Using Google Workspace in the finance and accounting industry

25/10/2023

Ngành tài chính không còn xa lạ với những công nghệ mới; bên cạnh ngành CNTT, ngành tài chính là ngành áp dụng công nghệ và kỹ thuật mới nhanh nhất. Một công ty tài chính thành công không chỉ cần những nhân viên Front-office – những người đem lại giao dịch lớn mà còn cần có những người làm việc ở phía sau xử lý các thủ tục giấy tờ hàng ngày. Hôm nay, Gimasys sẽ nói về Google Workspace (trước đây là G Suite), một bộ công cụ đơn giản nhưng rất mạnh mẽ giúp hỗ trợ và cải thiện hiệu quả cũng như năng suất của các doanh nghiệp trong ngành tài chính – kế toán.

Table of contents

Tổng quan Google Workspace trong công tác kế toán – tài chính

Rất nhiều người sẽ tự hỏi liệu 1 ứng dụng email khách, trình chỉnh sửa tài liệu và lưu trữ đám mây dựa trên web làm sao có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp? Tuy nhiên, Google Workspace G Suite không chỉ có vậy: nó còn bao gồm phần mềm hội nghị, phòng trò chuyện, ghi chú và khả năng tích hợp công cụ tìm kiếm của Google vào trang web của bạn, tất cả đều được bao gồm trong cùng một công cụ hỗ trợ.

Các lợi ích chính của Google Workspace trong ngành tài chính kế toán

Data security

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty tài chính xử lý số tiền lớn hàng ngày, tính bảo mật của hệ thống luôn là ưu tiên hàng đầu. Với Google Workspace (G Suite), doanh nghiệp sẽ có hệ thống bảo mật mạnh mẽ và dễ dàng định cấu hình cũng như bảo trì. Forrester đã vinh danh Google Workspace (G Suite) là nền tảng dẫn đầu trong việc bảo mật dữ liệu.

Trước tiên, cho dù doanh nghiệp của bạn là một tập đoàn quốc tế lớn có văn phòng trên toàn thế giới hay một công ty/tổ chức tài chính địa phương, đang tìm kiếm một sản phẩm tuân thủ luật pháp quốc tế như GDPR hoặc các quy định cụ thể của ngành như HIPAA, FERPA thì Google Workspace (G Suite) đều tuân thủ hầu hết các thông số kỹ thuật này. Nếu bạn đang cần các bằng cấp và chứng chỉ của bên thứ 3, Google Workspace (G Suite) cũng tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO/IEC 27001, 27017 và 27018, SOC 2/3, v.v. Tất cả dữ liệu trong máy chủ của Google cũng được mã hóa tại bộ lưu trữ mức sử dụng AES256 hoặc AES128.

Đối với quản trị viên, ngoài các biện pháp bảo mật thông thường như đăng nhập 2FA, IAM, v.v. Các tính năng như Trung tâm bảo mật và Trung tâm điều tra bảo mật của Google Workspace cũng giúp dễ dàng tra cứu các rủi ro tiềm ẩn và người dùng bị xâm phạm. Không chỉ vậy, bảo mật còn có thể được tinh chỉnh ở cấp độ người dùng và thay đổi chính sách bảo mật theo thời gian thực.

Đối với các chuyên viên IT, họ có thể kiểm soát Google Workspace (G Suite) thông qua OAuth 2.0 bằng tính năng ủy quyền trên toàn miền. Nó cũng có thể được tích hợp với các dịch vụ bảo mật của bên thứ 3 như OneLogin, Phishline, v.v. để thêm một lớp bảo mật bổ sung.

Có lẽ đặc điểm quan trọng nhất, đặc biệt là trong thời điểm xảy ra dịch COVID-19 là việc làm việc từ xa tại nhà qua Google Workspace là rất dễ dàng. Hầu hết các công ty đều yêu cầu kết nối với VPN do công ty cung cấp để đăng nhập từ bên ngoài mạng công ty. Khi tích hợp với các dịch vụ bảo mật của bên thứ 3 như OneLogin và/hoặc Authenticator của chính Google, việc kết nối từ bên ngoài mạng công ty trở nên dễ dàng và dễ dàng hơn nhiều, rất phù hợp cho những nhân viên có ít kinh nghiệm về công nghệ.

Hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách tập trung mọi thứ

Bạn có thấy nhân viên của mình phải sử dụng nhiều phần mềm và dịch vụ trong công việc hàng ngày của họ không? Đây có phải là điều bạn muốn thay đổi trong tổ chức của mình? Hãy tưởng tượng xem, nhân viên của bạn nhận tài liệu và gửi thư qua email, tải xuống tài liệu sau đó chỉnh sửa ngoại tuyến bằng phần mềm chỉnh sửa tài liệu. Sau khi chỉnh sửa xong tài liệu, họ sẽ tiếp tục sử dụng email để gửi cho đối tácl. Sau đó, ở đâu đó giữa quy trình làm việc này, chỉ để tìm kiếm lỗi, kiểm tra xem ai đã chuyển nhầm phiên bản mới nhất và phiên bản khác của tài liệu, các nhân viên của bạn sẽ tốn thêm một hoặc nhiều ngày công?

Trong những trường hợp này, Google Workspace (G Suite) có thể giúp doanh nghiệp của bạn hợp lý hóa quy trình cộng tác. Sau khi hoàn tất tải xuống tệp qua Gmail, nhân viên của bạn có thể tải tệp lên Drive và chỉnh sửa tài liệu bằng Docs, Sheets, Slides.

Giảm chi phí vận hành

Di chuyển hệ thống lên đám mây ngày nay là một cách tốt để cắt giảm chi phí, đặc biệt là đối với các công ty không hoạt động chuyên trong ngành CNTT. Không phải tốn chi phí nhân sự để bảo trì máy chủ, chi phí giấy phép, chi phí vận hành máy chủ là những động lực hấp dẫn để thực hiện chuyển đổi. Tính linh hoạt trong việc phân bổ đúng lượng tài nguyên vào đúng thời điểm cũng cho phép doanh nghiệp của bạn giảm thiểu chi phí chung và phân bổ nhiều nguồn lực hơn để tập trung vào mục tiêu chính.

In conclusion

Trên đây là những điểm mạnh của Google Workspace trong ngành tài chính kế toán. Vậy bạn đã sẵn sàng dử dụng Google Workspace trong doanh nghiệp của mình chưa? Gimasys - Google's Premier Partner in Vietnam is a provider and consultant on the structure and design of the optimal Cloud solution for you. For technical support, you can contact Gimasys – Premier Partner of Google in Vietnam at the following information: