Restrict the right to share documents outside the company with the new Target Audience

What is changing? 

Google sẽ ra mắt một tính năng mới cho phép quản trị viên xác định các đối tượng cụ thể mà người dùng của họ có liên kết được chia sẻ trên Google Drive. Điều này giúp quản trị viên kiểm soát người dùng của họ chia sẻ tệp với ai và giúp bảo vệ dữ liệu của tổ chức bằng cách giảm thiểu khả năng vô tình chia sẻ nhiều tệp. Target audiences ban đầu sẽ có sẵn trong phiên bản beta.

Who’s impacted 

Admins and end users

Tại sao bạn sử dụng tính năng này?

Trước đây, quản trị viên có thể cho phép người dùng chia sẻ liên kết của tệp với toàn bộ miền của họ hoặc bất kỳ ai có liên kết. Target audiences cho phép quản trị viên xác định và đề xuất các tùy chọn chia sẻ các liên kết chi tiết hơn cho người dùng. 

Có nghĩa là quản trị viên có thể ngăn chặn việc chia sẻ quá mức mà không cản trở đến việc cộng tác – vì target audience được xác định và đề xuất bởi quản trị viên của họ, người dùng có thể tin tưởng rằng việc chia sẻ tệp với tính năng target audience là một cách thích hợp, an toàn và rộng rãi hơn. Nó cũng có thể giúp người dùng chia sẻ tệp nhanh hơn vì target audience cho phép dễ dàng chia sẻ liên kết, nhưng với đối tượng cụ thể hơn. Có thể giảm việc người dùng có thể tự thêm người dùng và nhóm cụ thể theo cách thủ công và phản hồi các yêu cầu truy cập cá nhân.

Ví dụ: Quản trị viên có thể thiết lập một đối tượng cụ thể bao gồm tất cả các thành viên trong nhóm “tài chính”. Khi ai đó trong nhóm bật chia sẻ liên kết cho một tệp nào đó, họ sẽ thấy tùy chọn cho phép chia sẻ liên kết với bất kỳ ai trong nhóm “tài chính”. Các thành viên của nhóm có thể truy cập liên kết ngay lập tức, trong khi bất kỳ ai bên ngoài nhóm sẽ phải xin phép trước khi họ có thể xem được tệp.

Getting started 

• Quản trị viên: Tìm cài đặt Target audience trong Admin console > Directory > Target audiences. Bạn có thể chỉ định target audiences ở cấp nhóm hoặc đơn vị tổ chức (OU). Truy cập Help Center để tìm hiểu thêm về cách quản lý target audiences cho tổ chức của bạn. 
• Người dùng cuối: Không có cài đặt nào dành cho người dùng cuối. Nếu được quản trị viên bật tính năng này, người dùng sẽ thấy được các target audiences dưới dạng  tùy chọn chia sẻ liên kết cho Google Drive, giống như hình ảnh minh họa phía trên.

Quản trị viên có thể tạo target audience trong Admin console 

Rollout pace 

• Rapid and Scheduled Release domains: Triển khai dần dần (tối đa 15 ngày để hiển thị đầy đủ tính năng) bắt đầu từ ngày 25 tháng 8 năm 2020 

Availability

• Có sẵn cho khách hàng G Suite Business, G Suite Enterprise, và G Suite Enterprise for Education 
• Không có sẵn cho các khách hàng G Suite Basic, G Suite for Education, G Suite Essentials, G Suite Enterprise Essentials, và G Suite for Nonprofits 

Source: Gimasys