Email doanh nghiệp là gì? Cách lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email cho doanh nghiệp

Giao tiếp qua email trở thành phương thức phổ biến và không thể thiếu cho mọi tổ chức, doanh nghiệp ngày nay. Tuy nhiên, việc sử dụng email cá nhân cho mục đích công việc tiềm ẩn nhiều rủi ro và hạn chế. Email doanh nghiệp hay email công ty, ra đời như giải pháp tối ưu, mang đến nhiều lợi ích vượt trội, góp phần nâng tầm thương hiệu và thúc đẩy thành công cho doanh nghiệp.

Các loại hình email phổ biến hiện nay

Email đã trở thành một công cụ giao tiếp và làm việc không thể thiếu trong cuộc sống hiện đại. Với sự phát triển của công nghệ, ngày càng có nhiều loại hình email khác nhau xuất hiện, đáp ứng đa dạng nhu cầu của người dùng. Dưới đây là 2 loại hình email phổ biến nhất hiện nay:

Email cá nhân

Đây là loại hình email phổ biến nhất, được sử dụng cho mục đích cá nhân như liên lạc với bạn bè, gia đình, đăng ký tài khoản mạng xã hội, mua sắm trực tuyến,… Email cá nhân thường được cung cấp miễn phí bởi các nhà cung cấp dịch vụ email lớn như Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com,…

Business email

Email doanh nghiệp, hay còn gọi là email công ty, được sử dụng cho mục đích giao tiếp và làm việc trong doanh nghiệp. Email doanh nghiệp có địa chỉ email mang tên miền riêng của doanh nghiệp, giúp tạo dựng thương hiệu chuyên nghiệp và uy tín. Email doanh nghiệp thường được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp như Google Workspace,…

So sánh email doanh nghiệp với email cá nhân

Criteria	Email cá nhân	Business email
Email address	Tên người dùng @ nhà cung cấp (ví dụ: hotmail.com, yahoo.com)	Tên người dùng @ tên miền doanh nghiệp (ví dụ: [đã xoá địa chỉ email])
Tính chuyên nghiệp	Thấp	Cao
Uy tín	Thấp	Cao
Security	Thấp	Cao
Storage capacity	Hạn chế	Mở rộng tùy theo gói dịch vụ
Manage	Khó khăn	Dễ dàng
Tính năng hỗ trợ	Hạn chế	Phong phú (lịch, họp trực tuyến, lưu trữ đám mây…)

Ưu điểm vượt trội của việc sử dụng email doanh nghiệp

So với email cá nhân, email doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp:

• Tăng cường nhận diện thương hiệu: Email doanh nghiệp với tên miền riêng giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ, từ đó nâng cao nhận thức về thương hiệu và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
• Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Sử dụng email doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của doanh nghiệp, qua đó thu hút khách hàng tiềm năng và củng cố mối quan hệ với đối tác.
• Tăng hiệu quả giao tiếp: Email doanh nghiệp giúp doanh nghiệp giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả và an toàn với khách hàng, đối tác và nhân viên. Việc trao đổi thông tin diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Quản lý email hiệu quả: Các dịch vụ email doanh nghiệp thường cung cấp nhiều tính năng quản lý email tiên tiến, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức, lưu trữ, tìm kiếm và theo dõi email. Nhờ vậy, việc quản lý thông tin trở nên khoa học và chuyên nghiệp hơn.
• Bảo mật thông tin: Email doanh nghiệp thường được trang bị các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, xác thực hai lớp, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa an ninh mạng.
• Hỗ trợ đa dạng tính năng: Email doanh nghiệp thường tích hợp nhiều tính năng hữu ích như lịch, họp trực tuyến, lưu trữ đám mây, khảo sát, bảng tính,… giúp nâng cao hiệu quả công việc và tăng cường sự kết nối giữa các thành viên trong doanh nghiệp.

In short, việc sử dụng email doanh nghiệp là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp mà còn giúp tăng hiệu quả làm việc và quản lý khách hàng.

Các hệ thống Email doanh nghiệp phổ biến

Để lựa chọn một hệ thống email phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố như quy mô, ngân sách, tính năng và nhu cầu sử dụng. Dưới đây là một số hệ thống email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay:

Google Workspace (Trước đây là G Suite)

• Advantage:
  • Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
  • Tích hợp nhiều ứng dụng hữu ích như Google Drive, Google Calendar, Google Meet.
  • Dung lượng lưu trữ lớn, bảo mật cao.
  • Chi phí hợp lý, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
• Defect:
  • Khả năng tùy chỉnh hạn chế so với các hệ thống khác.

Microsoft Exchange

• Advantage:
  • Tích hợp sâu với các sản phẩm của Microsoft Office.
  • Bảo mật cao, phù hợp với các doanh nghiệp lớn.
  • Nhiều tính năng nâng cao như quản lý lịch, liên hệ, chia sẻ tài liệu.
• Defect:
  • Chi phí khá cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ.
  • Cần cài đặt và cấu hình phức tạp hơn so với Google Workspace.

Zimbra

• Advantage:
  • Mã nguồn mở, linh hoạt, dễ tùy chỉnh.
  • Tích hợp nhiều tính năng hữu ích như email, lịch, liên hệ, chia sẻ tài liệu.
  • Có thể triển khai trên máy chủ riêng hoặc trên đám mây.
• Defect:
  • Cần có kiến thức về kỹ thuật để cài đặt và quản lý.
  • Cộng đồng hỗ trợ có thể nhỏ hơn so với các hệ thống thương mại.

MDaemon

• Advantage:
  • Hiệu suất cao, ổn định.
  • Tính năng chống spam mạnh mẽ.
  • Dễ dàng quản lý và cấu hình.
• Defect:
  • Giao diện không thân thiện bằng các hệ thống khác.
  • Khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba có hạn.

Hướng dẫn chọn lựa nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp

Việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín là quyết định quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một dịch vụ email tốt không chỉ đảm bảo hoạt động liên lạc suôn sẻ mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. 

Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn:

• Tính năng và dịch vụ:
  • Storage capacity: Đảm bảo dung lượng đủ lớn để đáp ứng nhu cầu lưu trữ email của doanh nghiệp.
  • Security: Các tính năng bảo mật như mã hóa, xác thực hai yếu tố, chống spam là rất quan trọng.
  • Tích hợp: Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác như CRM, ERP, Google Workspace, Microsoft 365.
  • Chia sẻ lịch: Cho phép chia sẻ lịch làm việc và lên kế hoạch họp.
  • Hợp tác nhóm: Các tính năng hỗ trợ làm việc nhóm như chia sẻ tài liệu, thảo luận trực tuyến.
  • Email marketing: Nếu có nhu cầu gửi email marketing, hãy xem xét các tính năng hỗ trợ như phân khúc khách hàng, tự động hóa tiếp thị.
• Độ ổn định và độ tin cậy:
  • Thời gian hoạt động: Chọn nhà cung cấp có hệ thống server ổn định, ít bị gián đoạn.
  • Data backup: Đảm bảo nhà cung cấp có chính sách sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát thông tin.
• Hỗ trợ khách hàng:
  • Kênh hỗ trợ: Nhà cung cấp nên cung cấp nhiều kênh hỗ trợ khách hàng như email, điện thoại, chat trực tuyến.
  • Thời gian phản hồi: Thời gian phản hồi của đội ngũ hỗ trợ nên nhanh chóng.
  • Chất lượng hỗ trợ: Đội ngũ hỗ trợ cần có kiến thức chuyên môn và khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả.
• Giá cả:
  • So sánh giá cả: So sánh giá cả của các gói dịch vụ khác nhau để chọn gói phù hợp với ngân sách.
  • Các chi phí ẩn: Kiểm tra kỹ các chi phí ẩn như phí gia hạn, phí vượt quá dung lượng.
• Uy tín của nhà cung cấp:
  • Đánh giá của khách hàng: Tìm hiểu ý kiến của những người đã sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp đó.
  • Thời gian hoạt động: Nhà cung cấp đã hoạt động trên thị trường bao lâu?
  • Khách hàng hiện tại: Nhà cung cấp đang phục vụ cho những khách hàng nào?

Việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn và chuyên nghiệp hơn. Lời khuyên của Gimasys trước khi đưa ra quyết định lựa chọn, bạn cần

• Xác định nhu cầu: Trước khi lựa chọn, hãy xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp để chọn gói dịch vụ phù hợp.
• So sánh nhiều nhà cung cấp: So sánh kỹ các tính năng, giá cả và dịch vụ của các nhà cung cấp khác nhau.
• Đọc kỹ hợp đồng: Đọc kỹ hợp đồng trước khi ký kết để hiểu rõ các điều khoản và điều kiện.
• Yêu cầu thử nghiệm: Nếu có thể, hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp bản dùng thử để trải nghiệm dịch vụ trước khi quyết định.

Lợi ích của Google Workspace 

Việc lựa chọn Google Workspace hay bất kỳ hệ thống email doanh nghiệp nào phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như đã kể ở trên. Tuy nhiên, Google Workspace sẽ là một lựa chọn tuyệt vời cho nhiều doanh nghiệp bởi nhiều ưu điểm nổi bật như:

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng: Gần gũi với người dùng đã quen với các sản phẩm của Google.
• Tích hợp nhiều ứng dụng: Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides,… giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
• Cộng tác thời gian thực: Cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu, bảng tính một cách đồng bộ.
• Giá cả cạnh tranh: Đa dạng các gói dịch vụ với mức giá phù hợp.
• Security: Google luôn đầu tư vào các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu của người dùng.

Nếu bạn có thể cung cấp thêm thông tin về quy mô và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình, Gimasys có thể đưa ra lời khuyên chính xác hơn. Vui lòng liên hệ ngay với Gimasys để được tư vấn 1:1, so sánh các tính năng ưu nhược điểm giữa Google Workspace và các giải pháp khác để có cái nhìn tổng quan hơn.

 

Conclusion

Email doanh nghiệp là công cụ thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn thành công trong kỷ nguyên số. Sử dụng email doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp nâng cao thương hiệu, tăng cường uy tín, cải thiện hiệu quả giao tiếp và bảo mật thông tin. Hãy lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín như Google Workspace và Gimasys để tối ưu hóa lợi ích mà email doanh nghiệp mang lại.