Is Google Workspace (old G Suite) suitable for small and medium businesses?

Cloud computing không phải là một khái niệm mới và hầu hết các tổ chức và công ty lớn đều sử dụng nó như một dịch vụ thiết yếu trong hoạt động của họ. Bên cạnh đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện việc chuyển đổi vì nó an toàn hơn, tiết kiệm chi phí hơn và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc duy trì máy chủ dữ liệu của riêng doanh nghiệp bạn. Trong đó, Google Workspace luôn được lựa chọn vì mức độ tối ưu giữa tính năng và chi phí vận hành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB).

Trải nghiệm Google Workspace cho doanh nghiệp nhỏ

Từ những tính năng tối ưu, hiệu năng phù hợp với chi phí triển khai và bảo mật vượt trội, Google Workspace giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ trải nghiệm những lợi ích của chuyển đổi kỹ thuật số thực sự, bao gồm khả năng làm việc theo những cách mới.

Tối ưu tính năng

• Sử dụng email có tên miền doanh nghiệp thông qua ứng dụng Gmail

Với Google Workspace, bạn có được tất cả các chức năng, độ tin cậy và sự quen thuộc của Gmail, nhưng với tên miền của tổ chức bạn. Đối với nhân viên, đó là trải nghiệm giao diện giống như họ đã quen với Gmail cá nhân, vì vậy họ có thể dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa tài khoản cá nhân và tài khoản cơ quan của mình. Đối với nhà tuyển dụng, đó là email cấp doanh nghiệp cao cấp mà họ có thể kiểm soát và bảo mật mà không cần duy trì máy chủ email và họ có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng khi thay đổi nhân sự.

• Lưu trữ và chia sẻ tệp không giới hạn qua Google Drive

Mỗi người dùng có một tài khoản Drive và mỗi nhóm có thể có Team Drive riêng, nơi người dùng có thể chia sẻ tài liệu hoặc tài nguyên mà các thành viên khác trong nhóm cần truy cập. Với Team Drive, nếu nhân viên rời khỏi công ty, người quản lý Team Drive có thể nhanh chóng thu hồi quyền truy cập của họ vào bất kỳ dữ liệu nào của công ty.

Cả Drive cá nhân và Team Drive đều có Storage Cloud không giới hạn trong Google Workspace. Tuy dung lượng bộ nhớ được giới hạn ở 30GB trong Google Workspace Basic – vẫn gấp đôi những gì bạn nhận được trong phiên bản miễn phí.

• Cộng tác thời gian thực

Với tính năng đồng chỉnh sửa theo thời gian thực trong Google Workspace, các nhóm có thể chỉnh sửa trong cùng một Docs, Sheets hoặc Slides cùng một lúc, điều này giúp loại bỏ xung đột do khác nền tảng trong khi các nhóm làm việc ở bất kỳ đâu. Các thay đổi diễn ra ngay lập tức, vì vậy mọi người có thể xây dựng ý tưởng của nhau và đạt được sự đồng thuận nhanh hơn với các mục nhận xét và hành động. Nếu họ vẫn cần nói chuyện, các thành viên trong nhóm có thể lên lịch cuộc họp qua Team Calendar, gọi điện video trong Google Meet – không giới hạn thời gian – hoặc bàn luận công việc bằng Team Chat.

• Tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng của bên thứ ba khác

Bằng cách tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng năng suất khác, team của bạn có thể làm việc liền mạch trên các nền tảng, tất cả đều từ bên trong ứng dụng Google Workspace. Nhân viên truy cập các ứng dụng công việc chỉ với một lần đăng nhập và họ không mất thời gian chuyển qua chuyển lại, sao chép các thông tin, dữ liệu. Doanh nghiệp được tăng năng suất và người quản lý không phải lo lắng về chi phí đầu tư và đào tạo nhiều nền tảng.

• Xây dựng các trang web với Google Sites

Với Sites, team của bạn có thể làm việc cùng nhau để tạo ra các trang web hấp dẫn, chất lượng cao – không cần kinh nghiệm lập trình. Họ có thể dễ dàng tạo nội dung từ các ứng dụng Google Workspace, sau đó kéo và thả nó vào các lưới hoặc templates. Người dùng cũng có thể đồng chỉnh sửa dự án, thêm nhận xét và quản lý quyền truy cập giống như cách họ làm trong Docs.

• Cho phép trải nghiệm nhất quán trên các thiết bị

Google Workspace hoạt động trên mọi trình duyệt internet, nhưng Google Chrome cung cấp trải nghiệm tốt nhất. Người dùng có thể thiết lập bookmark của Google Chrome và đồng bộ hóa Chrome trên tất cả các thiết bị mà họ sử dụng để truy cập Google Workspace, vì vậy, cho dù bạn đang sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng hay máy tính xách tay, bạn vẫn có thể duy trì quyền truy cập vào bộ công cụ giống như trên một máy tính để bàn.

Giá cả hợp lý

Google Workspace phổ biến với các doanh nghiệp SMB nhờ bộ công cụ mạnh mẽ và tính dễ sử dụng, cũng như các gói định giá linh hoạt. Các gói dịch vụ thuộc nhóm Business được thiết kế cho các tổ chức vừa và nhỏ (SMB) với ít hơn 300 nhân viên.

Các phiên bản giờ đây tối ưu hơn cho người dùng ở nhóm doanh nghiệp SMB với các tùy chọn trải dài trên 3 Google Workspace package, phù hợp cho từng nhu cầu của nhóm doanh nghiệp này.

Cụ thể, dành cho nhóm khách hàng thuộc nhóm Business, Google cung cấp 3 gói ứng dụng, bao gồm: Business Starter, Business Standard và Business Plus. Theo đó, các tính năng nâng cấp dần theo từng cấp độ, phù hợp với từng quy mô và nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp trong phân khúc SMBs.

Bảo mật vượt trội

Google Workspace có tính bảo mật cao, đáng tin cậy và tuân thủ. Bằng cách chọn Workspace cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn sẽ được hưởng tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp và ngăn chặn mất dữ liệu đồng thời tiết kiệm tiền.

• Giảm rủi ro của bạn với hệ thống thông minh

Khi lừa đảo qua mạng và lừa đảo qua email ngày càng gia tăng, điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn làm là để cơ hội bảo mật hệ thống của mình. Google Workspace giảm hơn 95% nguy cơ rò rỉ dữ liệu và cung cấp cho các doanh nghiệp SMB độ chính xác 99,9% trong việc chặn spam và các trò gian lận, xâm nhập email doanh nghiệp.

• Giữ an toàn cho người dùng bằng các biện pháp bảo vệ chủ động

Chưa từng có tài khoản được báo cáo hay bị phát hiện bị xâm nhập sau khi triển khai khóa bảo mật với Google Workspace. Bởi Admin Console cho phép doanh nghiệp kiểm soát tài khoản Google Workspace; Endpoint Management cho phép họ kiểm soát thiết bị nào có thể truy cập các tài khoản đó. Bên cạnh đó là Google Vault cho phép doanh nghiệp lưu giữ dữ liệu quan trọng ngay cả từ các tài khoản bị tạm ngưng.

• Kiểm soát tập trung để hợp lý hóa khả năng quản lý

Google hiện có hơn 20 triệu thiết bị đang được quản lý, luôn được đánh giá cao trong ngành về giữ an toàn cho các thiết bị và dữ liệu của doanh nghiệp. Và là một doanh nghiệp SMB, bảo mật này nằm trong tầm tay bạn – đây là một khoản đầu tư với chi phí nhỏ so với số tiền doanh nghiệp phải trả cho một công ty bảo mật dữ liệu tư nhân.

In particular, Google says Workspace is the first major productivity suite to receive ISO/IEC 27701 certification as a data processor. Currently, Google is continuing to develop and improve other in-depth features to best meet business needs.

Nhìn chung, với hiệu năng và bảo mật tối ưu trên chi phí đầu tư việc chuyển sang bộ công cụ năng suất Google Workspace mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) ở khắp mọi nơi. Chưa kể, doanh nghiệp có quyền tiếp cận với các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu, như nhóm kỹ thuật IT trong doanh nghiệp, những người có thể giúp chuyển dịch dữ liệu, bảo trì và quản trị hệ thống tổng thể.

Contact Gimasys for advice on a transformation strategy that is right for your business situation and to experience the free Google Workspace application suite: 

Hotline: Hanoi: 0987 682 505 - Ho Chi Minh: 0974 417 099

Email: gcp@gimasys.com

Source: Gimasys