Hướng dẫn tạo Email doanh nghiệp theo tên miền riêng mới nhất

Để tăng độ uy tín khi làm việc với đối tác khách hàng cũng như bảo mật thông tin dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp, các tổ chức nên sử dụng email theo tên miền riêng thay vì email cá nhân, cùng tìm hiểu các cách tạo email theo tên miền riêng với Google Workspace trong bài viết dưới đây: 

Email theo tên miền là gì?

Email theo tên miền doanh nghiệp là địa chỉ email bao gồm tên miền tùy chỉnh doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như ho.ten@gcloudvn.com thay vì ứng dụng email cá nhân miễn phí như ho.ten@gmail.com.

Mặc dù hiện nay các phương thức liên hệ qua Zalo, Messenger… ngày càng phổ biến, tuy nhiên việc trao đổi qua email vẫn là hình thức tương tác quan trọng khi chia sẻ cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp cũng như trao đổi làm việc với đối tác khách hàng bên ngoài. Do đó việc đầu tư để sở hữu hệ thống email tên miền riêng là vô cùng cần thiết cho hầu hết cả tổ chức tập đoàn. 

Tại sao cần tạo email theo tên miền doanh nghiệp

Email theo tên miền không chỉ giúp doanh nghiệp làm việc công tác chuyên nghiệp hơn, dễ nhớ hơn mà còn cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn và tăng cường bảo mật cho tổ chức của bạn.

Một số lý do chính tại sao mọi doanh nghiệp nên sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp theo tên miền riêng:

• Tính năng đa dạng cao cấp hơn: Một lý do dễ thấy nhất khi doanh nghiệp chuyển đổi từ việc sử dụng email cá nhân sang hệ thống email tên miền riêng đó là các tính năng sử dụng đều được nâng cấp, cụ thể như khi chuyển từ gmail cá nhân sang gmail doanh nghiệp trong gói Google Workspace customers trả phí, dung lượng lưu trữ trên Cloud sẽ được nâng cấp từ mức 15GB đến tối thiểu 30GB hay thậm chí không giới hạn dung lượng tùy theo phiên bản lựa chọn hay thời gian hội họp trên Google Meet từ 60 phút ở bản cá nhân miễn phí sẽ tăng lên không giới hạn ở bản Google Meet trong gói Google Workspace…
• Tạo dựng sự tin cậy: Khi bạn gửi email cho khách hàng tiềm năng từ một địa chỉ email theo tên miền riêng thay vì tài khoản mail cá nhân với đuôi gmail.com hay yahoo.com… sẽ giúp tăng độ tin cậy uy tín và mang lại nhiều lợi ích trong quá trình tương tác làm việc về sau. Đã có rất nhiều trường hợp khi các doanh nghiệp mới sử dụng địa chỉ email cá nhân để liên lạc với đối tác khách hàng và bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp hoặc bị nhầm là thư rác và bị bỏ qua. Do đó bạn sẽ tạo được được niềm tin ấn tượng ban đầu tốt hơn rất nhiều nếu sử dụng email doanh nghiệp với tên miền giống với tên công ty.
• Dễ nhớ hơn: Không giống như email cá nhân, email theo tên miền được liên kết trực tiếp với doanh nghiệp và tên miền riêng của công ty, qua đó giúp bạn dễ nhớ, dễ truy cập hơn.
• Tăng khả năng kiểm soát: Khác với email cá nhân được tạo từ một người dùng cụ thể và luôn đi theo cá nhân trong trường hợp họ nghỉ việc, với email theo tên miền, bạn có thể thiết lập quản trị viên và quản lý tất cả tài khoản email trong cùng hệ thống tên miền. Ví dụ: bạn có thể thiết lập tài khoản nhân viên mới, cũng như xóa tài khoản cũ và thiết lập chuyển tiếp email dữ liệu của nhân viên cũ cho nhân viên mới qua đó giúp việc bàn giao công việc dễ dàng thuận tiện hơn.
• Bảo mật nâng cao: Các nhà cung cấp dịch vụ email theo tên miền doanh nghiệp  sẽ cung cấp hàng loạt các tính năng bảo mật nâng cao để giúp bạn bảo vệ tài khoản tốt hơn. Chẳng hạn như dịch vụ email doanh nghiệp Google Workspace, các dữ liệu email, tài liệu công ty có thể được lưu trữ bảo mật trên Drive Cloud nhờ đó không chỉ dễ dàng truy cập từ bất kỳ nơi nào còn đảm bảo các vấn đề bảo mật tránh thất thoát dữ liệu. 

Hướng dẫn cách tạo email theo tên miền riêng

Hiện có một số cách khác nhau để tạo email theo tên miền từ việc sử dụng dịch vụ của một số hãng công nghệ lớn như Google Workspace hoặc Microsoft 365 đến các dịch vụ email hosting. Vì Google Workspace là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến nhất nhất trên thế giới và việc thiết lập tài khoản rất dễ dàng, nhiều tính năng và mức giá cạnh tranh nên trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn việc đăng ký email doanh nghiệp với Google Workspace.

Nếu bạn đã sử dụng từng sử dụng Gmail cá nhân thì khi chuyển sang gmail doanh nghiệp cũng rất dễ dàng vì giao diện và một số tính năng hoạt động như nhau. Google cũng cung cấp trải nghiệm miễn phí gói dịch vụ cho tất cả người dùng trong vòng 14 ngày. 

Để đăng ký tài khoản email theo tên miền của Google, bạn có thể tiến hành theo các bước sau đây: 

• Đăng ký tài khoản Google Workspace: Để sở hữu các tài khoản Google Workspace, bạn có thể tự đăng ký trực tiếp trên trang Google, tuy nhiên việc này có nhược điểm là bạn sẽ phải tự thực hiện các bước đăng ký, cấu hình tài khoản và quản trị phân quyền người dùng cũng như công ty sẽ không được cấp hóa đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp không có nhân viên nắm chắc các nghiệp vụ chuyên môn có thể cân nhắc đăng ký qua các reseller uy tín của Google tại Việt Nam để được hỗ trợ các phần kỹ thuật chuyên môn, Gimasys hiện là đối tác cấp cao của Google với kinh nghiệm triển khai Google Workspace cho hàng nghìn doanh nghiệp trong ngoài nước, nếu bạn cần hỗ trợ hãy kết nối với chúng tôi qua (Email: gcp@gimasys.com / Hotline: 0974 417 099 )

Để thực hiện đăng ký tài khoản trực tiếp và thanh toán qua visa, bạn có thể thực hiện như sau:

B1: Đi tới trang đăng ký Google Workspace.

B2: Thêm tên công ty của bạn.

B3: Chọn số lượng nhân viên, bao gồm cả bạn.

B4: Chọn khu vực của bạn và nhấp vào Next.

B5: Thêm thông tin liên lạc của bạn.

B6: Để thiết lập email công ty và tài khoản Google Workspace, bạn cần có sẵn một địa chỉ tên miền, ví dụ: yourcompany.com. Lưu ý tên miền này không nhất thiết gắn liền với một Website. 

• Nếu bạn đã mua miền, hãy nhấp vào Yes, I have one I can use
• Nếu chưa, bạn nhấp vào tùy chọn No, I need one.

• Sau khi đăng ký xong tài khoản Google Workspace, bạn cần phải cài đặt các tài khoản người dùng: trong quá trình cài đặt, bạn sẽ được yêu cầu  xác minh tên miền doanh nghiệp của mình. Bạn có thể tăng tính chuyên nghiệp bằng cách tải thêm logo công ty, hoặc tạo các group email bí doanh như sales@yourcompany hay info@yourcompany.com và cài đặt email cho bất kỳ người dùng nào. 
• Làm việc trên Google Workspace: Một lưu ý dành cho bạn là để email có thể gửi nhận bình thường và không bị vào spam, cần có các bước cấu hình liên quan tới MX. Sau khi hoàn tất các phần cấu hình, bạn có thể bắt đầu khám phá sử dụng tất cả công cụ cơ bản của Google Workspace chẳng hạn như gửi nhận mail, lưu trữ trên Drive, họp trên Google Meet, làm việc công tác trên Docs, Sheets, Slide… cho tới việc khai thác các chức năng cao cấp như tạo vô số ứng dụng tùy chỉnh với Google Appsheet, hay tìm kiếm soạn thảo nội dung với sự trợ giúp của Gemini AI (hoạt động giống như Chat GPT4)

Trên đây là các hướng dẫn cụ thể để đăng ký sử dụng tài khoản email theo tên miền doanh nghiệp, để được hỗ trợ các thông tin chi tiết hoặc dùng thử miễn phí để test các tính năng, bạn có thể liên hệ Gimasys team nhé . 

Một số câu hỏi thường gặp:  

Gmail theo tên miền doanh nghiệp có miễn phí không? 

Gmail có phiên bản cá nhân miễn phí, nhưng nếu bạn muốn sử dụng gmail theo tên miền riêng doanh nghiệp thì cần đăng ký các tài khoản trả phí

Có thể tạo email theo tên miền không cần đăng ký tên miền không?

Email theo tên miền là email có đuôi là tên miền riêng của doanh nghiệp, do đó điều kiện đầu tiên để đăng ký được tài khoản email theo tên miền là bạn phải sở hữu một tên miền. 

Có bắt buộc phải có hosting để đăng ký email không? 

Bạn không bắt buộc phải có hosting thì mới đăng ký được email theo tên miền mà chỉ cần sở hữu một tên miền là đã có thể đăng ký email theo tên miền được. 

Có thể sử dụng email cá nhân cho doanh nghiệp được không? 

Bạn có thể tạo các địa chỉ email cá nhân để sử dụng cho doanh nghiệp, nhưng một số nhược điểm doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải bao gồm: 

• Thiếu chuyên nghiệp khi làm việc đối tác khách hàng. 
• Dễ bị rò rỉ thông tin thất thoát dữ liệu đặc biệt khi nhân viên nghỉ việc
• Độ bảo mật kém
• Tính năng hạn chế: Dung lượng lưu trữ chỉ 15GB, meet giới hạn thời gian…