọng nhưng khẩn cấp – Giao việc cho nhân viên
• Gmail không quan trọng và không khẩn cấp – Bỏ qua

Ví dụ, gmail từ sếp về dự án mới đang chờ phê duyệt là gmail quan trọng và khẩn cấp, cần được xử lý ngay. Ngược lại, gmail chào hàng từ một công ty mà bạn không quan tâm thì có thể bỏ qua. Việc phân loại như vậy giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất và tránh bị quá tải bởi gmail.

Các lưu ý quản lý gmail hiệu quả

Dưới đây là một số lưu ý chi tiết để bạn có thể quản lý Gmail doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả:

1. Lập kế hoạch và quy trình

• Dành thời gian cố định để kiểm tra gmail: Ví dụ, kiểm tra gmail vào đầu và cuối mỗi giờ làm việc. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc khác và tránh bị phân tâm bởi gmail liên tục.
• Xử lý gmail ngay khi có thể: Nếu có thể, hãy trả lời gmail ngay khi nhận được. Nếu không thể trả lời ngay, hãy lưu vào thư mục “Cần hành động” và lên lịch thời gian xử lý.
• Sử dụng tính năng “Snooze”: Nếu một gmail không cần xử lý ngay, hãy sử dụng tính năng “Snooze” để đẩy gmail đó vào một thời điểm thích hợp hơn.

2. Tối ưu hóa cài đặt

• Tùy chỉnh các cài đặt: Tắt các thông báo không cần thiết, thay đổi màu sắc và phông chữ để tạo giao diện làm việc thoải mái.
• Sử dụng các phím tắt: Tìm hiểu và sử dụng các phím tắt để thực hiện các tác vụ nhanh hơn.
• Tích hợp với các ứng dụng khác: Kết nối Gmail với các ứng dụng khác như lịch, Google Drive để tăng cường hiệu quả làm việc.

3. Security

• Two-factor authentication: Bật tính năng xác thực hai yếu tố để bảo vệ tài khoản Gmail của bạn.
• Cẩn trọng với các gmail lạ: Không mở các liên kết hoặc tải tệp đính kèm từ người gửi không đáng tin cậy.
• Đặt mật khẩu mạnh: Sử dụng mật khẩu phức tạp và thay đổi mật khẩu định kỳ.

5. Các công cụ hỗ trợ

• Tiện ích mở rộng: Sử dụng các tiện ích mở rộng của Gmail để tự động hóa các tác vụ, theo dõi thời gian làm việc, quản lý lịch hẹn…
• Ứng dụng quản lý gmail: Một số ứng dụng quản lý gmail khác có thể cung cấp các tính năng bổ sung hữu ích.

Việc lựa chọn một đơn vị cung cấp gmail doanh nghiệp uy tín và sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Google Workspace hay MS365 sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các tính năng hữu ích như: bộ lọc spam thông minh, chia sẻ tài liệu dễ dàng, lịch làm việc chung và bảo mật dữ liệu ở mức cao. Nhờ đó, quản lý gmail sẽ được sắp xếp một cách bài bản, khoa học và dễ quản lý, hiệu quả hơn cho người dùng nói riêng và doanh nghiệp nói chung.

Source: Gimasys