Google Voice for Business: Giải pháp liên lạc hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số ngày nay, giao tiếp hiệu quả là chìa khóa dẫn đến thành công cho mọi doanh nghiệp. Google Voice for Business là giải pháp liên lạc đám mây mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp kết nối liền mạch với khách hàng, tăng hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí.

Lợi ích mà Google Voice for Business mang lại

Google Voice for Business không chỉ là một công cụ gọi điện thông thường mà còn là một trợ lý đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc. Với những tính năng thông minh, Google Voice mang đến những lợi ích vượt trội sau:

Nâng cao hiệu quả làm việc

• Tập trung hóa quản lý: Tất cả cuộc gọi, tin nhắn, thư thoại được quản lý tập trung tại một nơi, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và xử lý thông tin.
• Tăng khả năng làm việc từ xa: Với tính năng chuyển tiếp cuộc gọi linh hoạt, nhân viên có thể làm việc hiệu quả từ bất kỳ đâu, bất cứ khi nào.
• Tự động hóa quy trình: Các tính năng như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp thư thoại tự động giúp giảm thiểu công việc thủ công.

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

• Số điện thoại chuyên biệt: Cung cấp số điện thoại độc lập, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho khách hàng.
• Tích hợp với các công cụ khác: Làm việc liền mạch với các ứng dụng trong Google Workspace, tạo nên một hệ thống làm việc chuyên nghiệp.

Cost savings

• Giảm chi phí hạ tầng: Không cần đầu tư vào hệ thống điện thoại truyền thống.
• Thanh toán linh hoạt: Thanh toán theo từng người dùng, giúp kiểm soát chi phí hiệu quả.

Phân tích dữ liệu hiệu quả

• Đánh giá hiệu suất: Theo dõi và đánh giá hiệu suất của từng nhân viên, từng bộ phận.
• Cải thiện chiến lược kinh doanh: Dựa trên dữ liệu thu thập được, đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Nhược điểm của Google Voice for Business

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, Google Voice for Business vẫn còn một số hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào mạng: Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào tốc độ và độ ổn định của kết nối internet.
• Hạn chế về số quốc gia: Google Voice hiện chỉ hỗ trợ một số quốc gia nhất định.
• Không thay thế hoàn toàn hệ thống điện thoại truyền thống: Google Voice nên được xem như một công cụ bổ sung chứ không phải là một giải pháp thay thế hoàn toàn cho hệ thống điện thoại truyền thống.
• Tính năng còn hạn chế so với các hệ thống PBX: So với các hệ thống PBX truyền thống, Google Voice có thể còn hạn chế về một số tính năng như hội nghị cầu, chuyển mạch cuộc gọi phức tạp.

Lưu ý khi sử dụng Google Voice for Business

Google Voice for Business giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc một cách đáng kể. Với tính năng chuyển tiếp cuộc gọi linh hoạt, nhân viên có thể làm việc hiệu quả từ bất kỳ đâu, bất cứ khi nào. Bạn cũng có thể tập trung vào các góc độ sau để làm nổi bật ưu điểm của Google Voice như

• Đánh giá kỹ nhu cầu: Trước khi quyết định sử dụng, hãy đánh giá kỹ các yêu cầu về tính năng và quy mô của doanh nghiệp.
• Kết hợp với các giải pháp khác: Có thể kết hợp Google Voice với các hệ thống điện thoại truyền thống để đảm bảo tính ổn định và đáp ứng đầy đủ nhu cầu.
• Đào tạo nhân viên: Cung cấp cho nhân viên hướng dẫn sử dụng chi tiết để khai thác tối đa các tính năng của Google Voice.

Ngoài ra, bạn có thể tập trung vào các góc độ sau để làm nổi bật ưu điểm của Google Voice như

• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Nhờ tính năng chuyển tiếp cuộc gọi linh hoạt, thư thoại thông minh, khách hàng luôn được hỗ trợ một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Với một hệ thống liên lạc hiệu quả, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Google Voice cho cá nhân và doanh nghiệp: Đâu là sự khác biệt?

Google Voice cung cấp hai phiên bản: cá nhân và doanh nghiệp. Phiên bản cá nhân miễn phí với các tính năng cơ bản, phù hợp cho nhu cầu sử dụng cá nhân. Phiên bản doanh nghiệp có tính phí, cung cấp nhiều tính năng nâng cao và phù hợp cho nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp.

Sự khác biệt chính giữa hai phiên bản:

 

The existing	Google Voice cá nhân	Google Voice for Business
Price	Free of charge	Có phí
Số người dùng	1	Nhiều
Phone number	1	Nhiều
Chuyển cuộc gọi	Limitations	Không giới hạn
Ghi âm cuộc gọi	Limitations	Không giới hạn
Menu tự động	Are not	Have
Phân tích dữ liệu cuộc gọi	Limitations	Chi tiết
Tích hợp CRM	Are not	Have

 

Tính năng, gói sử dụng và giá của Google Voice for Business

Tính năng chính của Google Voice for Business

Google Voice for Business cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Số điện thoại miễn phí: Cung cấp số điện thoại miễn phí, dễ nhớ để khách hàng dễ dàng liên hệ.
• Quản lý cuộc gọi hiệu quả: Chuyển cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, thiết lập menu tự động, phân tích dữ liệu cuộc gọi và nhiều tính năng khác.
• Tăng cường khả năng cộng tác: Cho phép nhiều nhân viên sử dụng cùng một số điện thoại và chia sẻ cuộc gọi.
• Tích hợp liền mạch: Hoạt động liền mạch với các ứng dụng Google Workspace khác như Gmail, Google Calendar và Google Contacts.
• Mở rộng quy mô dễ dàng: Dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với khách hàng trên toàn thế giới.

Ngoài ra, Google Voice for Business còn có một số tính năng nâng cao dành cho doanh nghiệp lớn, như:

• Phân tích chi tiết cuộc gọi: Phân tích chi tiết dữ liệu cuộc gọi để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.
• Quản lý hàng đợi cuộc gọi: Giúp quản lý hiệu quả các cuộc gọi đến khi có nhiều khách hàng liên hệ cùng lúc.
• Tích hợp với CRM: Tích hợp với hệ thống CRM để tự động ghi chép thông tin khách hàng và tạo hồ sơ khách hàng tiềm năng.

Gói sử dụng và giá của Google Voice for Business

Google Voice for Business cung cấp 3 gói dịch vụ với các tính năng và mức giá khác nhau:

• Gói Starter
• Gói Standard
• Gói Enterprise

 

The existing	Starter	Standard	Enterprise
Price	Free of charge	$10/người dùng/tháng	Contact
Số người dùng tối đa	1	300	Không giới hạn
Phone number	1	Không giới hạn	Không giới hạn
Phân tích dữ liệu cuộc gọi	Basic	Chi tiết	Chi tiết
Quản lý hàng đợi cuộc gọi	Are not	Have	Have
Tích hợp CRM	Are not	Have	Have
Hỗ trợ API	Are not	Have	Have
Customer support	Basic	Advanced	Chuyên sâu
Tính năng bảo mật	Communication	Advanced	Cao cấp

Hướng dẫn cách thiết lập Google Voice for Business

Để thiết lập Google Voice for Business, bạn cần có tài khoản Google Workspace và thực hiện các bước sau:

• Mua gói Google Voice for Business:
  • Truy cập trang web https://workspace.google.com/products/voice/
  • Nhấp vào nút “Bắt đầu dùng thử miễn phí”.
  • Chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.
  • Nhập thông tin thanh toán và hoàn tất việc mua gói.
• Thêm số điện thoại cho doanh nghiệp của bạn:
  • Trong bảng điều khiển Google Voice for Business, nhấp vào tab “Số điện thoại”.
  • Nhấp vào nút “Thêm số”.
  • Chọn quốc gia hoặc khu vực của bạn.
  • Chọn loại số điện thoại bạn muốn thêm (số mới hoặc số hiện có).
  • Nhập thông tin số điện thoại và hoàn tất việc thêm số.
• Cấu hình cài đặt cho Google Voice for Business:
  • Trong bảng điều khiển Google Voice for Business, bạn có thể cấu hình nhiều cài đặt, bao gồm:
    • Chuyển cuộc gọi
    • Ghi âm cuộc gọi
    • Menu tự động
    • Phân tích dữ liệu cuộc gọi
  • Tích hợp với các ứng dụng khác
  • Quản lý người dùng
• Thêm người dùng vào Google Voice for Business:
  • Trong bảng điều khiển Google Voice for Business, nhấp vào tab “Người dùng”.
  • Nhấp vào nút “Thêm người dùng”.
  • Nhập địa chỉ email của người dùng bạn muốn thêm.
  • Gán vai trò cho người dùng và hoàn tất việc thêm người dùng.

Conclusion

Google Voice for Business là giải pháp liên lạc đám mây mạnh mẽ và linh hoạt, mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp ở mọi quy mô. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp liên lạc hiệu quả để nâng tầm hoạt động của doanh nghiệp, Google Voice for Business là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Hãy liên hệ với Gimasys ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm những lợi ích tuyệt vời mà Google Voice for Business mang lại!