What to do when the email sent by the business falls into spam?

Đối với mỗi doanh nghiệp,email theo tên miền riêng (hoten@tencongty.com) không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là một công cụ thực sự hiệu quả để giúp doanh nghiệp trao đổi thông tin, thực hiện các giao dịch quan trọng. Mặc dù công nghệ đang phát triển với nhiều giải pháp khác nhau trên thị trường, nhiều doanh nghiệp vẫn không hài lòng với chất lượng của các dịch vụ email này. Đặc biệt khi email gửi đi thường xuyên bị rơi vào spam, hay… “đi lạc”, không đến được với hòm thư của người nhận. Vậy nguyên nhân và cách khắc phục của vấn đề này là gì?

Email marketing

Nguyên nhân: Trước hết phải khẳng định rằng việc gửi email marketing không “xấu” hay không được phép làm. Vì đối với mỗi doanh nghiệp, quảng cáo bán hàng và đưa thông tin đến với các khách hàng tiềm năng là điều cần thiết. Và dù thế nào thì email marketing cũng vẫn là một công cụ hiệu quả và không thể thiếu trong chiến lược marketing chung. Tuy nhiên, nếu gửi email không đúng cách sẽ dẫn đến nhiều hậu quả khôn lường, bạn cần chú ý tới những điểm sau:

• Nội dung email: Nội dung email là yếu tố cần lưu ý hàng đầu khi gửi email marketing bởi: cách email của bạn được code, từ ngữ mà bạn sử dụng hay phần hình thức của chúng đều sẽ ảnh hưởng tới khả năng gửi thư đi – tức là khả năng chúng vào Inbox hay Spam. Ví dụ, nếu có quá nhiều hay có sự mất cân bằng giữa hình ảnh, hyperlink và phần chữ thì email sẽ dễ bị đánh dấu spam hơn. Hoặc, nếu nội dung email sử dụng những từ khóa mà những email spam khác hay dùng (spam triggered Word), ví dụ như: “Gấp đôi doanh thu ngay hôm nay!” hay “Bạn là người thắng cuộc!” thì email của bạn chắc chắn sẽ nhận được sự “soi mói” từ hệ thống lọc spam.
• Tốc độ và mức độ thường xuyên của việc gửi email: Nếu bạn gửi quá nhiều email trong một ngày, một tuần hay một tháng, chúng đều ảnh hưởng tới chính bạn. Nói một cách dễ hiểu, hệ thống email của bạn cũng có “tên tuổi” hay “danh tiếng” của riêng mình. Việc bạn gửi email quá nhiều sẽ khiến “tên tuổi” của bạn bị ảnh hưởng và sẽ bị các hệ thống lọc spam đưa vào danh sách cần thận trọng.
• Danh sách các địa chỉ email: Nội dung email là một phần cực kỳ quan trọng, nhưng nó sẽ chẳng mang lại ý nghĩa gì (hoặc mang lại cho bạn một đống rắc rối) nếu gửi nhầm người, hoặc gửi mà không có sự đồng ý của người nhận. Điều này thường xảy ra khi team marketing đi mua lại danh sách địa chỉ email từ các bên thứ ba, dùng chung danh sách email với một bên khác thay vì tự xây dựng database của riêng mình. Có những bộ phận marketing sử dụng robot thu thập email tự động (hay còn gọi là email harvesting) thì nếu email bị đưa thẳng vào mục spam cũng không có gì đáng ngạc nhiên.

Cách khắc phục: Nếu đã biết nguyên nhân, việc khắc phục cũng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Hãy lưu ý với team marketing về nội dung của các chiến dịch email, cũng như cần có một lịch gửi email cụ thể, không nên tham lam gửi quá nhiều trong một lần và nhiều lần trong một khoảng thời gian ngắn. Quan trọng nhất, hãy tự xây dựng danh sách email của mình. Việc người nhận thường xuyên nhận được những email ngoài ý muốn sẽ khiến họ báo cáo email của bạn là spam. Hãy thử tưởng tượng rất nhiều người khác cũng đồng loạt report bạn?

Địa chỉ IP bị rơi vào blacklist hay thường bị dùng cho spam

Nguyên nhân: IP (Internet Protocol) là một phương thức mà nhờ đó dữ liệu được chuyển từ một máy tính này sang một máy tính khác trên Internet (hay còn gọi là để các thiết bị giao tiếp với nhau). Hiểu một cách đơn giản, địa chỉ IP giống như địa chỉ của mỗi ngôi nhà, mỗi văn phòng mà người khác có thể nhận biết được. Tương tự như vậy, ở trên mạng Internet thì mỗi thiết bị được phân biệt thông qua địa chỉ IP.

Vấn đề phát sinh tại đây: Dù cho bạn chưa bao giờ gửi thư spam, thì email của bạn vẫn có thể bị đánh dấu spam, nếu địa chỉ IP bị người khác sử dụng để spam.

Ví dụ: Nếu bạn thực hiện các chiến dịch marketing thông qua một dịch vụ email marketing, hay chỉ đơn giản là bạn đang sử dụng dịch vụ email mua từ một nhà cung cấp nào đó, thì email của bạn sẽ di chuyển qua các máy chủ của họ. Mỗi nhà cung cấp dịch vụ email thường có rất nhiều khách hàng, và nếu một (hoặc nhiều) khách hàng nào đó thường xuyên gửi email spam, bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Cách khắc phục:  Vì bạn không thể kiểm soát được việc các địa chỉ IP có bị dùng để gửi spam hay không khi phải sử dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp khác, vậy giải pháp duy nhất là chọn đúng nhà cung cấp ngay từ đầu. Bạn cần tìm hiểu kỹ về dịch vụ cũng như chất lượng của các đơn vị cung cấp dịch vụ email với ba tiêu chí: sự ổn định – độ bảo mật – dịch vụ kèm theo. Các nhà cung cấp uy tín nhất hiện nay chỉ có thể kể đến Google hay Microsoft bởi chất lượng của mỗi bên đều đã được hàng triệu doanh nghiệp trên toàn cầu kiểm chứng. Bên cạnh đó, dịch vụ email doanh nghiệp của Google hay MS đều có chứng nhận và kiểm duyệt theo các tiêu chuẩn quốc tế từ các bên thứ ba – đây là một điểm khác biệt mà khó có dịch vụ email nào trong nước có thể đạt được.

Cài đặt các bản ghi và xác thực email (Email authentication)

Nguyên nhân: Tính năng xác thực email được phát triển giúp các đơn vị cung cấp dịch vụ email kiểm tra, xác thực được các email một cách chính xác hơn, tránh tình trạng các email nguy hại hay không đủ an toàn tiếp cận đến hòm thư của người nhận. Nói một cách dễ hiểu, xác thực email sẽ giúp bạn khẳng định được sự uy tín, rằng những email mang tên của bạn được gửi đi từ chính hòm thư của bạn (chứ không phải là ai khác giả danh). Những đơn vị như Google, Microsoft,…sẽ tin tưởng những email đã được xác thực hơn và như vậy, email của bạn sẽ tăng khả năng đến được với hòm thư của người nhận hơn.

Cách khắc phục: Cài đặt các bản ghi dưới đây sẽ góp phần xác thực email của bạn và chứng minh với các đơn vị cung cấp dịch vụ email rằng: các tin nhắn bạn gửi đi đáng tin cậy và không phải là email spam.

• Sender Policy Framework (SPF): Giúp đảm bảo các email gửi đi dưới danh nghĩa của bạn thực sự là của bạn, bằng cách so sánh địa chỉ IP của người gửi (có trong bản ghi DNS của tên miền) với một danh sách các địa chỉ IP đã được ủy quyền để gửi đi từ tên miền đó.
• Domain Keys Identified Mail (DKIM): Đáp ứng được tiêu chuẩn này sẽ đảm bảo rằng email sẽ không bị một bên nào “can thiệp” vào trong quá trình di chuyển.
• Domain-Based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC):  Tận dụng sức mạnh của cả SPF và DKIM, DMARC yêu cầu phải có cả hai yếu tố này để  gửi và nhận email. DMARC được sử dụng để thiết lập chính sách về cách mà nhà cung cấp dịch vụ mail sẽ giải quyết những email spam có vẻ như được gửi từ doanh nghiệp của bạn.

Trách nhiệm của người gửi, hay ở đây là chính doanh nghiệp, phải đảm bảo được hệ thống của mình có đủ những tiêu chuẩn này. Hiện tại có thể thấy dịch vụ của Google, hay chính xác hơn là dịch vụ G Suite (GG Workspace) có thể đáp ứng được cả ba tiêu chí trên. Người dùng sẽ được hỗ trợ cài đặt các bản ghi bảo mật này khi đăng ký sử dụng dịch vụ Business Gmail by Google.

Các nguyên nhân và cách khắc phục khác

Nếu đã kiểm tra và đảm bảo được cả ba yếu tố trên thì việc gửi thư vào spam là gần như không thể. Tuy nhiên vẫn sẽ có một vài trường hợp ngoại lệ mà bạn không biết được nguyên nhân chính xác tại sao. Lý do cho việc này có thể được giải thích bởi cơ chế lọc spam khác nhau. Vì người nhận thư – khách hàng, đối tác – của bạn không cùng sử dụng một hệ thống. Thay vào đó, mỗi bên sẽ có lựa chọn nhà cung cấp của riêng mình và cơ chế đánh giá spam vì thế cũng không giống nhau.

Có nhiều cách lọc thư spam, nhưng về cơ bản một hệ thống thường sẽ làm ba nhiệm vụ:

• Scan header của email để xem có yếu tố bất thường
• Kiểm tra tên người gửi trong danh sách blacklist
• Lọc nội dung của tin nhắn được gửi đi – Đây thường là yếu tố giúp bạn đánh giá được một hệ thống lọc spam có “xịn” hay không, và cũng là yếu tố vô tình đẩy email của bạn vào spam. Các đơn vị cung cấp email có thể tự xây dựng hệ thống lọc thư rác của riêng mình, hoặc dựa trên công nghệ của các bên thứ ba, hoặc kết hợp cả hai.

Trong trường hợp này, cách tốt nhất bạn có thể làm là yêu cầu người nhận kiểm tra mục thư rác, kéo chúng về inbox, và loại bỏ tag spam của email. Với những bên có ứng dụng trí tuệ nhân tạo và Machine Learning như Gmail, hệ thống sẽ học được cách đánh giá các email tương tự trong tương lai.

Conclude

Trên đây là những yếu tố mà bạn có thể tham khảo và khắc phục nếuemail doanh nghiệp gửi đi thường xuyên rơi vào spam. Hãy xem và đánh giá lại chất lượng đơn vị cung cấp gmail doanh nghiệp của mình bởi việc này không chỉ ảnh hưởng tới phương thức liên hệ làm việc hàng ngày, mà còn có thể ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp. Lựa chọn những đơn vị uy tín và đã được kiểm chứng như Google hay Microsoft sẽ tốt hơn rất nhiều cho doanh nghiệp về lâu về dài.

Gimasys