Video Conference – What is video conferencing?

Video conference hay hội nghị truyền hình là giải pháp họp trực tuyến giữa những người dùng ở các địa điểm cách xa nhau chẳng hạn giữa các chi nhánh công ty trên cùng một quốc gia, hoặc giữa các quốc gia khác nhau. Với hội nghị truyền hình những người ở cách xa nhau vẫn có thể trao đổi thông tin với âm thanh hình ảnh rõ ràng thông qua kết nối thiết bị và đường truyền mạng như đang cùng ngồi chung một phòng họp. Số lượng người tham dự trong mỗi cuộc họp trực tuyến như vậy có thể từ 5 – 10 người hoặc lên tới 50 người/phòng.

Một hệ thống Video Conference thường bao gồm các thiết bị như:

• Thiết bị điều khiển hay bộ chuyển đổi tín hiệu (Codec)
• Thiết bị ghi hình (Camera)
• Thiết bị âm thanh thu và phát (Micro, loa).
• Thiết bị hiển thị (Tivi, máy chiếu & màn chiếu…).
• Thiết bị kết nối mạng và đường truyền mạng.
• Các thiết bị phụ trợ khác (Nếu cần: whiteboard, máy chiếu vật thể…)

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp Video Conference (hội nghị truyền hình)?

1.Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Trước đây, để có thể trao đổi và làm việc với những đối tác, khách hàng hay những đồng nghiệp thuộc các chi nhánh khác nhau của cùng một công ty thì những chuyến công tác ngắn hạn hoặc dài hạn thường là phương án được ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên giờ đây, với giải pháp Video conference hay hội nghị truyền hình, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một lượng lớn thời gian và tiền bạc cho những chuyến công tác như vậy. Việc trao đổi thông tin trực tiếp qua các cuộc họp trực tuyến giúp giảm thiểu chi phí như: phí di chuyển, máy bay, ăn uống, phòng khách sạn…

Hiện nay với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, doanh nghiệp sẽ có khá nhiều lựa chọn lý tưởng, có thể kể tới Chromebox for Meetings của Google, Cisco,… Các nền tảng này thường được thiết kế đơn giản và chỉ đường truyền kết nối mạng ổn định, bạn sẽ dễ dàng đặt và tham gia các cuộc họp trực tuyến với đối tác từ xa mà vẫn đảm bảo được lượng thông tin truyền tải cũng như mức độ chuyên nghiệp cần có.

2. Tăng năng suất và hiệu quả công việc

Giải pháp video conference – hội nghị truyền hình sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc của doanh nghiệp đối với khách hàng, đối tác hay nội bộ doanh nghiệp một cách đáng kể khi mà các vấn đề đưa ra được truyền đạt trực tiếp và khắc phục trong thời gian ngắn nhất. Loại bỏ các rào cản thời gian và không gian, hội nghị truyền hình hỗ trợ bạn tương tác trực tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác mọi lúc mọi nơi. Bằng cách này, cuộc họp có thể trở nên  ngắn và hiệu quả hơn nhiều.

Tham khảo: 6 lợi ích khi sử dụng Chromebox for Meetings của Google

3. Linh hoạt hơn

Một trong những lợi thế của cuộc gọi video là nó mang lại cho bạn sự linh hoạt hơn. Việc tổ chức cuộc họp đơn sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng. Ngay cả khi bạn không có mặt tại văn phòng làm việc vì lý do nào đó, bạn vẫn có thể dễ dàng bắt đầu hoặc tham gia một cuộc hội nghị video trên laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, qua đó tăng mức độ cộng tác giữa đồng nghiệp, khách hàng và đối tác..

4. Lựa chọn tốt cho việc làm từ xa, phỏng vấn trực tuyến

Bên cạnh cuộc họp kinh doanh và đào tạo nhân viên, hội nghị truyền hình cũng có thể ứng dụng như telecommuting (làm việc từ xa, làm việc tại nhà), phỏng vấn trực tuyến. Bạn có thể ghi lại các cuộc phỏng vấn và chia sẻ phỏng vấn với những người khác tham gia vào quá trình tuyển dụng. Ngoài ra, nếu bạn muốn lưu trữ một cuộc họp kinh doanh, thảo luận của công ty hoặc một buổi hội thảo với thông tin phản hồi trực tiếp từ tất cả các nhân viên công ty, hội nghị truyền hình là một công cụ tuyệt vời.

5. Thúc đẩy văn hóa cộng tác và tinh thần đồng đội trong doanh nghiệp

Video conference – Hội nghị truyền hình có thể giúp nhân viên của bạn cộng tác tốt hơn thông qua việc trao đổi chia sẻ thông tin trực tiếp dễ dàng, từ đó có thể đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn và sáng suốt hơn, cũng như nâng cao tinh thần đồng đội trong nội bộ doanh nghiệp. Đã có nhiều nghiên cứu khoa học chỉ ra rằng: các cuộc họp “face-to-face” (khi những người tham gia có thể nhìn thấy nhau” sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Đơn giản bởi vì hầu hết các cuộc hội thoại, trao đổi thông tin không chỉ được truyển tải qua ngôn ngữ, mà còn thông qua ngôn ngữ cơ thể, hành vi của tay, biểu cảm trên gương mặt,… Và các cuộc họp trực tuyến mang lại cơ hội để người dùng có thể “đọc” hành vi của những người tham gia dễ dàng hơn, tăng mức độ tin tưởng trong một mối quan hệ và khai thác được nhiều thông tin hơn.

Video Conference ngày càng trở nên quan trọng và có nhiều lợi ích thiết thực đối với các doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, tăng khả năng cạnh tranh… là một trong những điều hội nghị truyền hình mang đến cho doanh nghiệp của bạn. Với sự phát triển của công nghệ hội nghị truyền hình và sự gia tăng nhu cầu thị trường bạn chỉ cần tìm cho mình một bộ giải pháp hội nghị truyền hình chất lượng cùng kết nối đường truyền mạng để xóa bỏ khoảng cách giao tiếp của con người.

Tham khảo: Cách tổ chức cuộc họp trực tuyến hiệu quả trên Google Calendar và Hangouts Meet

Bộ giải pháp Chromebox for Meetings của Google hiện được nhiều khách hàng tin dùng và lựa chọn trong suốt thời gian qua bởi chất lượng vượt trội và uy tín của nhà cung cấp. Liên hệ Gimasys để được tư vấn thêm thông tin cũng như Free Trial bộ thiết bị tuyệt vời này.

Update: Gimasys