Hướng dẫn cách bảo mật email tốt nhất

Email đã trở thành công cụ giao tiếp không thể thiếu trong cuộc sống và công việc của nhiều người vì sự tiện lợi và nhanh chóng của nó của nó. Tuy nhiên, cùng với sự tiện lợi, email cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật. Việc bảo vệ hộp thư điện tử khỏi các cuộc tấn công như lừa đảo, đánh cắp thông tin cá nhân và thư rác là điều vô cùng quan trọng. Vậy làm thế nào để bảo mật email hiệu quả? Bài viết này sẽ giới thiệu những cách bảo mật email tốt nhất và các giao thức bảo mật phổ biến hiện nay.

Tại sao bảo mật email lại quan trọng?

Như kể trên, email đã trở thành công cụ giao tiếp không thể thiếu trong cuộc sống và công việc. Chúng ta sử dụng email để liên lạc, làm việc, mua sắm và thậm chí là quản lý tài chính. Chính vì vậy, việc bảo mật email trở nên vô cùng quan trọng.

Dưới đây là một số lý do giải thích tại sao bảo mật email lại quan trọng:

• Bảo vệ thông tin cá nhân: Email thường chứa nhiều thông tin cá nhân nhạy cảm như tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng, mật khẩu,… Nếu bị kẻ xấu xâm nhập, thông tin này có thể bị lợi dụng để thực hiện các hoạt động lừa đảo, trộm cắp danh tính.
• Bảo vệ thông tin doanh nghiệp: Các doanh nghiệp thường sử dụng email để trao đổi thông tin kinh doanh quan trọng, thông tin khách hàng, hợp đồng, kế hoạch kinh doanh,… Việc bảo mật email là cần thiết để ngăn chặn rò rỉ thông tin quan trọng, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
• Ngăn chặn thư rác: Thư rác không chỉ làm phiền người dùng mà còn có thể chứa mã độc, link lừa đảo, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và an toàn cho hệ thống máy tính.
• Bảo vệ thương hiệu: Các cuộc tấn công vào email có thể làm ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.

Các mối đe dọa đối với email

Các mối đe dọa đối với email rất đa dạng và ngày càng tinh vi. Dưới đây là một số mối đe dọa phổ biến:

• Thư rác (Spam): Đây là hình thức tấn công phổ biến nhất, nhằm mục đích quảng cáo sản phẩm, dịch vụ hoặc lừa đảo người dùng.
• Phishing: Kẻ tấn công giả mạo các trang web hoặc gửi email giả mạo để lừa người dùng cung cấp thông tin cá nhân hoặc tài khoản ngân hàng.
• Malware: Các phần mềm độc hại được gửi qua email, khi người dùng mở tệp đính kèm hoặc nhấp vào liên kết trong email, malware sẽ xâm nhập vào hệ thống và gây hại.
• Ransomware: Một loại malware mã hóa các tệp tin của người dùng và yêu cầu trả tiền để giải mã.
• Mật khẩu yếu: Việc sử dụng mật khẩu quá đơn giản hoặc dễ đoán là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc tài khoản email bị hack.
• Công cụ hack: Kẻ tấn công có thể sử dụng các công cụ hack để bẻ khóa mật khẩu hoặc khai thác lỗ hổng bảo mật của hệ thống email.

Để bảo vệ email của mình, bạn nên thực hiện các biện pháp bảo mật như: sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố,.. và Gimasys sẽ phổ cập thêm cho bạn ở dưới đây.

Các giao thức bảo mật email phổ biến

Trước tiên, để đảm bảo an toàn cho thông tin trao đổi qua email, các giao thức bảo mật đã được các nhà phát hành Email phát triển. Dưới đây là một số giao thức phổ biến:

• TLS/SSL: Đây là giao thức bảo mật phổ biến nhất, mã hóa dữ liệu khi truyền đi giữa máy chủ và máy khách, ngăn chặn việc nghe lén và đánh cắp thông tin.
• S/MIME: Giao thức này cung cấp chữ ký điện tử và mã hóa nội dung email, giúp xác thực danh tính người gửi và đảm bảo tính bảo mật của nội dung.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Giao thức này sử dụng chữ ký kỹ thuật số để xác thực danh tính của người gửi, giúp ngăn chặn các cuộc tấn công giả mạo.
• SPF (Sender Policy Framework): Giao thức này xác định các máy chủ được phép gửi email thay mặt cho một miền, giúp ngăn chặn việc giả mạo địa chỉ email.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Giao thức này kết hợp SPF và DKIM để xác thực email và cung cấp các báo cáo về việc xác thực.

Cách bảo vệ email của bạn? Phương thức bảo mật email doanh nghiệp?

Tuy nhiên, các giao thức bảo mật đến từ nhà phát hành chỉ là điều kiện cần. Điều kiện đủ là chính người dùng phải tự bảo vệ email của mình để bảo đảm an toàn bảo mật thông tin dữ liệu. Để bảo vệ email của mình, bạn có thể thực hiện các biện pháp sau:

• Sử dụng mật khẩu mạnh: Mật khẩu nên kết hợp chữ cái in hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
• Bật xác thực hai yếu tố: Thêm một lớp bảo mật bằng cách xác thực qua điện thoại, email hoặc ứng dụng xác thực.
• Cẩn trọng với email lạ: Không mở các email từ người gửi không rõ hoặc chứa các tệp đính kèm lạ.
• Không nhấp vào các liên kết lạ: Tránh nhấp vào các liên kết trong email nếu không chắc chắn về nguồn gốc của chúng.
• Cập nhật phần mềm thường xuyên: Đảm bảo hệ điều hành, trình duyệt và các phần mềm khác luôn được cập nhật để vá các lỗ hổng bảo mật.
• Sử dụng phần mềm diệt virus: Cài đặt và cập nhật phần mềm diệt virus để bảo vệ máy tính của bạn khỏi các mối đe dọa.
• Giáo dục về bảo mật: Tìm hiểu về các loại tấn công qua email để có thể nhận biết và tránh chúng.

Phương thức bảo mật email doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, việc bảo mật email còn đòi hỏi các biện pháp chuyên sâu hơn như:

• Triển khai các giao thức bảo mật: Cấu hình TLS/SSL, S/MIME, DKIM, SPF và DMARC cho hệ thống email.
• Giám sát hoạt động email: Theo dõi và phân tích các hoạt động trên hệ thống email để phát hiện các dấu hiệu bất thường.
• Đào tạo nhân viên: Tổ chức các buổi đào tạo về bảo mật email để nâng cao nhận thức cho nhân viên.
• Sử dụng các giải pháp bảo mật email chuyên dụng: Đầu tư vào các giải pháp bảo mật email chuyên dụng như tường lửa ứng dụng web (WAF), hệ thống phòng chống xâm nhập (IPS), và các giải pháp lọc thư rác.
• Data backup: Thực hiện sao lưu dữ liệu email thường xuyên để phục hồi trong trường hợp bị tấn công.

Note: Bảo mật email là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự đầu tư về thời gian, công sức và tài chính. Việc kết hợp nhiều biện pháp bảo mật sẽ giúp tăng cường độ an toàn cho hệ thống email của bạn.

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến bảo mật email không? Ví dụ như cách cấu hình các giao thức bảo mật, các loại tấn công email phổ biến, hoặc các giải pháp bảo mật email dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Bạn có thể liên hệ ngay với Gimasys – Google Cloud’s Premier Partner – để được tư vấn chi tiết thêm nhé

Các công cụ và phần mềm hỗ trợ bảo mật email

Phía trên là những cách mà người dùng và nhà phát hành Email nghiên cứu để bảo vệ bảo mật cho Email. Tuy nhiên, để bảo vệ hộp thư điện tử khỏi các mối đe dọa ngày càng tinh vi, nhiều công cụ và phần mềm bảo mật đã được phát triển. Dưới đây là một số loại công cụ và phần mềm phổ biến:

Phần mềm diệt virus:

• Chức năng: Phát hiện và loại bỏ virus, malware, ransomware có thể lây nhiễm qua email.
• Eg: Bitdefender, Kaspersky, Norton, AVG.

Phần mềm lọc thư rác:

• Chức năng: Nhận diện và chặn các email rác, spam, phishing.
• Eg: SpamAssassin, Barracuda Spam Firewall.

Tường lửa:

• Chức năng: Tạo một lớp bảo vệ giữa mạng nội bộ và internet, ngăn chặn các cuộc tấn công từ bên ngoài.
• Eg: Windows Firewall, Cisco Firewall.

Hệ thống phát hiện xâm nhập (IPS):

• Chức năng: Phát hiện và ngăn chặn các cuộc tấn công vào hệ thống mạng, bao gồm cả các cuộc tấn công nhắm vào email.
• Eg: Snort, Suricata.

Giải pháp bảo mật email chuyên dụng:

• Chức năng: Cung cấp các tính năng bảo mật toàn diện cho email, bao gồm lọc thư rác, mã hóa, xác thực, và bảo vệ chống lại các mối đe dọa khác.
• Eg: Proofpoint, Mimecast, McAfee Email Gateway.

Công cụ quản lý mật khẩu:

• Chức năng: Giúp người dùng tạo và quản lý mật khẩu mạnh, duy nhất cho từng tài khoản, giảm thiểu rủi ro bị tấn công.
• Eg: 1Password, LastPass, KeePass.

VPN (Mạng riêng ảo):

• Chức năng: Mã hóa kết nối internet, bảo vệ thông tin khi sử dụng mạng công cộng.
• Eg: NordVPN, ExpressVPN, Surfshark.

Dịch vụ email bảo mật:

• Chức năng: Cung cấp các dịch vụ bảo mật email chuyên nghiệp, bao gồm lọc thư rác, mã hóa, xác thực, và các tính năng khác.
• Eg: Google Workspace, Microsoft 365.

Các tính năng quan trọng của một giải pháp bảo mật email:

Để lựa chọn giữa nhiều phần mềm, phương thức bảo mật email, người dùng nên cân nhắc 1 số tiêu chí như sau:

• Lọc thư rác hiệu quả: Nhận diện và chặn các email rác với độ chính xác cao.
• Encode: Bảo vệ nội dung email bằng các giao thức mã hóa như TLS/SSL, S/MIME.
• Accuracy: Xác minh danh tính người gửi và người nhận thông qua các giao thức như DKIM, SPF, DMARC.
• Phát hiện và ngăn chặn phần mềm độc hại: Phát hiện và loại bỏ các tệp đính kèm độc hại.
• Bảo vệ chống lại phishing: Nhận diện và chặn các email lừa đảo.
• Quản lý sự cố: Theo dõi và báo cáo các sự cố bảo mật.
• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ dàng quản lý và cấu hình.

Ngoài ra, bạn cũng cần cân nhắc các yếu tố nội tại như:

• Quy mô doanh nghiệp: Số lượng người dùng, lượng email.
• Budget: Chi phí đầu tư và vận hành.
• Các tính năng cần thiết: Lọc thư rác, mã hóa, xác thực, bảo vệ chống lại phần mềm độc hại.
• Độ phức tạp của hệ thống: Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có.
• Nhà cung cấp: Uy tín của nhà cung cấp, chất lượng dịch vụ hỗ trợ.

Conclusion

In short, bảo mật email là vấn đề cấp bách trong thời đại số. Việc sử dụng các giao thức bảo mật như TLS/SSL, S/MIME, DKIM, SPF và DMARC cùng với các giải pháp bảo mật chuyên dụng là điều cần thiết để bảo vệ thông tin cá nhân và doanh nghiệp. Bên cạnh đó, mỗi người cần nâng cao ý thức về bảo mật, cẩn trọng với các email lạ và thực hiện các biện pháp phòng ngừa như sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố. Chỉ bằng cách kết hợp các biện pháp này, chúng ta mới có thể xây dựng một môi trường email an toàn và đáng tin cậy. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về cách thức bảo mật Email, vui lòng liên hệ để nhận tư vấn chi tiết chuyên sâu nhất từ Gimasys