Automate Business Processes with AppSheet

07/07/2023

Theo báo cáo của Google, 70% lưu lượng truy cập đến từ mobile app và 80% người dùng smartphone có khả năng mua hàng cao từ các công ty có ứng dụng dành cho mobile. Vì thế, sự bùng nổ trong việc tạo các ứng dụng là điều tất yếu. Tuy nhiên, việc tạo app đòi hỏi các doanh nghiệp cần có chuyên gia trong lĩnh vực này để phát triển việc automation cho doanh nghiệp nhiều hơn. Vậy tự động hoá quy trình cùng AppSheet cần quan tâm đến các khía cạnh nào cho doanh nghiệp ở những bước đầu?

Google AppSheet là giải pháp nhanh nhất giúp doanh nghiệp tự xây dựng ứng dụng công việc mà không cần biết quá nhiều về code. Với giải pháp này, doanh nghiệp có thể tự đơn giản hóa công việc, thúc đẩy hiệu suất và tối ưu doanh thu.

Table of contents

Tự động hóa quy trình được thể hiện như thế nào trong Google AppSheet?

Các nhân tố chính trong việc Tự động hóa với AppSheet

Tự động hóa Quy Trình Doanh Nghiệp cùng AppSheet 1

Để cô đọng nhất thì Google AppSheet sẽ bao gồm các nhân tố chính này kèm theo các chức năng, công cụ của nó:

Các nhân tố chính	Mô tả
Bot	Con Bot sẽ xác định quy trình tự động hóa mà người dùng muốn AppSheet thực hiện.
Event	Xác định sự thay đổi trong dữ liệu để kích hoạt Bot hoặc kích hoạt theo lịch trình đặt sẵn.
Process	Các bước sẽ được thực thi khi Bot được kích hoạt. Process là tổng hợp các Step 1 Step có thể bao gồm việc thực thi 1 Task hoặc 1 Action theo điều kiện; hoặc đợi đủ điều kiện hoặc đủ thời gian.
Task	Xác định “task” cần thực thi , ví dụ như gửi đi 1 email.
Action	Xác định “action”cần thực thi , ví dụ như mở quyền share vào bảng biểu.
Document processing	Cho phép bạn tự động trích xuất các dữ liệu có ích được lưu trữ dưới dạng PDF, GIF, PNG, JPEG, TIFF,…

Tái sử dụng các nhân tố trong việc Tự động hóa với AppSheet

AppSheet Automation khuyến khích bạn tái sử dụng, cho phép bạn xây dựng và setup các nhân tố và sử dụng lại chúng trong các quá trình tự động hóa khác nhau để tiết kiệm thời gian và tăng tốc phát triển. Bạn có thể tạo các Event, Process, Task,.. có thể tái sử dụng trong các quy trình khác. Ví dụ: bạn có thể sử dụng lại các Action và Task vụ trong các Process mới, sử dụng lại các Process và Event trong các Bot mới, v.v. Để biết thêm thông tin, hãy xem Sử dụng lại các Nhân tố trong tự động hóa.

Làm Việc Dễ Dàng Hơn Với AppSheet

Xây dựng ứng dụng

AppSheet cho phép doanh nghiệp tự xây dựng ứng dụng mạnh mẽ dành cho mobile và pc, và doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh tùy theo mục đích kinh doanh.

Thu thập tối đa dữ liệu thông qua form, mã vạch, vị trí, hình ảnh, etc.
Tùy chỉnh các tính năng UI/UX, bảo mật cho thương hiệu.
Quản lý người dùng bằng hệ thống xác thực, bảo mật và báo cáo lịch sử sử dụng.

Workflow automation

Tạo các bot để có thể tự động hoá các tác vụ thủ công, để nhân viên và doanh nghiệp có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn, nâng cao hiệu suất của công ty.

Tự động hoá gửi Email, SMS và push notification.
Xây dựng quy trình làm việc logic với các triggers, điều kiện và branches.
Kết hợp các mô hình machine learningmachine learning như tự động xử lý tài liệu và nhận dạng các ký tự.

Tích hợp công nghệ

Kết nối dữ liệu và phần mềm vào một nền tảng duy nhất được tích hợp với Google Workspace:

Tích hợp với các ứng dụng Workspace Google như Gmail, Google Sheet, Space, etc.
Kết nối với các ứng dụng của bên thứ ba như Office 365, Dropbox và Salesforce.com
Tích hợp với cơ sở dữ liệu SQL, Apigee, API REST và OData

Ví dụ về quy trình Tự động hóa với AppSheet

VD: Bạn tạo File Google Sheets bao gồm Data về nhân viên mới của công ty. Mỗi khi có dữ liệu về nhân viên mới được tạo, quy trình Tự động hóa AppSheet sẽ được thực hiện để giới thiệu nhân viên mới tới toàn bộ Công ty và thực hiện quá trình Training đào tạo nhân viên mới . Trong đó:

Con Bot Giới thiệu Nhân viên mới được định cấu hình để kích hoạt Process
Event ở đây được xác định khi có sự thay đổi dữ liệu. Ví dụ: Khi file Google Sheet thêm 1 dòng, khi đó sẽ kích hoạt con Bot là có 1 nhân viên mới và thực hiện Process đã cấu hình sẵn dựa trên dữ liệu thay đổi trên dòng đó
Process ở đây bao gồm các các Task và Action.
- Task: Gửi Email bao gồm thông tin nhân viên đến toàn bộ công ty để chào mừng nhân viên mới, gửi Email thông báo đến các bộ phận liên quan có trách nhiệm training.
- Action: Mở quyền Share bảng biểu cho mail của nhân viên mới. Book phòng họp training cho nhân viên mới,..

*Ví dụ về tự động hóa trên nền tảng AppSheet*

Bot tiếp tục theo dõi các Event khi tạo thông tin về nhân viên mới và kích hoạt Process liên quan khi Sự kiện xảy ra cho đến khi nó bị vô hiệu hóa.

Conclusion

Việc xây dựng Automate Business Processes with AppSheet sẽ giúp tối ưu hóa năng suất công việc, loại bỏ những thủ tục thưa và giải phóng nhân sự khỏi những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại. AppSheet cùng với các công nghệ tự động hoá khác có thể hỗ trợ tự động hoá các quy trình doanh nghiệp, đem lại lợi ích về tốc độ, độ chính xác và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa quen thuộc với nền tảng “no-code” này thì có thể kết nối với Gimasys – đối tác cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam để được tư vấn giải pháp xây dựng ứng dụng theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Thông tin liên hệ tại:

Gimasys – Google Cloud Premier Partner
Hotline: Hanoi: 0987 682 505 – Ho Chi Minh: 0974 417 099
Email: gcp@gimasys.com