Quản lý thu chi hiệu quả với phần mềm Appsheet Accounting

Để quản lý thu chi công nợ hiệu quả tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp thường lựa chọn phương án tự xây dựng một phần mềm kế toán hoặc thuê dịch vụ phần mềm của đối tác thứ ba tuy nhiên chi phí khá đắt đỏ. Appsheet là ứng dụng no-code cho phép người dùng có thể tạo vô số ứng dụng phần mềm một cách dễ dàng trong đó phần mềm Accounting.   

Vai trò của quản lý chi tiêu đối với các doanh nghiệp

Quản lý thu chi đóng vai trò vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, một số nguyên do có thể kể đến như sau: 

• Quản lý ổn định ngân sách tài chính doanh nghiệp

Quản lý thu chi là quy trình rất quan trọng để duy trì sự bền vững tài chính và ngân sách doanh nghiệp. Thông qua việc theo dõi và kiểm soát chi phí một cách cẩn thận, các tổ chức có thể đảm bảo rằng doanh thu đem lại phù hợp với mức chi tiêu, qua đó đảm bảo tình hình tài chính cân bằng và bền vững. Điều này giúp doanh nghiệp tránh sự mất cân bằng tài chính và cho phép lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực tốt hơn.

• Tác động tới lợi nhuận và dòng tiền: 

Quản lý thu chi hiệu quả còn tác động trực tiếp đến lợi nhuận và dòng tiền doanh nghiệp. Bằng cách tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu chi phí không cần thiết, các tổ chức có thể cải thiện lợi nhuận bằng cách tối đa hóa việc tạo ra doanh thu và giảm thiểu rò rỉ tài chính. Ngoài ra, quản lý chi tiêu hợp lý đảm bảo dòng tiền lành mạnh bằng cách điều chỉnh chi phí với các nguồn lực sẵn có và duy trì nguồn vốn lưu động tích cực.

• Phân bổ nguồn lực cho tăng trưởng và phát triển:

Bên cạnh đó việc quản lý thu chi hiệu quả cho phép các tổ chức có thể tập trung phân bổ nguồn lực cho sự tăng trưởng và phát triển. Bằng cách ưu tiên chi phí và đầu tư vào các lĩnh vực thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh, chẳng hạn như nghiên cứu và phát triển, tiếp thị và thu hút nhân tài, các tổ chức có thể nâng cao khả năng cạnh tranh và tăng vị thế trên thị trường để đạt được thành công lâu dài. 

Quy trình quản lý thu chi trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý thu chi cho doanh nghiệp sẽ tùy chỉnh theo bộ máy tổ chức, đặc thù doanh nghiệp, quy định riêng trong doanh nghiệp, tuy nhiên một quy trình quản lý thu chi cơ bản có thể kế đến như sau: 

• Kiểm tra thông tin
• Lập phiếu, phê duyệt
• Thực hiện việc thu, chi
• Ghi sổ để theo dõi
• Và xem báo cáo thu chi

Cách quản lý thu chi hiệu quả trong doanh nghiệp với Appsheet Accounting

Giới thiệu phần mềm Appsheet Accounting 

Phần mềm kế toán là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thu thập lưu trữ truy xuất các dữ liệu tài chính một cách tự động, các dữ liệu thô sẽ được phần mềm xử lý và tạo ra các báo cáo tài chính một cách nhanh chóng chính xác. 

Các phân hệ chính trong một phần mềm kế toán có thể kể đến: 

• Quản lý tiền vốn doanh nghiệp
• Quản lý công nợ cần trả
• Quản lý công nợ cần thu
• Quản lý tồn kho

Để sử dụng các phần mềm kế toán, doanh nghiệp có hai lựa chọn một là thuê dịch vụ phần mềm từ đối tác bên ngoài hoặc tiến hành tự xây dựng phần mềm riêng. Hai giải pháp này đều có ưu nhược điểm riêng nếu việc thuê dịch vụ ngoài khá đắt đỏ nhưng doanh nghiệp không phải lo lắng vấn đề lập trình, quản lý hạ tầng, nhân sự quản lý phụ trách thì giải pháp tự xây dựng sẽ có thể tiết kiệm chi phí hơn, doanh nghiệp nắm quyền chủ động hơn trong việc quản lý điều chỉnh ứng dụng nhưng phải đầu tư đội ngũ IT phụ trách, tốn thời gian xây dựng quản lý hạ tầng ứng dụng. Một giải pháp tối ưu để dung hòa được ưu điểm của hai giải pháp trên có thể kể đến là việc tạo ứng dụng phần mềm kế toán với Appsheet. 

Appsheet là nền tảng No-code từ Google cho phép doanh nghiệp có thể xây dựng vô số ứng dụng nhanh chóng dễ dàng dựa trên thư viện ứng dụng mẫu đa dạng. Bạn có thể bắt đầu xây dựng phần mềm quản lý kế toán trên Appsheet với các tài khoản Google miễn phí, tuy nhiên để có thể public chia sẻ sử dụng, bạn cần phải có tài khoản Google trả phí. 

Cách thức xây dựng phần mềm Appsheet Accounting

Quá trình xây dựng phần mềm kế toán nói riêng hay các ứng dụng khác thông qua Appsheet cũng khá tương tự nhau, các bước tiến hành có thể kể đến bao gồm: 

Bước 1: Chuẩn bị cơ sở dữ liệu

Bước đầu tiên trước khi tạo một app Accounting bạn cần tạo cơ sở dữ liệu cho ứng dụng thông qua Google Sheet hoặc Excel, tuy nhiên sử dụng Google sheet sẽ dễ dàng hơn do cùng hệ sinh thái với Google. Bạn có thể tiến hành tạo một file Sheet Dữ liệu doanh thu, sau đó nhập các trường dữ liệu cần thiết cho ứng dụng ví dụ như mã id, ngày, tháng, tổng công nợ thu,…

Bước 2: Kết nối dữ liệu vừa tạo với Appsheet

Sau khi tạo file cơ sở dữ liệu, bạn sẽ tiến hành kết nối dữ liệu với Appsheet. Bạn có thể thực hiện thao tác này trực tiếp trên file Google Sheet hoặc login tài khoản trên Appsheet.vn và chọn kết nối database. 

Bước 3: Khám phá giao diện chỉnh sửa ứng dụng trên Appsheet

Sau khi tạo app và kết nối dữ liệu bạn sẽ tiến hành khám phá giao diện chỉnh sửa ứng dụng trên Appsheet để thực hiện các thao tác cài đặt cần thiết theo nhu cầu 

Bước 4: Thiết lập dữ liệu

Để hoàn thiện việc xây dựng giao diện ứng dụng, bạn cần cài đặt các trường dữ liệu cần thiết trong mục cài đặt Data. Ở bước này bạn có thể tạo thêm các dòng cột dữ liệu mới cũng như chỉnh Type dữ liệu tương ứng. 

Bước 5: Chỉnh sửa giao diện ứng dụng trên Appsheet

Ở bước tiếp theo bạn sẽ tiến hành chỉnh sửa lại giao diện ứng dụng đã xây ở phần UX

Bước 6: Cài đặt Bot để tự động hóa công việc

Một tính năng cực kỳ nổi bật của Appsheet là giúp tự động hóa công việc thông qua việc tạo Bot. Mỗi Bot gồm ba phần: Sự kiện, nhiệm vụ và quy trình, sau khi thiết lập các điều kiện chạy bot sẽ tự động tiến hành các tác vụ giúp tự động hóa các quy trình công việc thủ công

Bước 7: Chia sẻ và publish ứng dụng

Cuối cùng sau khi hoàn tất cài đặt tùy chỉnh, bạn sẽ tiến hành publish và chia sẻ ứng dụng cho người dùng trong doanh nghiệp để sử dụng. 

Trên đây là giới thiệu tổng quan về phần mềm Appsheet Accounting hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt hơn và tự động hóa các quy trình quản lý thu chi công nợ. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa tự tin trong quá trình tự build và xây dựng phần mềm kế toán với Appsheet có thể liên hệ qua Gimasys để được hướng dẫn chi tiết nhé. 

 

Là đối tác cấp cao của Google tại Việt Nam, Gimasys có hơn 10+ năm kinh nghiệm, tư vấn triển khai chuyển đối số cho 2000+ doanh nghiệp tập đoàn trong nước. Một số khách hàng tiêu biểu Jetstar, Điền Quân Media, Heineken, Jollibee, Vietnam Airline, HSC, SSI… Gimasys is currently a strategic partner of many major technology companies in the world such as Salesforce, Oracle Netsuite, Tableau, Mulesoft. Liên hệ Gimasys – Google Cloud Premier Partner để được tư vấn các giải pháp chiến lược phù hợp nhu cầu riêng của doanh nghiệp:    Email: gcp@gimasys.com   Hotline: 0974 417 099