Email hosting là gì? Vai trò quan trọng của Email hosting đối với doanh nghiệp

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao các doanh nghiệp lớn thường sử dụng địa chỉ email có dạng gcp@gimasys.com thay vì Gmail thông thường như gcp@gmail.com hay thậm chí là gcp@outlook.com? Câu trả lời nằm ở Email Hosting. Đây là dịch vụ cung cấp không gian lưu trữ và quản lý email riêng biệt cho doanh nghiệp, giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và bảo mật thông tin hiệu quả.

Email Hosting là gì?

Đầu tiên, bạn cần nắm rõ khái niệm Email Hosting . Email Hosting là dịch vụ cung cấp không gian lưu trữ và quản lý hệ thống email trên một máy chủ riêng. Thay vì sử dụng các dịch vụ email miễn phí như Gmail, Yahoo, với Email Hosting, bạn sẽ sở hữu một địa chỉ email riêng biệt dựa trên tên miền của mình (ví dụ: gcp@gimasys.com).   

Lợi ích của việc sử dụng Email Hosting

Email Hosting mang đến nhiều lợi ích vượt trội so với các dịch vụ email miễn phí, giúp doanh nghiệp và cá nhân nâng cao hiệu quả làm việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Sở hữu tên miền tùy chỉnh

• Hình ảnh chuyên nghiệp: Địa chỉ email với tên miền riêng (ví dụ: gcp@gimasys.com, gws@gimasys.com) tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn so với các địa chỉ email miễn phí.
• Thương hiệu: Góp phần xây dựng và củng cố thương hiệu của doanh nghiệp.

Bảo mật cao

• Mã hóa dữ liệu: Các thông tin nhạy cảm được mã hóa bảo mật, giảm thiểu rủi ro bị tấn công và xâm nhập.
• Chống spam, virus: Hệ thống lọc thư rác và virus tiên tiến giúp bảo vệ hộp thư của bạn.

Dung lượng lưu trữ lớn

• Không giới hạn: Bạn có thể lưu trữ một lượng lớn email và các file đính kèm mà không lo bị giới hạn dung lượng.
• Lưu trữ lâu dài: Dữ liệu email được lưu trữ an toàn và có thể truy cập bất kỳ lúc nào.

Tính năng đa dạng

• Tùy chỉnh cao: Bạn có thể tùy chỉnh giao diện, các quy tắc lọc thư rác, tự động trả lời, chia sẻ lịch,… theo nhu cầu sử dụng.
• Tích hợp: Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác như CRM, ERP, giúp quản lý công việc hiệu quả hơn.

Độ ổn định cao

• Máy chủ chuyên dụng: Hệ thống máy chủ được cấu hình và quản lý chuyên nghiệp, đảm bảo hoạt động ổn định và liên tục.
• Thời gian hoạt động cao: Giúp bạn luôn kết nối và xử lý email mọi lúc mọi nơi.

Hỗ trợ chuyên nghiệp

• Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật: Bạn sẽ được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp khi gặp bất kỳ vấn đề gì.

Hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp

• Ấn tượng đầu tiên: Địa chỉ email chuyên nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.
• Tăng cường uy tín: Góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín và đáng tin cậy.

Tại sao doanh nghiệp cần Email Hosting?

Từ các lợi ích kể trên, có thể nhận định rằng Email Hosting không chỉ là một địa chỉ email đơn thuần, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp tăng cường bảo mật, nâng cao hiệu quả làm việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. 1 số lý do doanh nghiệp cần sử dụng Email Hosting có thể kể đến như:

• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác, tăng cường độ tin cậy.
• Bảo vệ thông tin quan trọng: Giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin, bảo vệ danh tiếng của doanh nghiệp.
• Nâng cao hiệu quả làm việc: Quản lý email hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Giúp doanh nghiệp quản lý thông tin tập trung và đồng bộ.

In short, Email Hosting là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý email hiệu quả, bảo mật thông tin và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp. Việc đầu tư vào Email Hosting là một quyết định thông minh để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng Email Hosting có thể liên hệ Gimasys – Google Cloud’s Premier Partner – để được tư vấn chi tiết nhất.

So sánh Web Hosting và Email Hosting

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa Web Hosting và Email Hosting, đặc biệt là khi mới bắt đầu tìm hiểu về các dịch vụ lưu trữ. Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai dịch vụ này, chúng ta hãy cùng so sánh chi tiết:

Web Hosting

• Định nghĩa: Web Hosting là dịch vụ cho thuê không gian lưu trữ trên một máy chủ để bạn có thể đăng tải website của mình lên internet.
• Chức năng chính: Lưu trữ các file cấu thành website như HTML, CSS, JavaScript, hình ảnh, video, cơ sở dữ liệu,…
• Công nghệ: Sử dụng các công nghệ như PHP, MySQL, Apache, Nginx để chạy website.
• Giao diện: Cung cấp giao diện quản trị như cPanel, Plesk để bạn dễ dàng quản lý website.
• Eg: Khi bạn gõ địa chỉ của một website vào trình duyệt, dữ liệu của website đó sẽ được tải về từ máy chủ hosting và hiển thị trên màn hình của bạn.

Email Hosting

• Định nghĩa: Email Hosting là dịch vụ cung cấp không gian lưu trữ và quản lý email cho cá nhân hoặc doanh nghiệp.
• Chức năng chính: Lưu trữ các email, danh bạ, lịch, các file đính kèm,… và cho phép bạn gửi và nhận email.
• Công nghệ: Sử dụng các giao thức như IMAP, POP3, SMTP để gửi và nhận email.
• Giao diện: Cung cấp giao diện webmail hoặc tích hợp với các ứng dụng email như Outlook, Thunderbird.
• Eg: Khi bạn gửi một email, email đó sẽ được lưu trữ trên máy chủ email hosting và bạn có thể truy cập nó từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Bảng so sánh nhanh

The existing	Web Hosting	Email Hosting
Purpose	Lưu trữ website	Lưu trữ và quản lý email
Nội dung lưu trữ	Mã nguồn, hình ảnh, video, cơ sở dữ liệu	Email, danh bạ, lịch, file đính kèm
Technology	PHP, MySQL, Apache, Nginx	IMAP, POP3, SMTP
Display	cPanel, Plesk	Webmail, Outlook, Thunderbird

 

Các yếu tố cần xem xét khi chọn dịch vụ Email Hosting

Việc lựa chọn một dịch vụ Email Hosting phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố bạn cần cân nhắc:

Storage capacity

• Kích thước hộp thư: Mỗi tài khoản email cần bao nhiêu dung lượng?
• Số lượng tài khoản: Bạn cần tạo bao nhiêu tài khoản email?
• Tốc độ tăng trưởng: Dự kiến nhu cầu lưu trữ của bạn sẽ tăng bao nhiêu trong tương lai?

For purposes of

• Lọc thư rác: Hệ thống lọc thư rác có hiệu quả không?
• Security: Có các biện pháp bảo mật nào để bảo vệ dữ liệu của bạn?
• Tích hợp: Có thể tích hợp với các ứng dụng khác như CRM, ERP không?
• Các tính năng nâng cao: Tìm kiếm nâng cao, chia sẻ lịch, hội nghị trực tuyến,…

Độ tin cậy và hỗ trợ

• Thời gian hoạt động: Máy chủ có hoạt động ổn định không?
• Hỗ trợ khách hàng: Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ 24/7 không?
• Data backup: Có thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên không?

Pricing

• Expense: So sánh giá cả giữa các nhà cung cấp.
• Gói dịch vụ: Chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn.

Nhà cung cấp

• Uy tín: Nhà cung cấp có uy tín trên thị trường không?
• Khách hàng: Nhà cung cấp có phục vụ cho các doanh nghiệp tương tự bạn không?
• Assessment: Đọc các đánh giá của khách hàng trước đó.

Các nhà cung cấp Email Hosting uy tín

Ngoài ra, việc lựa chọn nhà cung cấp Email Hosting uy tín là rất quan trọng. Có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting trên thị trường. Hãy xem xét 1 số yếu tố như độ uy tín, giá cả, giao diện quản lý, các tính năng bổ sung, chất lượng dịch vụ,.. khi chọn nhà cung cấp tên miền. Gimasys cũng có lời khuyên đến bạn khi lựa chọn như sau:

• So sánh nhiều nhà cung cấp: Đừng chỉ dựa vào một nhà cung cấp, hãy so sánh giá cả, tính năng và dịch vụ của nhiều nhà cung cấp khác nhau.
• Đọc đánh giá của khách hàng: Tìm hiểu ý kiến của những người đã sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp đó.
• Ưu tiên nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt: Khi gặp vấn đề, bạn cần được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.
• Chọn nhà cung cấp có giao diện quản lý dễ sử dụng: Điều này sẽ giúp bạn quản lý tên miền của mình một cách dễ dàng.

Tại sao nên chọn Gimasys?

Gimasys – Google Cloud’s Premier Partner –  là một trong những nhà cung cấp giải pháp email doanh nghiệp uy tín tại Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm, Gimasys mang đến cho khách hàng những giải pháp toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp:

• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: 300+ Chứng chỉ Google, Salesforce, Oracle, NetSuite, MuleSoft, Tableau,…
• 500+ Dự án lớn, nhỏ tại Việt nam có thể kể đến như HBC, HSC, TST,…
• 2000+ Khách hàng mọi quy mô
• 99% Khách hàng hài lòng sau triển khai, dự án

Conclusion

Email Hosting không chỉ đơn thuần là một công cụ giao tiếp, mà còn là nền tảng vững chắc cho sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Việc sở hữu một địa chỉ email với tên miền riêng không chỉ giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ mà còn tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và đối tác. Để khám phá thêm về các giải pháp Email Hosting phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ ngay với Gimasys. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường thành công.